KVL ist ein technisches Beratungsunternehmen, das Bauprojekte von Anfang bis Ende verwaltet. Um den Projektstatus zu verfolgen, mussten die Mitarbeiter früher zahlreiche Dokumente manuell verarbeiten – eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe.

In Zusammenarbeit mit QualityHosting hat KVL Microsoft 365 Copilot eingeführt und damit das Projektmanagement auf die nächste Stufe gehoben. Die Lösung ist vollständig in die Unternehmensdaten integriert und liefert gezielte Informationen.

Mit Microsoft 365 Copilot können die Mitarbeiter von KVL nun schneller und tiefer in Projekte eintauchen. Übertragungsfehler werden reduziert, die Informationsqualität verbessert sich und die Zusammenarbeit profitiert von größerer Transparenz.

Die Herausforderung: Manuelles Projektmanagement verlangsamt die Projektsteuerung und führt zu Kommunikationsfehlern.

Projekte und Gebäude durchlaufen verschiedene Phasen, an denen unterschiedliche Parteien beteiligt sind – von der Planung und dem Bau bis hin zur Inbetriebnahme und eventuellen Renovierungen während der Nutzungsdauer. Die KVL Gruppe sorgt seit 2003 dafür, dass all diese Phasen reibungslos ablaufen. »Als internationale technische und strategische Immobilienberatung stellen wir sicher, dass Bauprojekte termingerecht, im Budget und in der geforderten Qualität abgeschlossen werden«, sagt Sven Seehawer, geschäftsführender Gesellschafter bei KVL. »Unsere Projektmanager agieren als Piloten in der Projektsteuerung und halten alle Beteiligten kontinuierlich über den aktuellen Stand informiert.« Die Koordination erfolgt per E-Mail oder in Besprechungen, beispielsweise mit Terminen, Fristen und Aufgabenverteilungen, die detailliert dokumentiert werden. Nur so kann der Projektfortschritt überwacht und Entscheidungen mit absoluter Sicherheit getroffen und verstanden werden.

In der Vergangenheit mussten die Projektmanager bei KVL zahlreiche Dokumente jonglieren: Zeitpläne, Kostenübersichten sowie monatliche und vierteljährliche Berichte mussten stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. »Beim manuellen Aktualisieren und Konsolidieren von Informationen können sich immer Fehler einschleichen, was dann zu einer inkonsistenten Datenbasis führt«, sagt Seehawer. »Darüber hinaus nehmen manuelle Zusammenfassungen immer viel Zeit in Anspruch. Wenn wir beispielsweise wissen wollten, wie sich ein Projekt über mehrere Quartale entwickelt hat und welche Herausforderungen es gab, mussten wir die einzelnen Berichte im Detail durchgehen. Das Gleiche galt, wenn es darum ging, zwei vergleichbare Projekte zu bewerten, um Gemeinsamkeiten oder Abweichungen und damit potenzielle Risiken zu identifizieren. Diese handschriftlichen Notizen verwandelten sich häufig in einen neuen Bericht über den eigentlichen Bericht.«

Dies ist auch eine Herausforderung für die Fachexperten bei KVL, die oft erst dann hinzugezogen werden, wenn Bauprojekte einen bestimmten Stand erreicht haben. Innerhalb kürzester Zeit machen sie sich mit der Dokumentation komplexer Projekte vertraut, um Probleme richtig einschätzen oder Risiken in Bezug auf Planung, Vergabe oder den Standort des Gebäudes bewerten zu können. »Um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens verschiedener Risiken und die damit verbundenen Schadenshöhen zu berechnen, müssen unsere Experten in der Lage sein, Eigenschaften über Projekte hinweg zu vergleichen – schnell und mit gesicherter Qualität«, erklärt Frank Peterlein, Leiter IT und KI bei KVL. »Trotz der Tatsache, dass Dokumente systematisch auf SharePoint gespeichert werden, brauchten sie früher bis zu einer Woche, um sich mit einem Projekt vertraut zu machen.«

»Wir wollten unseren Projektmanagern, unseren Piloten, einen Copiloten zur Seite stellen, der sie bei wiederkehrenden Prozessen und Aufgaben unterstützt«, fährt Peterlein fort. »Gleichzeitig musste sich dieser Assistent so nahtlos wie möglich in unsere bestehende Infrastruktur und die Anwendungen, mit denen wir täglich arbeiten, integrieren. Deshalb wollten wir eine standardisierte Lösung mit geringem Wartungsaufwand und automatischer Zugriffsverwaltung.« Als Mitglied des Microsoft Partner Network brachte die QualityHosting AG Microsoft 365 Copilot für KVL ins Spiel. Seehawer empfand dies als den nächsten logischen Schritt angesichts der bestehenden Microsoft-Umgebung von KVL: »Wir fragen uns immer, ob es etwas gibt, das wir in unserem technologischen Setup verbessern können. Neue Technologien direkt auszuprobieren, liegt in unserer DNA.«

Die Lösung: Microsoft 365 Copilot beschleunigt die tägliche Arbeit und sichert die Informationsqualität.

Im Sommer 2024 starteten KVL und QualityHosting den ersten Proof of Concept mit Microsoft 365 Copilot. Sie bereiteten die IT-Umgebung vor, richteten Zugänge und Berechtigungen ein und schulten die Mitarbeiter in Bereichen wie dem Erstellen von Eingabeaufforderungen. Die Erkenntnisse und das Feedback aus diesen Schulungen flossen wiederum in die nachfolgenden Implementierungsschritte ein. Gleichzeitig entstand in Viva Engage bei KVL eine Community für den Austausch und die gegenseitige Unterstützung.

»Microsoft 365 Copilot liefert den KVL-Mitarbeitern nicht nur Antworten auf Fragen; als integrierte Lösung bereichert es diese Antworten mit Unternehmensdaten«, sagt Silke Braun, Customer Success Coach für Microsoft Cloud Services bei QualityHosting AG.

»Copilot gibt seine Quellen an, indem es sich speziell auf das Meeting oder die E-Mail bezieht, in der es die Informationen gefunden hat.« Um beispielsweise den Fortschritt eines Projekts anhand der monatlichen und vierteljährlichen Berichte zu verfolgen, bitten die Projektmanager Copilot um eine Zusammenfassung, die auf allen relevanten Inhalten und Dokumenten basiert. Das KI-basierte Tool hilft dabei, Chats und Besprechungen in Microsoft Teams zusammenzufassen, Aufgaben aus E-Mail-Threads zu extrahieren und Dokumente basierend auf Informationen zu einem Projekt zu erstellen. Die Automatisierung bestimmter Aufgaben reduziert Kommunikationsfehler bei KVL und erhöht gleichzeitig die Qualität der Informationen.

Für die Experten bei KVL recherchiert Copilot geeignete Projekte mit ähnlichen Umständen im Bereich der Risikobewertung, bewertet die Dokumente und destilliert die erforderlichen Informationen. Die Mitarbeiter können auch nach spezifischen Themen in den monatlichen und vierteljährlichen Berichten suchen und Copilot diese Berichte vervollständigen lassen.

»Microsoft 365 Copilot spart uns bis zu 20 Prozent der Zeit, die wir für das Projektmanagement aufwenden, und hilft uns gleichzeitig, tiefer und detaillierter in Projekte einzutauchen«, sagt Seehawer.

»Es gibt uns mehr Transparenz und ermöglicht es uns, strukturierter und vorausschauender zu arbeiten. Dies stärkt uns enorm als Unternehmen.« Denn die automatisierte Unterstützung durch Copilot wirkt sich letztlich auch positiv auf die Kundenbeziehung aus: Da die Projektmanager die Informationen aus den Dokumenten effektiv in Echtzeit erhalten, können sie diese den Kunden schneller zur Verfügung stellen. Die automatisierte Zusammenfassung der monatlichen und vierteljährlichen Berichte gewährleistet die Vollständigkeit der Daten bei KVL.

»Vergangene Entscheidungen sind vollständig nachvollziehbar, was es unseren Ansprechpartnern erleichtert, Folgeentscheidungen zu treffen und diese an Vorgesetzte oder Stakeholder zu kommunizieren«, sagt Seehawer. »Die Transparenz und Geschwindigkeit, die wir mit Copilot bieten können, haben einen positiven Einfluss auf die Kundenerfahrung und die Kundenbindung.«

In Zukunft werden Agentenlösungen auch das Projektmanagement und die Projektsteuerung bei KVL unterstützen. »Zum Beispiel, wenn es darum geht zu überprüfen, ob ein Projekt für ein Nachhaltigkeitszertifikat infrage kommt. Dann können wir unseren Kunden noch umfassendere Empfehlungen geben«, sagt Peterlein. Ein erstes Pilotprojekt läuft bereits, bei dem ein Helpdesk-Agent als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter mit IT-Problemen dienen soll. Der Agent wird direkte Unterstützung bieten und so die Anzahl der Tickets für einfache Probleme reduzieren. Alle KVL-Mitarbeiter werden bald Zugang zu diesen Agenten haben und davon in ihrer täglichen Arbeit profitieren – was bedeutet, dass KVL nicht nur zukunftsfähig bleibt, sondern auch in der Lage ist, die Zukunft aktiv zu gestalten.

»Die Transparenz und Geschwindigkeit, die wir mit Copilot bieten können, haben einen positiven Einfluss auf die Kundenerfahrung und die Kundenbindung.«

Sven Seehawer, geschäftsführender Gesellschafter, KVL

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