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Wie Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung für Entlastung im Arbeitsalltag sorgen.

Die Arbeitsbelastung in den Unternehmen ist enorm. Laut einer Untersuchung von Statista 2023 gaben 66 Prozent der befragten Arbeitnehmer an, dass der Druck, dem sie sich im Arbeitsalltag ausgesetzt sehen, in den vergangen fünf Jahren eher zugenommen oder stark zugenommen hat – 2015 lag dieser Anteil noch bei 55 Prozent. Eine im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums Ende 2023 veröffentliche Untersuchung des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa) belegt, dass 61 Prozent der Menschen Personalengpässe in ihrem direkten Arbeitsumfeld haben. Das hat zur Folge, dass 55 Prozent regelmäßig Stress empfinden und 69 Prozent häufig oder zumindest manchmal Überstunden und Mehrarbeit leisten.

Was aber können Unternehmen tun, um einerseits ihre Mitarbeiter zu schonen und andererseits deren Leistungskraft zu erhalten? Neben mehr Achtsamkeit und Rücksichtnahme, gibt es konkrete Ansätze, wie sich für Entlastung sorgen lässt.

Die zwei Seiten einer Medaille

Eine große Hilfestellung ist dabei, aus zwei verschiedenen Blickwinkeln auf ein Projekt zu schauen: zum einen aus der Perspektive des Projekt- oder Abteilungsleiters und zum anderen aus der des Mitarbeiters. Während der Projekt- oder Abteilungsleiter wissen muss, mit welchen Aufgaben seine Mitarbeiter beschäftigt sind und wie lange diese voraussichtlich dauern, müssen die Teammitglieder stets »Rechenschaft« über den Fortschritt ihrer Arbeit ablegen und einschätzen, wie lange diese vermutlich noch andauern wird. Dadurch fühlen sich Mitarbeiter oft kontrolliert und gegängelt. Das wirkt sich schlimmstenfalls negativ auf das Arbeitsklima und die Leistungsbereitschaft aus.

Unternehmen, die diese Informationen mittels digitaler Ressourcenplanung abgreifen, tun sich leichter, die Vorbehalte der Mitarbeiter langfristig zu überwinden. Grundlage ist die digitale Erfassung des Arbeitsaufwands für bestimmte Projekte oder Aufgaben.

Damit lassen sich folgende Vorteile erzielen:

Zeiterfassung bringt versteckte Aufwände ans Licht, wodurch sich künftig die Zeitaufwände besser einschätzen lassen. Versteckte Aufwände entstehen beispielsweise aufgrund unzähliger Abstimmungstelefonate oder endloser Feedback-Schleifen. Solange derartige »Ressourcenfresser« vorab nicht einkalkuliert werden, sind die Projektpläne ungenau und zudem die Teammitglieder gestresst. Wenn aber die tatsächlichen Aufwände für jede einzelne Aktivität genauestens dokumentiert werden, lässt sich die Grundlast der Projektmitglieder exakter feststellen und eine Überlastung vermeiden. Dadurch steigt die Motivation im Team.
In dem Maße, wie sich Zeiten und Aufwände besser schätzen lassen, wird die Planung exakter. Da Geschäftsbereiche wie die Entwicklung, Logistik oder IT für andere Bereiche Leistungen erbringen, sind sie auf Daten, beispielsweise zum Arbeitsaufwand, angewiesen, um die innerbetriebliche Wertschöpfung darzustellen. Unternehmen, die anhand der Projektzeiterfassung wissen, ob die Arbeitszeit in die richtigen Aktivitäten investiert wird, erzielen einen strategischen Vorteil.
Organisationen, die auf Honorarbasis für Kunden arbeiten, können anhand der Projektzeiterfassung die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren und an ihre Auftraggeber weiterberechnen. Damit sorgen sie für eine Festigung der Wirtschaftsgrundlage ihres Unternehmens.

Es mag sein, dass die Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung anfänglich mit Zusatzaufwand einhergehen, weil man sich bei der Aufwandseinschätzung erst annähern muss. Langfristig jedoch zahlen sich die Anstrengungen aus: Die Mitarbeiter sehen präzise, wie lange sie für eine bestimmte Aufgaben gebraucht haben und können deshalb neue Tasks immer besser einschätzen. Außerdem können sie konkret belegen, falls sie überlastet sind.

Dem Personalmangel trotzen

Nicht zuletzt aufgrund des Fachkräftemangels sind Menschen die wichtigste und langfristig auch knappste Ressource eines Unternehmens, mit der sorgsam umgegangen werden muss. Deshalb ist die Ressourcenplanung davon geprägt, dass viele Aufgaben mit einem oft zu kleinem Team effizient bewältigt werden müssen. Ressourcenplaner und Projektverantwortliche werden also bei der Verfügbarkeit der Teammitglieder ansetzen und prüfen, wann und für welche Aufgaben einzelne Mitarbeiter eingeplant werden können. Dabei muss beachtet werden, dass die Terminplanung realistisch bleibt; eine Ressourcenauslastung von maximal 80 Prozent hat sich in der Praxis bewährt.

Arbeitsauslastung optimieren

Um die Auslastung zu berechnen, bietet beispielsweise die Projektmanagementlösung InLoox zwei Quellen. Zum einen lassen sich die Termine aus dem Outlook-Kalender des jeweiligen Teammitglieds als Datengrundlage für die Ressourcenplanung heranziehen. Zum anderen wird die einem Teammitglied zugewiesene Aufgabe vom Projektmanager auch um eine Aufwandsschätzung ergänzt und mit der Anzahl an benötigten Stunden beziehungsweise Tagen versehen. Auf diese Weise lassen sich die Verfügbarkeiten von Teammitgliedern realistisch planen. Durch das Heranziehen des Outlook-Kalenders wird außerdem das Tagesgeschäft – Besprechungen, Telefonate mit Kunden, Auswärtstermine – und geplante Abwesenheiten wie Urlaube oder Feiertage für die Berechnung der Auslastung berücksichtigt.

Fazit

Der Überblick, den eine digitale Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung erzeugen, ist die beste Grundlage, um realistische Annahmen zu Aufwand, Auslastung und Leitungsfähigkeit eines Unternehmens treffen zu können. Das sorgt für Planungssicherheit und minimiert den Stresslevel der Mitarbeiter.

Dr. Andreas Tremel, CEO InLoox GmbH

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Wie lässt sich eine Ressourcenplanung am besten umsetzen?

Zu Beginn einer Aufgabe sollte man zunächst den reinen Arbeitsaufwand abschätzen, um die Auslastung zu ermitteln. Falls der Aufwand höher ist als die vom Abteilungsleiter geplante Zeit ist, empfiehlt es sich Rücksprache zu halten. Sofern eine Aufgabe deutlich länger geht, muss der Aufwand der Aufgabe angepasst werden; das gilt auch für den Fall, dass die vorgegebene Zeit faktisch überschritten wird.

Was ist bei der Mitarbeiterauslastung zu beachten?

Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt sich, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können.

Welche Vorteile ergeben sich durch die digitale Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung?

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass auf diese Art und Weise in den Projekten Daten abgebildet werden, die »nah an der Realität sind«. Dadurch werden vielfach zu optimistische Zeiteinschätzungen obsolet. Durch die realistischen Schätzungen der faktischen Arbeitszeiten und Aufwände werden Projekte besser planbar und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht.

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