Der Unternehmenserfolg steht und fällt mit den Mitarbeitern – das ändert sich auch in digitalen Zeiten nicht. Doch es kommt mehr und mehr auf die Verbindung zwischen Mensch und Technologie, wie beispielsweise KI-Anwendungen, an.

Eine Einführung künstlicher Intelligenz ohne durchdachtes Change-Management ist häufig zum Scheitern verurteilt. Stattdessen braucht es eine Strategie, die beide Seiten ausreichend berücksichtigt.

Modernes Arbeiten – heutiger Standard. Unsere Arbeitsweise hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro – der flexible Zugriff auf die Arbeitsumgebung mit verschiedenen Endgeräten gehört inzwischen für viele Beschäftigte zum Alltag. Dabei steht auf der einen Seite die Anpassung der Arbeit an individuelle Bedürfnisse (Work-Life-Balance). Auf der anderen Seite glänzen Technologien, ohne die ein Modern Workplace erst gar nicht möglich wäre – neuerdings auch KI. 

Dennoch stehen zahlreiche Unternehmen weiterhin vor der Herausforderung, diesen Wandel effizient umzusetzen – sei es durch optimierte Prozesse, maßgeschneiderte Lösungen oder passgenaue Technologien. Hochgelobt sind dabei die KI-basierten Tools, die versprechen, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten schneller auszuwerten und Kommunikation effizienter zu gestalten. Doch viele Organisationen stehen auch noch vor einer weiteren Hürde: die Akzeptanz der Technologie durch die Mitarbeitenden.

Mensch und Maschine: Einklang erforderlich! Der Einführung moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) wird eine große Wirkung zugesprochen. Wunder kann sie allein jedoch nicht vollbringen. Der Erfolg einer jeden Transformation hängt nicht allein von den Tools ab – die Mitarbeitenden spielen eine zentrale Rolle. Werden sie bei der Implementierung und im Umgang mit neuen Technologien nicht ausreichend eingebunden, entstehen erhebliche Risiken.

Eines der häufigsten Probleme ist die mangelnde Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende den Mehrwert der neuen Lösungen nicht auf Anhieb verstehen oder nicht ausreichend geschult werden, nutzen sie die bereitgestellte Technologie schlichtweg nicht. Stattdessen greifen sie oft auf Werkzeuge zurück, die ihnen bereits vertraut sind – selbst, wenn diese außerhalb der unternehmenseigenen IT-Kontrolle liegen. Dies führt nicht nur zu Sicherheitsrisiken und Dateninkonsistenzen, sondern auch zu ineffizienten Prozessen, die den Erfolg der Transformation gefährden können.

Change Management ganzheitlich gedacht. Um Szenarien wie die Ablehnung neuer Technologien oder den Einsatz von Schatten-IT zu vermeiden, sollten Unternehmen bei der Einführung von KI und Modern-Workplace-Lösungen systematisch vorgehen. Adoption und Change Management (ACM) rückt dabei die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt, um Akzeptanz und eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen. Zunächst sollten Unternehmen durch eine Bedarfsanalyse ermitteln, welche Herausforderungen die Mitarbeitenden bei der Verwendung neuer Technologien erwarten. Parallel dazu ist eine klare Kommunikation über Ziele und Nutzen essenziell, um die Akzeptanz zu fördern.

Im nächsten Schritt gilt es, die Mitarbeitenden aktiv einzubinden: Workshops oder Umfragen ermöglichen es, Feedback zu sammeln und Partizipation zu stärken. Zielgerichtete Schulungen, abgestimmt auf die jeweiligen Aufgaben und Wissensstände, helfen, Unsicherheiten abzubauen und den Lernprozess zu erleichtern. Auch nach der Einführung sind regelmäßige Feedback-Runden sowie eine iterative Optimierung der Nutzung wichtig, um langfristigen Erfolg sicherzustellen. Eine offene Unternehmenskultur, die Veränderungen begrüßt und Mitarbeitende in den Mittelpunkt stellt, bildet dabei das Fundament des gesamten Prozesses.

Adoption und Change Management – Wandel mit Struktur.Moderne Technologien wie KI verändern Arbeitsweisen grundlegend. Unternehmen müssen eine Kultur fördern, die Offenheit gegenüber Veränderungen lebt. Dazu gehört auch, dass Fehler als Teil des Lernprozesses akzeptiert werden und Mitarbeitende ermutigt werden, neue Technologien auszuprobieren. Erst dann profitieren sie von verschiedenen Vorteilen: 

• Höhere Akzeptanz und Vertrauen: Mitarbeitende, die den Mehrwert von KI verstehen, stehen der Technologie offener gegenüber.
• Effizientere Nutzung: Schulungen und transparente Kommunikation fördern die korrekte Anwendung von KI-Lösungen und steigern die Produktivität.
• Weniger Widerstand: Der Fokus auf Aufklärung und Einbindung minimiert Ängste und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
• Nachhaltige Transformation: Die Veränderungen werden nicht nur kurzfristig implementiert, sondern langfristig in der Unternehmenskultur verankert.

Fazit. Mit einem fundierten Adoption-and-Change-Management-Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass die Einführung moderner Technologien nicht nur erfolgreich verläuft, sondern auch langfristig ihre Wirkung entfaltet. Mitarbeitende werden zum integralen Bestandteil des Wandels, was sowohl die Produktivität als auch die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärkt.

Nidia Eller ist seit 2012 Teil des q.beyond Teams. Heute unterstützt sie als Expertin im Microsoft Fachvertrieb mit Schwerpunkt auf die Beratung der vielfältigen Vorteile von KI und dem Mehrwert von Microsoft 365
im Einsatz.

Sebastian Meiforth trat 2023 als Senior Business Development Manager q.beyond bei. Er bringt umfangreiche Erfahrungen von seiner Zeit bei Microsoft mit und berät Kunden zu Modern Workplace
und Microsoft Copilot.

Simon Taylor ist seit 2023 als Senior Business Development Manager bei q.beyond tätig. Mit über fünfzehn Jahren Erfahrung bei Microsoft hat er in zahlreichen Kundenprojekten sein Fachwissen im Bereich Modern Workplace eingebracht, um strategisch den Reifegrad der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Security zu erhöhen.

www.q.beyond.de

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