Dass digitale Archivierung nur der Grundstein für zukunftsfähige Prozesse sein konnte, stand schon lange fest. Daher schaltete die Monheimer Elektrizitäts- und Gasversorgung GmbH, kurz MEGA, einen Gang höher: 2019 stellte sie die Weichen für eine ganzheitliche Digitalisierung ihrer Prozesse – und damit für mehr Transparenz und Effizienz.

Management Summary

Digitalisierung als strategischer Prozess: MEGA entwickelt sich von der reinen digitalen Archivierung hin zu einer durchgängigen Prozessdigitalisierung über alle Fachbereiche.
Workflows statt Papier: Digitale Rechnungs- und Verwaltungsprozesse reduzieren Durchlaufzeiten, erhöhen Transparenz und vermeiden Skontoverluste.
KI-gestützte Automatisierung: Module wie ELO DocXtractor beschleunigen die Verarbeitung, reduzieren manuelle Fehler und entlasten Mitarbeitende.
Nahtlose Systemintegration: Die enge Verzahnung von ECM und ERP (lima) schafft Echtzeit-Transparenz und verbessert die Prozessqualität.
Ganzheitliche Plattform: MEGA nutzt ELO als zentrale Digitalisierungsbasis – von Buchhaltung über Personal bis Vertragsmanagement – und plant weitere Effizienzprojekte.

Rund 45 000 Privat-, Gewerbe- und Industriekundinnen und -kunden in Monheim am Rhein nutzen das Netz der MEGA – ob es um die Versorgung mit Strom, Erdgas oder Multimedia- beziehungsweise Internetservices geht. Auch als Energieberaterin und Lösungsanbieterin rund um die E-Mobilität leistet die Energieversorgerin wertvolle Dienste. Getreu der Devise: innovativ, kompetent und umweltfreundlich.

Dieser Ansatz spiegelt sich auch in der Technik wider. Hier wurde schon 2015 auf ein digitales Archiv umgestellt, um eine rechtskonforme Ablage zu gewährleisten. Doch damit waren die Möglichkeiten nicht ausgeschöpft und im Jahr 2019 fiel der Startschuss zur Einführung einer Plattform für Digitalisierung und Enterprise Content Management (ECM). Gewünscht war eine ganzheitliche Prozessdigitalisierung – von der Buchhaltung über den Einkauf bis zur Personalabteilung.

Per Prozessanalyse Optimierungspotenzial identifiziert.

Die MEGA vertraute schon lange auf die Software des Stuttgarter Digitalisierungsspezialisten ELO Digital Office, zunächst lediglich zur rechtskonformen digitalen Archivierung der Dokumente im Backoffice. Entsprechend wurden die Unterlagen wie technische Bauakten, Formulare, Aufmaß und Korrespondenz über Vertragsabschlüsse gescannt und im ECM-System abgelegt.

Optimierungspotenzial bestand jedoch vor allem im Rechnungsmanagement: Die papiergebundenen Abläufe führten zu übermäßig langen Durchlaufzeiten, zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe. So musste eine eingehende Rechnung zunächst eingescannt und dann zur Prüfung weitergeleitet werden. Bei Urlaub oder Krankheit kam es zu langen Liegezeiten, Skontofristen wurden teilweise verpasst und damit bares Geld verschenkt. Auch Rücksprachen verlängerten den Freigabe- und Zahlungsvorgang. Darüber hinaus waren die Zahlungsläufe nicht für alle Beteiligten nachvollziehbar. Ähnlich herausfordernd verhielt es sich mit den Geschäftsabläufen rund um Bedarfsanforderung, Inventarisierung oder Beschwerdemanagement.

Digitale Workflows für mehr Prozesstempo.

Um das brachliegende Potenzial zu heben, wandte sich die MEGA 2019 an ihren IT-Dienstleister und zugleich ELO Business Partner. Dieser empfahl nach einer umfassenden Bestandsaufnahme, die bereits eingesetzte ELO ECM Suite des Digitalisierungsspezialisten auf die neueste Version upzudaten. Digitale Workflows schienen der Schlüssel sowohl für beschleunigte Abläufe als auch eine Entlastung der Mitarbeiter zu sein. Die Suite sollte daher als Basis für die Workflowdigitalisierung in der Buchhaltung fungieren. Zur Digitalisierung des eigentlichen Rechnungsdurchlaufs kommt zusätzlich das Tool für Rechnungsmanagement ELO Invoice zum Einsatz.

»Als wir eine Lösung für die Digitalisierung unseres Rechnungseingangs suchten, zeigte uns der IT-Dienstleister, wie es gehen kann. Mit Hilfe der neuen Lösung digitalisieren wir inzwischen viel mehr als nur den Rechnungseingang. Nahezu alle Workflows werden jetzt digital«, erinnert sich Matthias Meliß, Stabsstellenleitung Technik bei der MEGA.

Kürzere Durchlaufzeiten, höhere Transparenz.

Im ersten Schritt wurde der bis 2019 analoge Rechnungseingang mit dem Tool für Rechnungsmanagement als digitaler Workflow abgebildet. Damit lassen sich eingehende Papierrechnungen direkt einscannen und im ECM-System ablegen. Das integrierte, auf künstlicher Intelligenz (KI) basierte Modul ELO DocXtractor liest dann die relevanten Buchungsinformationen aus. Daraufhin werden die Rechnungen automatisch verarbeitet, vorkontiert und der Freigabestelle zugewiesen. Anschließend werden die Buchungssätze in das System für Enterprise Resource Planning (ERP) exportiert und zur Zahlung verbucht.

Nahtlose ERP-ECM-Integration für mehr Effizienz.

Eine Anforderung lautete zudem, das im Hause eingesetzte ERP-System lima nahtlos an die ECM-Suite anzubinden. Denn dort erfolgen im letzten Schritt die Buchungen.

Das enge ERP-ECM-Zusammenspiel trägt maßgeblich zu mehr Transparenz und Effizienz bei. Sehr hilfreich ist die sekundenschnelle Darstellung der Kontierung des Zahllaufs sowie der Zahlungsbuchung. So behalten die Bearbeiter den Überblick über den aktuellen Stand im Freigabeprozess und es bedarf keiner Rückfragen in der Buchhaltung.

Abläufe in weiteren Abteilungen automatisiert.

Weiteres Digitalisierungspotenzial identifizierten die Verantwortlichen im Vertrags- und Personalwesen. Im Jahr 2022 wurden daher die Fachbereichslösungen für Vertragsmanagement ELO Contract und für Human Resources ELO HR Recruiting sowie ELO HR Personnel File eingeführt.

Das Recruiting-Tool leitet eingehende Bewerbungen automatisiert an die Personalerinnen und Personaler weiter. Personenbezogene Daten speichert es zentral im ECM-System und löscht diese umgehend datenschutzkonform bei einer Absage. Mit ELO HR Personnel File pflegt die Personalabteilung Daten der Belegschaft geschützt in einer digitalen Per-sonalakte. Gleichzeitig können Mitarbeitende in einem -personalisierten Bereich auf relevante Dokumente wie Entgeltabrechnungen zugreifen. Die Analysekomponente der ECM-Suite unterstützt bei der visuellen Datenanalyse.

Weitere Anforderungen deckt der Business Partner mit individuellen Lösungen ab, darunter ein Inventarisierungstool sowie ein Formular für das digitale Beschwerdemanagement. Die in der ECM-Suite abgelegten Bauakten sind mittlerweile an Drittanwendungen angebunden. Und dank der zentralen Ablage aller Dokumente auf einem FTP-Server greift die Website immer auf aktuelle Informationen zurück. Daher sind die zum Download bereitstehenden Unterlagen stets up to date.

Erfolgsmodell: Ganzheitliche Digitalisierungsplattform.

Mit Hilfe der Digitalisierungslösung hat die MEGA entscheidende Prozesse optimiert. Sie bewährt sich als ganzheitliche Digitalisierungsplattform und generiert Einsparungen.

Geplant sind weitere Projekte zur Steigerung der Effizienz und zum weiteren Rückgang des Papierverbrauchs. Dazu gehört die Wirtschaftsplanung, die an die Lösungen für Bestellung und Bedarf gekoppelt werden soll.

Sabina Merk
ist freie Journalistin und Inhaberin
des pressebüro merk

Illustration: © Husen Abdullah, GenAI | Dreamstime.com

FAQ (10 Fragen & Antworten)

Artikelbezogene Fragen (6)

Warum hat MEGA die Digitalisierung über die Archivierung hinaus erweitert? Weil die reine Dokumentenablage zwar rechtskonform war, aber zentrale Prozesse wie Rechnungsfreigaben weiterhin langsam und fehleranfällig blieben.
Welche Probleme gab es im analogen Rechnungsprozess? Lange Liegezeiten bei Urlaub/Krankheit, verpasste Skontofristen, fehlende Transparenz und hoher Abstimmungsaufwand.
Wie verbessert ELO Invoice den Rechnungseingang? Durch automatisches Auslesen, Vorkontieren, Zuweisen und Verbuchen der Rechnungen inklusive KI‑gestützter Datenextraktion.
Warum ist die ERP‑ECM‑Integration so wichtig? Sie ermöglicht sekundenschnelle Einsicht in Kontierungen und Zahlungsbuchungen und reduziert Rückfragen erheblich.
Welche weiteren Bereiche wurden digitalisiert? Vertragsmanagement, Recruiting, Personalakten, Inventarisierung und Beschwerdemanagement – jeweils mit passenden ELO‑Modulen.
Welche Vorteile bringt die zentrale Dokumentenablage? Drittanwendungen greifen auf stets aktuelle Bauakten zu, und die Website liefert automatisch aktuelle Dokumente.

Allgemeine Fragen zur Thematik (4)

Warum ist ganzheitliche Prozessdigitalisierung wichtiger als Einzelprojekte? Weil nur integrierte Workflows Medienbrüche vermeiden, Transparenz schaffen und Skaleneffekte ermöglichen.
Welche Rolle spielt KI in modernen ECM‑Systemen? KI beschleunigt Datenerfassung, Klassifizierung und Fehlererkennung – ein zentraler Hebel für Effizienz und Qualität.
Warum scheitern viele Digitalisierungsinitiativen? Häufig fehlen Prozessanalysen, klare Verantwortlichkeiten, Systemintegration oder ein durchgängiges Change‑Management.
Welche Trends prägen die Unternehmensdigitalisierung 2026? Vollautomatisierte Workflows, KI‑gestützte Dokumentverarbeitung, integrierte Plattformen, papierfreie Prozesse und stärkere Compliance‑Automatisierung.

Management Summary und FAQ wurden mit Hilfe von KI erstellt

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