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Von papierbasierten Abläufen zu revisionssicheren Prozessen. © Freepik, snowing

In stark regulierten Branchen wie der Chemie entscheidet nicht nur die Qualität der Produkte über den Unternehmenserfolg, sondern vor allem die Qualität der Prozesse dahinter. Jede Abweichung, jede Lücke in der Dokumentation kann im Auditfall kritisch werden. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Compliance und Rechtssicherheit. Bei Alzchem war genau das lange eine Herausforderung: Papierbasierte Abläufe, manuelle Prüfungen und eine fragmentierte Dokumentationslandschaft erschwerten den Überblick und banden wertvolle Ressourcen. Ressourcen, die man inzwischen anders nutzt.

Der Anspruch war klar formuliert: Prozesse sollten nicht nur effizienter, sondern vor allem revisionssicher, transparent und dauerhaft belastbar werden. Die Lösung entwickelte sich schrittweise – beginnend mit einem einzelnen Anwendungsfall in der Versanddokumentation.

Von fehleranfällig zu auditfähig

Mit der Einführung digitaler Prozesse wurde bei Alzchem ein zentraler Hebel angesetzt: Die automatisierte, strukturierte Erfassung aller relevanten Prozessdaten. Über smapOne werden heute Metadaten wie Zeitstempel, Nutzerinformationen oder digitale Signaturen automatisch dokumentiert. Ab definierten Prozesspunkten werden Daten unveränderbar gespeichert, sodass Manipulationen ausgeschlossen sind. Ergänzt wird dies durch Pflichtfelder und intelligente Prüfregeln, die Eingabefehler weitgehend verhindern.

Aus einem zuvor teils fehleranfälligen, stark manuellen Ablauf entstand so ein verlässlicher, durchgängig auditfähiger Nachweis. Prüfungen lassen sich heute souverän bestehen, da jeder Prozessschritt lückenlos nachvollziehbar ist – ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand im Nachgang.

Skalierung mit Struktur statt Wildwuchs

Was als überschaubares Pilotprojekt begann, entwickelte sich rasch weiter. Heute sind bei Alzchem 85 sogenannte »smaps« in mehr als 30 Abteilungen im Einsatz. Entwickelt werden sie von 94 geschulten Creatoren, aktuell nutzen rund 600 Mitarbeitende die Anwendungen – mit dem klaren Ziel, perspektivisch etwa 1.000 Nutzer einzubinden.

Diese Entwicklung folgte keinem Zufall. Ein zentraler Erfolgsfaktor war das Zusammenspiel aus Eigeninitiative und klaren Leitplanken. Sven Zuschlag, CEO von smapOne, beschreibt diesen Balanceakt so:

»In erster Linie setzt Bottom-up enorme Energie frei. Wenn Menschen selbst loslegen dürfen, sprudeln Ideen, Dinge bewegen sich und es passiert richtig was. Gleichzeitig gilt aber auch: Ohne Leitplanken wird aus Aufbruch schnell Wildwuchs.«

Sven Zuschlag, CEO von smapOne (c)

Bei Alzchem treiben die Fachbereiche ihre Prozesse somit eigenständig voran. Gleichzeitig behalten IT und ein zentrales Digitalisierungsteam den Überblick, definieren Standards und sorgen für Governance. Zuschlag fasst zusammen:

»Bottom-up funktioniert nur dann, wenn Eigeninitiative auf klare Rollen, Transparenz und gemeinsame Standards trifft. Dann entsteht kein Chaos, sondern echte digitale Schlagkraft aus dem Unternehmen heraus.«

Vertrauen als Schlüssel zur Skalierung

Ob ein No-Code-Ansatz im Unternehmen dauerhaft trägt oder ein isolierter Einzelfall bleibt, entscheidet sich früh. Bei Alzchem wurde der erste Anwendungsfall bewusst einfach gehalten: Überschaubar, schnell umsetzbar und mit direktem Nutzen für die Beteiligten. Diese Entscheidung zahlte sich aus.

»Ob ein Pilot skaliert, entscheidet nicht allein die Technologie, sondern vor allem das Vertrauen der Mitarbeitenden in den neuen Prozess«, erklärt Zuschlag. »Der schnelle, spürbare Mehrwert hat Lust auf mehr gemacht.«

Mit jedem weiteren erfolgreichen Anwendungsfall wuchs das Vertrauen und damit die Bereitschaft, selbst aktiv zu werden. Gleichzeitig wurden Mitarbeitende gezielt befähigt, eigene Lösungen zu entwickeln. Doch Befähigung allein reicht nicht aus:

»Skalierbar wird No Code dann, wenn drei Dinge zusammenspielen: Sichtbare Erfolge, befähigte Mitarbeitende und Strukturen, die das Ganze zusammenhalten: von Governance über Freigaben bis hin zur IT-Integration.«

Messbare Effekte im Alltag

Die Ergebnisse dieser Entwicklung sind klar messbar. Bei 404.318 Prozesswiederholungen konnten insgesamt 8.834 Arbeitsstunden eingespart werden. Rund 110.000 Seiten Papier wurden vermieden. Das monatliche Datenvolumen wächst dynamisch von anfänglich etwa 2.000 auf perspektivisch bis zu 10.000 Datensätze pro Monat.

Doch neben Zahlen zeigt sich der Nutzen vor allem im Arbeitsalltag. Teams werden entlastet, Prozesse sind klar strukturiert und Audits verlieren ihren Ausnahmecharakter. Dokumentation ist kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern integraler Bestandteil des Prozesses.

Nachhaltige Verbesserung statt Einzellösung

Das No-Code-Projekt mit smapOne und Alzchem zeigt, wie aus einer konkreten operativen Herausforderung eine unternehmensweite Lösung entstehen kann – vorausgesetzt, Technologie, Organisation und Kultur greifen ineinander. Rechtssichere Dokumentation und volle Audit-Transparenz sind dabei kein Nebenprodukt, sondern das Ergebnis bewusst gestalteter Prozesse.

Was bleibt, ist ein skalierbares Modell, das Effizienz, Compliance und Eigenverantwortung verbindet und damit eine solide Grundlage für die weitere digitale Entwicklung des Unternehmens schafft.

97 Artikel zu „revisionssichere Prozesse“

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