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Meetings sind in Zeiten von Remote Work zu einem der wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit geworden. Werden sie nicht bewusst abgehalten, gefährden sie jedoch die Produktivität von Teams.

Egal, ob von Zuhause, im Büro oder im Café nebenan: In Büros weltweit wird tagtäglich in Teams zusammengearbeitet. Elementarer Bestandteil dabei sind Meetings – ob virtuell oder physisch – die oftmals den Kern der Zusammenarbeit darstellen. Atlassians aktuelle globale Studie »Workplace Woes: Meetings Edition« wirft einen genaueren Blick auf diese vorherrschende Meeting-Kultur und zeigt: Meetings sind ein wichtiger Bestandteil für effektive Kommunikation, ihre Umsetzung und Frequenz muss allerdings überdacht werden [1].

Die Mehrheit der Meetings ist ineffektiv und irrelevant

Aus der Studie geht hervor, dass Büroangestellte Meetings für eine Vielzahl von Prozessen nutzen. Sie treffen dort gemeinsam Entscheidungen (50 Prozent), tauschen Informationen und neue Ideen aus (45 Prozent), verschaffen sich Klarheit über Ziele (51 Prozent), unterhalten sich mit Kolleginnen und Kollegen (38 Prozent) und geben Status-Updates weiter (33 Prozent). Allerdings erreichen Teilnehmende die gewünschten Ergebnisse nicht: 80 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass Meetings in der Regel wenig zielführend sind. 45 Prozent bestätigen, dass sie Besprechungen häufig ohne eine klare Vorstellung von den nächsten Schritten oder der konkreten Aufgabenverteilung verlassen. In den meisten Fällen (71 Prozent) enden Meetings sogar mit der Planung weiterer Follow-up-Termine.

Die Kalender deutscher Büroangestellten quellen also über mit zum Teil ergebnislosen Meetings. Gleichzeitig bedeutet das: Ihnen bleibt weniger Zeit für ihre alltäglichen Aufgaben. So geben 78 Prozent der Befragten an, dass sie ihrer eigentlichen Tätigkeit kaum nachkommen können, wenn sie an allen eingetragenen Meetings teilnehmen. Um überhaupt produktiv arbeiten zu können, müssen 43 Prozent ihre Arbeit um ihre Besprechungen herum planen. Das hat kritische Folgen: 44 Prozent der deutschen Befragten machen mehrmals die Woche Überstunden, weil die wachsende Anzahl der Meetings sie von anderen Aufgaben abhält. Am Ende eines besprechungsreichen Tages fühlen sich 70 Prozent komplett ausgelaugt.

Meetings bewusst wahrnehmen

Problematisch ist ein Arbeitsumfeld also dann, wenn Mitarbeitende in zu vielen Meetings festsitzen, weil sie sie als die einzige Lösung für eine effiziente Zusammenarbeit betrachten. Hier stehen vor allem Führungskräfte in der Verantwortung, diese Meeting-Kultur zu hinterfragen und aufzubrechen, damit Teams ihre gesetzten Ziele nicht trotz, sondern mithilfe von Meetings erfüllen können. Dafür ist es nötig, über bestehende Strukturen zu reflektieren: Wann ist ein Meeting notwendig und angemessen und wann ist es sinnvoll, alternative Wege der Zusammenarbeit zu wählen?

Folgende kleine Kalendermanagement- und Meeting-Lifehacks schaffen laut der Studie bereits mehr Raum für die eigene Fokuszeit:

Eine standardmäßig kürzere Meeting-Dauer von 15 statt 30 Minuten.
Das Entfernen irrelevanter Kalendereinträge.
Meetings effizienter vorbereiten und gestalten, indem Aufgaben identifiziert werden, die durch andere Formen der Zusammenarbeit produktiver erledigt werden können.
Orts- und zeitunabhängige Bereitstellung von Informationen, damit sie für alle Teammitglieder jederzeit und von überall verfügbar sind.

Dazu braucht es jedoch die passenden Kollaborations-Tools. So ist eine Lösung, die eine einfache Projektorganisation und -koordination ermöglicht, eine reibungslose interne Kommunikation fördert sowie als zentrale Sammelstelle für alle relevanten Informationen dient, für Remote Work unumgänglich. Für die interne Kommunikation eignet sich zum Beispiel eine Video-Messaging-Plattform mit KI-basierten Transcript-Funktionen. Hierüber können Manager persönliche Infovideos aufnehmen und mit den Kollegen teilen. Die Vorteile: Mitarbeitende können sich die Videonachricht ansehen, wann immer es in ihren Zeitplan passt.

Zwar sind Kollaborations-Tools wichtig, doch sie allein sind auch nicht die Lösung für alles. Molly Sands, Head of the Team Anywhere Lab bei Atlassian, weiß: Unternehmen müssen auch ihre Kultur entsprechend anpassen. »Wenn wir unsere Zeit nicht bewusster planen, verbringen wir die meiste Zeit unseres Arbeitstages in (oft ineffizienten) Meetings. Dies führt dann dazu, dass wir erschöpft und unkonzentriert sind und Projekte mit hoher Priorität nicht schnell genug vorantreiben können«.

[1] An der von Atlassian in Auftrag gegebenen und durch Wakefield durchgeführten Online-Erhebung haben insgesamt 5.000 Büroangestellte aus fünf Ländern teilgenommen (je 1.000 Teilnehmer aus Deutschland, Frankreich, Vereinigte Staaten, Australien, Indien).

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