Blutspendemobil des DRK-Blutspendedienst West © DRK-Blutspendedienst West

DRK-Blutspendedienst West setzt bei Modernisierung der Organisation auf pragmatisches Projektmanagement von InLoox.

Die Überalterung der hauseigenen Steuerungssoftware hat die Geschäftsführung des Blutspendedienstes zum Anlass genommen, sich strukturell und technologisch neu aufzustellen. Das Resultat: Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten, mehr Transparenz und nachvollziehbare Prozesse sorgen dafür, dass nun 90 Prozent aller Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Dem DRK-Blutspendedienst West ist mithilfe der Projekt- und Portfoliomanagement-Software InLoox die Neuausrichtung und Digitalisierung seiner Prozesse gelungen. Trotz struktureller Herausforderungen und knapper Kassen, konnten die stark regulierten und logistisch anspruchsvollen Projekte so aufgesetzt werden, dass Abläufe sowohl für das Management als auch die Mitarbeitenden nachvollziehbarer sind und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit einfacher ist.

Der DRK-Blutspendedienst West gehört zu den größten Blutspendediensten Deutschlands und versorgt rund 23 Millionen Bürgerinnen und Bürger in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland mit Blutprodukten. Jährlich organisiert das Unternehmen rund 16.000 Blutspendetermine. Die damit einhergehenden Prozesse sind anspruchsvoll, denn neben der eigentlichen Blutspende spielen die Qualitätssicherung, valide Dokumentation sowie die sichere Versorgung medizinischer Einrichtungen, wie beispielsweise Krankenhäuser und Arztpraxen, eine zentrale Rolle. Umso wichtiger ist, dass der DRK-Blutspendedienst West auf Höhe der Zeit agiert.

Veraltete Systeme und fehlende Transparenz

Als Stephan Wille 2022 seine Tätigkeit als Changemanager aufnahm, war schnell klar, dass die bestehende IT-Landschaft modernisiert werden musste. Über viele Jahre hinweg hatte der DRK-Blutspendedienst West mit einer selbst entwickelten Software gearbeitet, deren technologische Basis jedoch zunehmend veraltet war. Die Herausforderung bestand deshalb nicht nur darin, eine alte Software abzulösen, sondern Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen und ggf. neu zu definieren. Das Leitmotiv dieser Reorganisation lautete »So einfach wie möglich und weniger ist mehr«. Zudem wollte man eine Projektmanagementlösung einführen, die als Transformationsbasis dienen sollte. Da Stephan Wille während einer früheren Tätigkeit in einem Krankenhaus bereits positive Erfahrungen im Umgang mit InLoox gesammelt hatte, führte er die Plattform auch beim DRK-Blutspendedienst West ein.

»Mir war wichtig, dass InLoox Probleme löst und Abläufe vereinfacht und nicht neue Bürokratie schafft«, erinnert sich Wille. »Die intuitive Anwendung, die enge Outlook-Integration und die Tatsache, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, waren entscheidend – aus struktureller, wirtschaftlicher und Akzeptanzsicht. Besonders überzeugt hat die einfache Nutzbarkeit in Kombination mit leistungsfähigen Projektmanagement-Funktionen.«

Einheitliches Projektverständnis

Vor der Einführung von InLoox gab es beim Blutspendedienst kein einheitliches Verständnis von Projektmanagement; Projekte verliefen häufig unkoordiniert, Verantwortlichkeiten waren nicht immer klar definiert und der Überblick fehlte. Wille: »In unserem Business ist Qualität nicht verhandelbar. Da muss jeder Schritt nachvollziehbar sein, denn Top-Qualität und Vertrauen sind die Voraussetzung für das, was wir tun.«

Die Einführung von InLoox erfolgte schrittweise. »Zunächst wurde die Projektmanagement-Software in Bereichen mit besonders hohem Projektvolumen eingeführt – in der IT, Technik und Geschäftsführung«, sagt Anna Mohlfeld aus dem Changemanagement-Team. Anschließend wurden sukzessive weitere Fachbereiche geschult und integriert. Wir haben von Anfang an darauf geachtet, das Projektmanagement möglichst praxisnah in den Arbeitsalltag zu integrieren. »Viele nutzen InLoox heute primär zur strukturierten Abarbeitung von Aufgaben und gerade diese einfache Nutzung sorgt für eine hohe Akzeptanz«, meint Stephan Wille.

Beim DRK-Blutspendedienst West nutzen inzwischen 200 Mitarbeitende die webbasierte Enterprise-Version von InLoox. »Die Zuständigkeiten sind das A und O in unseren Projekten. Seit wir mit InLoox arbeiten gibt es nur eine Person, die ein Projekt leitet und jeder Aufgabe ist auch nur eine Person zugeteilt«, erläutert Gerrit Bilo aus dem Changemanagement. Diese klare Verantwortlichkeit löst viele Probleme hinsichtlich Transparenz, Terminplanung und Personaleinsatz.

Weniger Bürokratie und »90 statt 10 Prozent erfolgreiche Projekte«

Gerrit Bilo »Früher fehlte häufig der Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts, die Verantwortlichkeiten und offene Aufgaben. Viele Vorhaben gingen im Alltag oder zwischen Abteilungen unter. Damals verliefen bis zu 90 Prozent der Projekte schlussendlich im Sand.« Heute ist es exakt umgekehrt: 90 Prozent sind erfolgreich und nur noch in wenigen Fällen muss aktiv nachgefragt oder die Kolleginnen und Kollegen zur Projektdatenpflege motiviert werden. Bilo und sein Team legen in ihrer Herangehensweise weniger Wert auf das klassische PMO als vielmehr darauf, die Mitarbeitenden aktiv zu unterstützen, praxisnahes Wissen zu vermitteln, Transparenz zu schaffen und Projekte proaktiv zu begleiten. »Unser Ziel ist es, die Mitarbeitenden zu befähigen, ihre Aufgaben eigenständig und effizient zu erledigen«, fasst Bilo zusammen.

Wille, Mohlfeld, Bilo und ihre Teams freuen sich heute, dass sie einen Gesamtüberblick über die Projekte rund um die Blutspende. Zudem hat sich ein positiver Nebeneffekt eingestellt. Wille: »InLoox hat eine niedrige Einstiegshürde, sodass das Programm heute ganz selbstverständlich jeden Tag intensiv genutzt wird. Das hat nicht nur die Prozesse geändert, sondern auch die Unternehmenskultur – und zwar positiv, weil es weniger Missverständnisse gibt.«

DRK-Blutspendedienst West

Der DRK-Blutspendedienst West ist 2002 durch den Zusammenschluss der DRK-Blutspendedienste in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz/Saarland entstanden; er ist Teil des Deutschen Roten Kreuzes und betreut 24 Millionen Bürgerinnen und Bürger. Der DRK-Blutspendedienst West hat 2026 75. Jubiläum.

Plakat des DRK-Blutspendedienst West © DRK-Blutspendedienst West

Stephan Wille, Leiter IT/Organisationsentwicklung/Changemanagement, DRK-Blutspendedienst West

»Der Abstimmungsaufwand über mehrere Fachbereiche hinweg hat sich spürbar reduziert, sodass ein für den DRK-Blutspendedienst West passendes Projektmanagement quasi durch die Hintertür etabliert werden konnte.«

Gerrit Bilo, Teamleiter Projektmanagement, DRK-Blutspendedienst West

»Ohne InLoox würden 90 Prozent der Projekte im Sand verlaufen und lediglich 10 Prozent irgendwie fertig gestellt.«

Unternehmensprofil InLoox

Das Münchner Unternehmen InLoox wurde 2001 gegründet und entwickelt in Microsoft Outlook integrierte Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Das Produktportfolio besteht derzeit aus den Cloud-Editionen InLoox Professional, InLoox Enterprise und InLoox Enterprise Plus, sowie der InLoox Self-Hosted Edition zur Installation im eigenen Netzwerk. InLoox ist bei jedem sechsten DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, DRK Blutspendedienst West, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Goldbeck Solar, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, iDM Wärmepumpen, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, Stadtwerke Gießen, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m. www.inloox.de

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