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Insgesamt stockt die Verwaltungsdigitalisierung, aber KI gewinnt an Bedeutung. Für ihren produktiven Einsatz fehlen vielerorts jedoch noch Kompetenzen, Standards und durchgängige Prozesse.

In deutschen Behörden klafft eine deutliche Automatisierungslücke. Nach Selbsteinschätzung der Befragten könnten im Durchschnitt 49 Prozent der Verwaltungsaufgaben automatisiert werden. Tatsächlich sind es bislang erst 23 Prozent. Das zeigt die aktuelle Studie »Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026« von Foundry in Partnerschaft mit UiPath und Materna [1]. Befragt wurden 316 Verantwortliche und Fachleute aus öffentlichen Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen.

Ein Drittel der Verwaltungsleistungen bleibt offline

Der Rückstand reicht über die Automatisierung hinaus. Im Durchschnitt sind 28 Prozent der Verwaltungsleistungen vollständig digitalisiert, 34 Prozent existieren noch komplett offline. Den höchsten Reifegrad 4 – die vollständig digitale Leistungserbringung einschließlich des Once-Only-Prinzips, nach dem Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Daten nur einmal an die Verwaltung übermitteln müssen – erreichen erst 14 Prozent der Behörden.

Die größte Bremse liegt aus Sicht der Befragten bei den Grundlagen: 48 Prozent nennen fehlende einheitliche Daten- und Schnittstellenstandards. 40 Prozent verweisen auf die föderale Zersplitterung und die fehlende zentrale Steuerung. Fehlende Plattformen sowie veraltete, schwer integrierbare IT-Systeme gehören für 36 Prozent zu den wesentlichen Hindernissen.

Matthias Teichmann, Director Research und Leiter der Studie, zieht aus den Ergebnissen den Schluss: »Es braucht verbindliche technische Standards, klare Zuständigkeiten, Verantwortlichkeit, Koordination, Kontinuität und gleichzeitig komplett neue Ansätze.«

Der KI-Einsatz wächst schneller als das Know-how

29 Prozent der Befragten setzen KI-Werkzeuge bereits ein, weitere 17 Prozent planen die Einführung innerhalb der kommenden zwei Jahre. Unter den 217 Befragten aus Behörden, die KI einsetzen oder ihren Einsatz planen und hierzu eine Einschätzung abgaben, bewerten rund acht von zehn KI-Agenten positiv. Von den 221 Befragten dieser Gruppe sehen jeweils 69 Prozent Einsatzmöglichkeiten bei der internen Verwaltungsunterstützung sowie bei der Antrags- und Fallvorbereitung.

Doch für den kontrollierten Betrieb fehlt vielerorts das nötige Know-how. Nur 31 Prozent der Befragten sehen in ihrer Behörde ausreichende Daten- und KI-Kompetenzen. 48 Prozent der KI-nutzenden oder -planenden Behörden nennen Datenschutzrisiken als wichtigstes Hemmnis. Es folgen Fehleranfälligkeit und Halluzinationen mit 35 Prozent sowie Haftungsrisiken mit 32 Prozent.

Vom Bot zum orchestrierten Ende-zu-Ende-Prozess

Aus den Studienergebnissen leitet UiPath ab, dass der produktive Einsatz von KI über einzelne Werkzeuge hinausgehen muss. Erforderlich seien vielmehr Kompetenzen, klare Leitplanken und eine technische Grundlage, die Menschen, Systeme, Automatisierung und KI entlang durchgängiger Prozesse zusammenführt.

Dirk Möller, Regional Vice President Public Sector bei UiPath, erklärt: »BOAT verschiebt den Blick vom einzelnen Bot zum gesteuerten Ende-zu-Ende-Prozess. Ein Antrag, eine Genehmigung oder ein Förderfall läuft selten in nur einem System. Es gibt Fachverfahren, Dokumente, E-Mails, Prüfregeln und Sachbearbeitung. Business Orchestration, Automation und KI verbinden diese Elemente zu einem nachvollziehbaren Ablauf – mit klaren Rollen, Eskalationen und Protokollen.«

BOAT steht für Business Orchestration and Automation Technologies. UiPath bündelt dafür Orchestrierung, Automatisierung, KI und Governance auf einer Plattform. So lassen sich Prozessketten kontrolliert ausbauen, während Fachkräfte Ausnahmen und Ermessensfragen verantworten.

[1] https://www.uipath.com/de/resources/automation-analyst-reports/foundry-studie-digitalisierung-ki-verwaltung

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