Illustration Absmeier foto freepik

Wie Künstliche Intelligenz die Meeting-Kultur verändert – und warum menschliche Nähe dabei wichtiger denn je bleibt.

Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch – auch im Event- und Meetingmanagement. Algorithmen analysieren Teilnehmerdaten, prognostizieren den ROI, passen Inhalte in Echtzeit an und optimieren Budgets auf Knopfdruck. Was nach Zukunftsmusik klingt, ist in vielen Unternehmen bereits gelebte Praxis.

Doch was bedeutet das für strategisch geplante Meetings? Wird aus Kommunikation ein rein KPI-gesteuertes Projektmanagement – oder bleibt Platz für Kreativität, Empathie und echte Begegnung?

Strategic Meeting Management (kurz SMM genannt) beschreibt einen ganzheitlichen Ansatz zur Planung, Durchführung und Auswertung von Meetings und Events mit dem Ziel, Prozesse zu standardisieren, Budgets zu optimieren und strategische Mehrwerte messbar zu machen.

Proske zählt in diesem Bereich zu den internationalen Vorreitern und unterstützt Unternehmen dabei, Meetings nicht nur als Einzelmaßnahmen, sondern als integralen Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie zu begreifen. Durch den gezielten Einsatz von Technologie, insbesondere KI, versucht Proske SMM auf ein neues Level zu heben: skalierbarer, datengestützter und zugleich maßgeschneidert.

Vom Bauchgefühl zum datengetriebenen Meeting

In der Planungsphase eines Events galt lange das Prinzip: Erfahrung schlägt Excel. Doch diese Zeiten haben sich rasant geändert. Künstliche Intelligenz erlaubt es heute, enorme Datenmengen schnell und intelligent auszuwerten – ein echter Effizienz-Booster für Unternehmen, die Meetings als strategisches Instrument begreifen.

»Bei Proske setzen wir KI gezielt ein, um strategische Meetings messbarer, effizienter und personalisierter zu gestalten«, erklärt Larissa Steinbäcker, Co-CEO von Proske. »In der Planungsphase hilft KI, komplexe Daten wie Reisedaten, Teilnehmerpräferenzen, CO₂-Ausstoß oder historische Kosten mit wenigen Klicks zu analysieren. Dadurch treffen wir Entscheidungen nicht nur schneller, sondern fundierter, etwa bei der Auswahl der bestmöglichen Destination für das nächste Meeting.«

Ein Beispiel: Statt auf das Bauchgefühl zu vertrauen, ob Paris oder Prag als Austragungsort besser geeignet ist, analysiert KI automatisch Kriterien wie CO₂-Bilanz, Reisezeiten und Teilnehmerverteilung – und liefert konkrete Empfehlungen.

Echtzeit-Reaktion statt starrer Ablaufplan

Besonders in der Durchführung von Events spielt KI ihr Potenzial voll aus. Moderne Plattformen wie magnid, die Proske selbst entwickelt hat, ermöglichen es, Teilnehmerverhalten live zu tracken und Inhalte dynamisch anzupassen. Das gilt vor allem für virtuelle und hybride Veranstaltungen, aber zunehmend auch für physische Events.

»Wir arbeiten mit Partnern, die Engagement und Interaktion durch KI messbar machen können«, so Steinbäcker. »Wenn bestimmte Themen auf wenig Resonanz stoßen, können wir Inhalte anpassen oder Prioritäten verschieben – in Echtzeit. Das ist ein absoluter Gamechanger.«

Auch im Nachgang wird die Stärke der KI sichtbar: Automatisierte Auswertungen, vernetzt mit Tools wie Cvent oder internen Finanzsystemen, erlauben eine standardisierte ROI-Bewertung. Kunden können so auf Knopfdruck nachvollziehen, wie erfolgreich ihre Meetings waren – inklusive Benchmarks und Optimierungsvorschlägen für künftige Formate.

Mehr KI, mehr Mensch?

Die provokante Frage bleibt: Wenn KI so viele Aufgaben übernimmt, braucht es dann überhaupt noch Eventplaner aus Fleisch und Blut?

Für Larissa Steinbäcker ist die Antwort klar: »Trotz aller Automatisierung bleibt der Mensch bei Proske das zentrale Element, denn Events sind letztlich für Menschen gemacht. Unser Team bringt Kreativität, Empathie und kulturelle Intelligenz ein – Dinge, die keine KI leisten kann.«

Gerade bei der persönlichen Beratung, im Storytelling oder beim Umgang mit kritischen Situationen vor Ort sei die menschliche Komponente unersetzlich. »KI unterstützt uns dabei, mehr Raum für genau diese menschlichen Qualitäten zu schaffen. So entsteht eine Meeting-Kultur, die effizient und skalierbar, aber zugleich relevant, menschlich und wirkungsvoll ist.«

Fazit

KI verändert die Meeting-Kultur grundlegend und das ist gut so. Sie schafft messbare Mehrwerte, verbessert die User Experience und hilft, Budgets intelligenter einzusetzen. Doch sie ersetzt nicht den Menschen, sondern stärkt seine Rolle dort, wo es darauf ankommt: in der kreativen Konzeption, in der emotionalen Verbindung und im zwischenmenschlichen Feingefühl. Die Zukunft der Meetings ist also nicht rein maschinell – sondern menschlich, unterstützt durch Technologie.

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