Bisher war die Abgabe des Gewerbesteuerbescheids mit viel Bürokratie und Aufwand verbunden. Durch die Digitalisierung profitieren alle Beteiligten von einfacheren, schnelleren Prozessen. Fast 1.500 Pilotkommunen testen die Einführung aktuell. Erfolgsentscheidend ist die deutschlandweit flächendeckende Umsetzung.

600 verschiedene Papierformate, mehrere Millionen Blatt Papier, hohe Portokosten: In der Vergangenheit hat die Gewerbesteuererklärung viel Bürokratie und Aufwand bedeutet. Für Kommunen, aber auch für Unternehmen mit vielen Betriebsstätten. Das soll sich durch den digitalen Gewerbesteuerbescheid ändern. Immer mehr Steuerberatungen und Softwareanbieter schaffen die technischen Voraussetzungen für einen vollständig digitalen und automatisierten Prozess ohne Medienbrüche. Dieser führt von der maschinellen Datenübertragung an die Finanzämter bis hin zur entsprechenden Verarbeitung in »Mein Unternehmenskonto« in ELSTER. Kommunen, die einen solchen Prozess ermöglichen, entwickeln sich zu einem attraktiven und konkurrenzfähigen Standort.

Zahlreiche Vorteile für Kommunen. Seit 2024 können Steuerpflichtige direkt bei Abgabe ihrer Gewerbesteuererklärung den digitalen Gewerbesteuerbescheid über das ELSTER-Portal beantragen. Der neue digitale Bescheid wird als PDF-Dokument mit eingebettetem XML in das Postfach des ELSTER-Unternehmenskontos zugestellt. Der maschinell lesbare, deutschlandweit einheitliche und rechtswirksame XML-Datensatz ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung in den unterschiedlichen Softwarelösungen der Unternehmen und Steuerberatungen. Während Unternehmen die Bescheide einfach und effizient durch den digitalen Abgleich überprüfen und optional digital widersprechen können, profitieren Steuerberatungen dadurch, dass die Daten automatisch in das Fristenbuch eingelesen werden. Insgesamt läuft die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden schnell und (rechts-)sicher über ein kostenfreies Postfach (siehe Abbildung).

Digitalisierung der Gewerbesteuer: Übersicht des Gesamtprozesses und der Beteiligten.

Bisher haben 110 Kommunen pilotiert, umfassend getestet und das Projekt erfolgreich in die Praxis überführt. Zu den Vorreitern gehört die Stadt Essen, die das Projekt gemeinsam mit Nagarro im Rahmen ihrer Digitalstrategie angegangen ist. Seit einem Jahr hat die Stadt die Möglichkeit, ihre rund 3.500 Gewerbesteuerbescheide im Monat voll- umfänglich digital an ansässige Unternehmen zu verschicken. Die ersten Eindrücke sind durchweg positiv: Es gibt deutlich weniger Bearbeitungsschritte, mehr Transparenz, keine Papierflut, keine Postrückläufer durch ungültige Adressen, keine Medienbrüche bei der Übermittlung, die Kosten für Papier und Porto sind deutlich gesunken und der Arbeitsaufwand für die Sachbearbeiter hat sich erheblich reduziert.

Voraussetzungen schaffen. Grundsätzlich stehen den Kommunen alle Infrastrukturkomponenten bereit für eine erfolgreiche und rechtssichere elektronische Bekanntgabe des digitalen Gewerbesteuerbescheids – und damit auch für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes. Zentral ist die Anbindung an ELSTER-Transfer. Um tatsächlich in die Umsetzung zu kommen, sind zwei Aspekte wichtig: Zum einen die Begleitung und Unterstützung aus Länderarbeitskreisen und dem »ServiceDesk Digitaler Gewerbesteuerbescheid«. Hier können Kommunen den Versand in einem Testsystem erproben und sich mit anderen Kommunen über ihre Erfahrungen austauschen. Zum anderen die Zusammenarbeit mit einem HKR-Hersteller, der in der Regel die technische Installation und Konfiguration übernimmt.

Bis zum Go-live kann es bis zu neun Monate dauern. Bis dahin müssen Kommunen prüfen, ob das jeweilige Fachverfahren die elektronisch bereitgestellten Daten verarbeiten kann. Welche Anforderungen technisch geschaffen werden müssen, ist im Lastenheft definiert. Dann ist zwingend die Anbindung an ELSTER-Transfer im Eingangs- und Ausgangskanal auf einem Server erforderlich. Sofern nicht ohnehin ein solcher Account vorliegt, müssen sich Kommunen einmalig kostenfrei registrieren. Anschließend stellen sie in »Mein ELSTER« die Verfahrensanträge zur automatisierten, standardisierten und sicheren Datenübermittlung. Danach erfolgt die technische Anbindung durch die IT-Abteilung oder den IT-Dienstleister. Im Folgenden setzt der HKR-Hersteller das Lastenheft im Entwicklungssystem um. Zuletzt wird intern die Produktivschaltung vorbereitet. In diesem Zuge verproben Hauptnutzende das Testsystem.

Teil eines internen Veränderungsprozesses. Durch die Digitalisierung ändern sich in den meisten Kommunen die Arbeitsabläufe, Prozesse und organisatorischen Regeln. Zum Beispiel müssen Workflows, Rollenverantwortlichkeiten und Zuständigkeiten beim Datenmanagement angepasst werden. Der interne Change-Prozess vor dem Go-live ist daher entscheidend. Je nach Größe der Kommune sollte zunächst der aktuelle Ist-Zustand erfasst, validiert und dokumentiert werden. Auch wenn der Bearbeitungsprozess bereits lange etabliert und effizient sein mag, lohnt es sich, diesen beispielsweise mittels eines Prozessdiagramms zu visualisieren. Dies erleichtert die Vergleichbarkeit zwischen dem Alt- und Neuprozess erheblich und macht Veränderungen sichtbar. Es empfiehlt sich, in allen Schritten die Sachbearbeitungsebene mit einzubeziehen und anstehende Veränderungen transparent und frühzeitig zu kommunizieren, um die Akzeptanz zu erhöhen.

Nächster Schritt: Elektronischer Zerlegungsbescheid. Eine spezielle Herausforderung im Gesamtprojekt stellt der Zerlegungsbescheid dar. Auch dieser Bescheid soll zukünftig den elektronischen Weg nehmen. Der neue PDF-Zerlegungsbescheid mit eingebettetem XML löst die Formate »ELSTER-Schlüssel in K1« und Papier in NRW ab und ermöglicht einen deutschlandweiten, länderübergreifenden digitalen Versand der Zerlegungsbescheide vom Finanzamt an alle betroffenen Kommunen. Die flachendeckende Einführung in ganz Deutschland ist für dieses Jahr geplant. Perspektivisch ist auch für die Gewerbesteuer-Messbetragsmitteilung vom Finanzamt an die Kommunen eine Umstellung auf das Format PDF/A-3 angedacht.

Norbert Rheindorf,
Line of Business Public Sector,
Nagarro

Illustration: © Seamartini | Dreamstime.com

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Norbert Rheindorf, Line of Business Public Sector, Nagarro

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