Fallen vermeiden – Vorsicht, Fettnäpfchen!

Wo immer Menschen miteinander kommunizieren, sind sie nicht vor Pleiten, Pech und Pannen gefeit. Das ist auch in Softwareprojekten nicht anders. Beispiele aus der Praxis, berichtet mit einem Augenzwinkern.

Kommunikation ist in Softwareprojekten das A und O. Dabei wimmelt es aber vor kleineren und größeren Fettnäpfchen – so wie überall, wo Menschen miteinander zu tun haben. Die folgenden Kommunikations-Fails zeigen auf, was in der Praxis so alles schiefgehen kann. Dabei gilt natürlich: bitte nicht nachmachen!

Wenn’s das oberste Management als Letzter erfährt… Viele Fettnäpfchen lauern in persönlichen Gesprächen. Zum Beispiel im Lenkungsausschuss von Softwareprojekten. Probleme müssen dort natürlich offen angesprochen werden, keine Frage. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist für ein erfolgreiches Projekt schließlich unabdingbar. Das heißt aber nicht, sein Gegenüber mit unerfreulichen Neuigkeiten zu überrumpeln. Problematische Situationen sollten lieber bereits im Vorfeld angekündigt werden und man sollte sich schlau machen, wer bereits darüber Bescheid weiß, und wer nicht. Im Projektlenkungsausschuss das oberste Management mit der Neuigkeit eines roten Projektstatus und Budgetnachforderungen in Millionenhöhe zu überraschen, ist definitiv keine gute Idee.

Ein Projektneuling, der die Zuständigkeiten noch nicht so genau kennt, sollte mit Äußerungen zum Projekt besser sehr vorsichtig sein. Auch wenn er voller Euphorie für das Projekt ist und vor Ideen geradezu sprüht. Lässt er diesem Zustand freien Lauf und spricht von großen Visionen und Veränderungen, kann der Schuss gewaltig nach hinten losgehen. Nämlich dann, wenn für den Neuling unerkannt der Verantwortliche der Kundenseite mit am Tisch sitzt – und mit seinem Projekt so wie es ist sehr zufrieden ist. Große visionäre Veränderungen und damit auch das Projekt sind dann ganz schnell vom Tisch.

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»Und? War das jetzt nett genug!?« Auch das Telefon hält so manches Fettnäpfchen bereit. So sollte man beispielsweise niemals, wirklich niemals, zwei Telefonkonferenzen direkt hintereinander mit derselben Einwahl aufsetzen. Sonst kann es passieren, dass ein stiller Zuhörer einfach dabeibleibt und sich die zweite Konferenz mit anhört; oder, dass sich ein Teilnehmer durch verfrühtes Einwählen unverhofft in der Telefonkonferenz zur Vorbereitung der nachfolgenden Konferenz wiederfindet. So oder so: In beiden Fällen kann das richtig peinlich enden.

Telefonkonferenzen werden auch sehr gerne über die Lautsprecher der Telefone geführt. Die werden allerdings immer besser und können mittlerweile auch Gespräche aus größerer Entfernung glasklar übertragen – und damit ebenfalls unerwünschterweise den Kreis der Konferenzteilnehmer vergrößern. Unterhalten sich Kollegen im Hintergrund, erhöht das im besten Fall nur den Lärmpegel und nervt lediglich. Im schlechtesten Fall gelangen aber Informationen ans Ende der Leitung, die da wirklich nicht hingehören.

Auch wenn es banal klingt: Man sollte immer darauf achten, am Ende eines Telefonats den Hörer richtig aufzulegen. Ansonsten kann es sehr unangenehm werden, wenn der Telefonierende unmittelbar nach dem Ende des Telefonats seinen Kollegen gegenüber am Schreibtisch laut und genervt fragt: »Und? War das jetzt nett genug!?«

Uups! Falscher Empfänger… Ein wahres Minenfeld an Fettnäpfchen halten natürlich die IT-Systeme bereit. Ein falscher Klick, und schon sitzt man in der Tinte. Bei der Weiterleitung von E-Mails zum Beispiel: Einmal nicht aufgepasst und die Mail rauscht dem falschen Empfänger entgegen. Handelt es sich dabei lediglich um die Absprache zum Geburtstagsgeschenk für den Kollegen und man hat ihn nicht aus dem Verteiler entfernt, ist nur die Überraschung versaut. Wird dagegen eine Mail kritisch kommentiert und geht versehentlich an den Absender zurück, kann das sehr, sehr unangenehm werden.

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Powerpoint und Excel bieten ebenfalls Pleiten-Potenzial. Die Notizfunktion in Powerpoint ist zwar äußerst hilfreich, kann der Referent damit doch prima Informationen einfügen, die ihm bei seiner Präsentation helfen; zum Beispiel geplante Aktionen wie »Herrn Maier ansehen und auf eine Reaktion warten«. Macht man aber den Fehler und verschickt die Präsentation nicht als PDF-, sondern als Powerpoint-Datei, sind diese Notizen für alle sichtbar. Auch für Herrn Maier.

Einen wichtigen Bestandteil von Präsentationen bilden häufig Excel-Tabellen. Um große Tabellen dabei nicht verkleinert und unleserlich darzustellen, wird häufig die Excel-Datei selbst eingebettet. Wird die Präsentation jedoch nicht nur gehalten, sondern im Nachgang auch versendet, können die Empfänger die gesamte Datei einsehen – einschließlich der Reiter die zur Berechnung dienen oder anderer vertraulicher Informationen.

Lustige Urlaubsfotos und peinliche Chatnachrichten. Besondere Vorsicht ist auch bei Live-Präsentationen in Meetings geboten. Das, was sich auf dem Bildschirm des Präsentierten abspielt, ist schließlich für alle sichtbar. Inhalte, die eigentlich nicht für das Meeting gedacht waren, aber versehentlich doch den Weg zu den Zuhörern finden, weil die Präsentation nicht den kompletten Bildschirm ausfüllt, sorgen immer wieder für ein großes Hallo. Zum Beispiel der lustige Bildschirmhintergrund mit einem Badehosen-Foto aus dem letzten Sommerurlaub, oder der geöffnete Browser, der allen Meetingteilnehmern offenbart, wonach der Vortragende vorhin in der Mittagspause gegoogelt hat.

Was nicht für die Öffentlichkeit gedacht ist, sollte definitiv geschlossen werden. Das gilt nicht nur für Live-Präsentationen, sondern auch und ganz besonders für Live-Konferenzen am PC-Bildschirm. Hat man seinen Bildschirm für eine solche Konferenz geöffnet, sollte man absolut sicher sein, dass außer der Präsentation alle übrigen Anwendungen zu sind. Bleibt etwa der Chat im Hintergrund geöffnet, poppt bei jeder neuen eingehenden Nachricht eine Meldung auf; und so können die Teilnehmer ganz unverhofft die privaten Chatnachrichten der Kollegen lesen. Zum Beispiel, wenn sie sich danach erkundigen wollen, ob der stets überkritische Herr Müller heute in der Live-Konferenz ausnahmsweise einmal Ruhe gibt oder schon wieder so nervt.

Nicht alles, was schiefgehen kann, geht auch schief. Man muss nicht gleich an Murphy’s Law glauben, demzufolge alles, was schiefgehen kann, auch schiefgehen wird. Aber wo immer Menschen miteinander kommunizieren, wird es auch zu Pleiten, Pech und Pannen kommen. Ganz verhindern lässt sich das vermutlich nie. Aber vielleicht helfen ja die beschriebenen Fails dabei, zumindest einigen der überall herumstehenden Fettnäpfchen erfolgreich auszuweichen.



Nadine Riederer ist CEO von Avision,
einem auf Software Revival spezialisierten IT-Dienstleister
in Oberhaching bei München.

 

Illustration: © retrorocket/shutterstock.com

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