Illustration Absmeier foto freepik
Die konsequente Konsolidierung der IT-Server-Landschaft bei der Bundesagentur für Arbeit zeigt beispielhaft, wie gewinnbringend eine umfassende IT-Dokumentationslösung als Basis für Digitalisierung und Automatisierung ist. Im konkreten Fall wurden alte Systeme zur Lagerverwaltung und für den Einkauf komplett ersetzt und geschickt mit dem ERP-System vernetzt.
Die Bundesagentur für Arbeit in Deutschland betreibt eines der größten und komplexesten Unternehmens-IT-Netzwerke in Europa. Drei redundant ausgelegte Rechenzentren unterstützen die Arbeit von 120.000 Mitarbeitenden an mehr als 1.680 Liegenschaften. Es gibt seit vielen Jahren eine sehr partnerschaftliche Zusammenarbeit mit FNT. Die Softwarelösung FNT Command ist eines von drei großen IT-Systemen der Bundesagentur, das in einem digitalen Zwilling die gesamte IT-Infrastruktur dokumentiert und bei allen Change-Prozessen zum Einsatz kommt. Es bildet die vollständige, solide Basis für alle Planungen, Anschaffungen und Änderungen in den Rechenzentren.
Digitalisierung benötigt verlässliche Daten
Eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung ist eine umfassende, aktuelle und verlässliche Datenbasis, auf der im zweiten Schritt vollautomatisierte Prozesse laufen können, die möglichst wenig menschliche Interaktion benötigen. Damit entstehen die größten Skaleneffekte und Kosteneinsparungen. Häufig gibt es noch eine weitere Hürde: die Einführung einer Automatisierungsplattform, die über Schnittstellen die Steuerung aller beteiligten Systeme übernimmt.
Es ist daher sinnvoll, die Anzahl der eingesetzten Systeme so klein wie möglich zu halten, um die Komplexität des Gesamtsystems beherrschen zu können.
IT-Dokumentation und Automatisierungsplattform in einem
Die Bundesagentur für Arbeit verfolgt daher seit einigen Jahren die Strategie, Einzelsysteme abzubauen und auf wenigen, mächtigen, aber flexiblen Plattformen zu konsolidieren. Sie hat deshalb alle Informationen zur digitalen Infrastruktur, die vorher in Excellisten und Visio-Dateien gespeichert waren, in die IT-Dokumentationslösung FNT Command überführt. Dieses Dokumentationstool ist weit mehr als nur eine Datenbank. Es zeichnet sich dadurch aus, auch komplexe IT-Analysen und Change-Prozesse abbilden zu können. Darüber hinaus besitzt die Lösung die Fähigkeit, nicht nur Daten über Schnittstellen auszutauschen, sondern eine tiefgehende Integration mit anderen IT-Systemen wie einer ERP-Lösung einzugehen.
Das machte es im konkreten, vorliegenden Fall der Bundesagentur für Arbeit möglich, die bestehende Beschaffungssoftware abzulösen und eine direkte Anbindung an das Beschaffungsmanagementsystem von SAP zu erreichen. Bestellungen können damit direkt aus der IT-Planung heraus initiiert und gesteuert werden. Die Software berücksichtigt zudem aktuelle Lagerbestände und löst Bestellungen über das Order-Management nur dann aus, wenn die Artikel nicht vorrätig sind oder der Lagerbestand unter einen bestimmten Grenzwert fällt.
Hochgradige Integration in bestehendes ERP-System
Die Verbindung zwischen FNT Command und dem ERP-System ist bidirektional. Im vorliegenden Use Case der Bundesagentur für Arbeit werden die Informationen über das Eintreffen der bestellten Ware von SAP wieder in FNT Command übernommen und entsprechend vermerkt, um die Planung ausführen zu können. Die Integration mit SAP erspart den Beteiligten dabei die Nachverfolgung der bestellten Waren in verschiedenen Systemen und auch das Management der Artikel im Lager. Gibt es Veränderungen an der Planung, löst dies automatisch entsprechende Aktionen in den anderen Systemen aus, ohne dass manuell nachverfolgt werden muss. Selbst Stornierungen von Bestellungen sind über einen einfachen Dialog in der Software möglich ‒ ein Wechsel zu SAP ist dafür nicht notwendig.
Planung und Ausführung über ein System
Der große Vorteil der neuen FNT-Lösung ist die integrierte Planungsfunktionalität. Das erspart nicht nur ein separates Automatisierungstool, sondern erlaubt einen Zielzustand auszuarbeiten und alle dafür notwendigen Schritte strukturiert und automatisiert zu managen.
»Es ist eine enorme Arbeitserleichterung, aus der Planung direkt Anweisungen für Dienstleister erzeugen, Beschaffungsaufträge generieren und an SAP übergeben zu können. Auch die Übernahme des projektierten Soll-Zustands als neuen Ist-Zustand ist extrem effizient und erhöht die Zuverlässigkeit des Gesamtsystems«, bestätigt Jan Paul, Produktverantwortlicher für FNT bei der Bundesagentur für Arbeit.
»Die Konsolidierung zahlreicher Systeme entlastet die IT und ermöglicht neue Fachverfahren durch Automatisierung. Auch die einfachen und modernen Bedienoberflächen beschleunigen zahlreiche Prozesse«, ergänzt Markus Koch, stellv. Produktverantwortlicher für FNT bei der Bundesagentur für Arbeit.
329 Artikel zu „dokumentation infrastruktur“
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