Datenmanagement: Gastronomisches Erfolgskonzept

Der private Gastronomiegroßhändler in Österreich automatisiert sein Datenmanagement mit der EDI-Software der Lobster GmbH.

»Bei Eurogast bekommen Sie alles, was Sie in Ihrem Betrieb brauchen!« Dieses Versprechen gibt das Unternehmen seinen Kunden. Damit die mehr als 45.000 Gastronomie- und Hotellerie-Betriebe sowie Großverbraucher in Österreich beliefert werden können, stellt sich die Eurogast-Gruppe flexibel auf die verschiedenen Dateiformate und Kommunikationswege ihrer Kunden ein. Als leistungsfähiger Übersetzer kommt hier Lobster_data zum Einsatz.

»Wir haben insgesamt 12 ERP-Systeme im Einsatz, die leider nicht alle EDI verstehen«, berichtet Alexandra Jäger, zuständig für Softwareentwicklung und EDI bei Eurogast. Statt mehrere Softwaresysteme einsetzen zu müssen, vereint das Softwaretool von Lobster als intuitiv bedienbares Werkzeug alles in einer Gesamtlösung und ermöglicht den reibungslosen Austausch zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und Datenformaten sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Lieferanten. »Mittels Lobster können wir jetzt zum Beispiel ganz einfach EDI-Files in das PAI-Format, das unser ERP-System ProAlpha intern nutzt, übersetzen und vice versa.«

 

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Softwarelösungen für EDI

Lobster_data ist bei Eurogast überwiegend für EDI Anwendungen, also den elektronischen Austausch von Daten (Electronic Data Interchange) oder den Austausch zwischen Partnerfirmen, –betrieben oder Lieferanten, im Einsatz. Die Daten kommen über die unterschiedlichsten Kommunikationsprotokolle wie bspw. FTP, AS2, http WebServices etc. an, werden für die Weiterverarbeitung neu aufbereitet oder aufgesplittet. »Wir schätzen an Lobster, dass man die verschiedenen Prozesse an einem zentralen Platz zusammenführen, die Daten über verschiedenste Versand- beziehungsweise Übertragungswege abholen und weiter verarbeiten kann«, so Jäger. »Bei uns übernimmt Lobster_data keine banalen Tätigkeiten. Wir benötigen ihn für die Lösung von komplexen Schnittstellenthemen.«

Das spielt auch bei der Verarbeitung von Webshop-Aufträgen eine große Rolle. »Die eingehenden Webshop-Aufträge werden im XML-Format aus dem Webshop exportiert und direkt an Lobster _data über die Webshop-Schnittstelle weitergereicht. Anschließend werden diese Daten für die jeweiligen Systeme ins EDI- und PAI-Format konvertiert und per FTP oder AS2 an die Eurogastbetriebe übermittelt«, erzählt Jäger. Um die eingehenden Bestellinformationen lesen zu können, bedarf es einer Middleware, die die eingehenden Daten in das Inhouse-Format PAI übersetzt.

Damit der Kunde anschließend eine Bestätigung und im Anschluss Lieferbescheinigung (DESADV) und Rechnung (INVOICE) erhält, müssen die ausgehenden Daten ebenfalls wieder konvertiert werden. »Der gesamte Kommunikationsprozess ist bei uns automatisiert«, so Jäger.

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Um den Kunden einen reibungslosen und einwandfreien Erhalt ihrer Bestellungen zu gewährleisten, ist die optimale Abstimmung aller Prozesse der Eurogast-Gruppe von enormer Relevanz. Der Shop erhält über ein ERP-System mögliche Liefertermine, welche wiederum an die Lieferrouten gekoppelt sind. Änderungen sind vorprogrammiert, wenn ein Feiertag auf einen Wochentag fällt. »Dank Lobster müssen wir hier nicht mehr manuell eingreifen«, strahlt die Leiterin der Softwareentwicklung. Die Lobster-Software Lobster_data erhält die Daten über http Calls, konvertiert die XMLs in CSVs und zurück und überträgt die fertig konvertierten Daten dann automatisch per SFTP an den Shop.

Lobster_data fungiert somit als zentraler Server, der die kompletten Daten der Warenwirtschaft von den Gastrogroßhändlern, deren Lieferanten und dem Webshop koordiniert.

 

Einfache Bedienbarkeit

Eigentlich hat die EDI-Expertin großen Spaß am Programmieren, findet den Gedanken von Lobster, auch nicht-technikaffinen Kollegen die Möglichkeit zu geben, Schnittstellen zu schaffen, allerdings sehr gut. »Lobster_data ist eine große Erleichterung, da man nicht für jeden Schritt oder neue Anwendung ein eigenes Programm schreiben und prüfen muss, ob dieses überhaupt mit den anderen Programmen interagiert«, so Jäger. Die Integration von neuen Teammitgliedern ist von technischer Seite auf jeden Fall schnell möglich. Und treten doch Fragen auf, kann man sich jederzeit an den Lobster-Support wenden. »Ich kontaktiere den Support nicht nur mit typischen Themen, sondern oft zu Fragen rund um Profilerstellungen und wie man meine Ideen am besten umsetzen könnte. Die Antworten kommen immer schnell und es sind sehr kreative Ideen dabei«, freut sich Jäger.

Digitalisierung und Industrie 4.0 haben auch bei Eurogast Spuren hinterlassen und das Unternehmen hat Strategien entwickelt, um mit der Digitalisierung mitzuhalten und diese im Unternehmen weiter zu optimieren. Die Entscheidung die Software von Lobster hinzuziehen, war eine davon. »Damit man auch in der Zukunft noch relevant ist, muss man schauen, dass man dabei bleibt – gerade in der IT«, merkt Jäger an.

Nadine Weinmann

 

Quelle Foto: Eurogast, Compass Communications
Unternehmensporträt: Die Eurogast Gruppe ist ein Zusammenschluss von insgesamt 11 privaten Gastrogroßhändlern, die sich voll und ganz auf die Bedürfnisse der Gastronomie, Hotellerie und der Großverbraucher konzentriert. Und das flächendeckend in ganz Österreich. Eurogast Österreich besitzt für standortübergreifende, österreichweite Projekte auch eine Dienstleistungszentrale mit Sitz in Zams und Kirchdorf. Mehr als 45.000 Gastronomie- und Hotellerie-Betriebe sowie Großverbraucher sind Kunden bei Eurogast. Ein Team von 1.160 engagierten Mitarbeitern und ein hochqualitatives Gastro-Vollsortiment mit über 36.000 Artikeln aus dem Food- und Non-Food-Bereich bieten Kunden eine bunte Palette. Eurogast steht für Vielfalt. Regionalität. Und Professionalität.

 

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