75 Prozent der Beschäftigten nutzen inzwischen KI-Tools im Arbeitsalltag. Gleichzeitig verfügt jedes dritte Unternehmen über keine klaren Richtlinien für deren Einsatz. Der »Arbeitsplatz-Trendreport 2026« von SPS und der WORKTECH Academy zeigt: Nicht die Technologie selbst wird für Unternehmen zur Herausforderung, sondern ihre Integration in bestehende Kernprozesse.

Die Einführung von KI verändert Arbeitsabläufe derzeit deutlich schneller, als viele Organisationen ihre Richtlinien anpassen können. So stieg innerhalb eines Jahres der Anteil der Beschäftigten, die KI-Tools im Arbeitsalltag nutzen, von 59 auf 75 Prozent. Gleichzeitig blieb der Anteil der Unternehmen ohne klare Richtlinien zur KI-Nutzung nahezu unverändert: 2025 lag er bei 32 Prozent, 2026 bei 33 Prozent.

Zu diesem Ergebnis kommt der neue »Arbeitsplatz-Trendreport 2026« von SPS und der WORKTECH Academy. Für die Studie wurden 679 Beschäftigte und Führungskräfte aus acht Ländern und acht Branchen zu ihrem Arbeitsplatz, zu ihren Präferenzen für die räumliche Arbeitsumgebung, zur Technologienutzung sowie zu ihrer Motivation und ihrem Produktivitätsempfinden befragt.

KI verändert den Arbeitsalltag unterschiedlich stark

Die Technologie wird im Arbeitsalltag sehr unterschiedlich wahrgenommen. Hoch motivierte Mitarbeitende nutzen KI nicht nur dreimal häufiger, sondern auch gezielter – etwa um ihre Arbeitsqualität zu verbessern, Reibungsverluste zu reduzieren und sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Weniger motivierte Beschäftigte setzen KI eher aus Notwendigkeit als aus Überzeugung ein.

Obwohl sich die KI-Nutzung in dieser Gruppe innerhalb eines Jahres von 25 auf 61 Prozent mehr als verdoppelt hat, sorgen sich viele Mitarbeitende um die Auswirkungen der Technologie auf ihre berufliche Zukunft. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) geht davon aus, dass sie sich in den kommenden zwei Jahren aufgrund technologischer Veränderungen erheblich weiterqualifizieren muss. Bei den am stärksten motivierten Mitarbeitenden teilen nur 18 Prozent diese Einschätzung.

Finanzdienstleister nutzen KI besonders intensiv

Fachkräfte nutzen KI vor allem für Recherche und Informationsbeschaffung, das Verfassen von Texten und die Erstellung von Inhalten sowie für administrative oder repetitive Aufgaben. Die höchste Nutzung zeigt sich im Finanzdienstleistungssektor. Dort werden KI-Tools zunehmend zur Informationsverarbeitung und Dokumentenerstellung eingesetzt.

Allerdings finanzieren 15 Prozent der Beschäftigten ihre KI-Tools selbst. Besonders häufig tragen Mitarbeitende in der Versicherungs- und juristischen Branche die Kosten für beruflich genutzte KI-Tools aus eigener Tasche.

Fachkräfte verbringen immer mehr Zeit mit »Arbeit rund um die Arbeit«

Viele Probleme moderner Arbeitsumgebungen entstehen heute weniger durch fehlende Technologien als durch das fehlende Zusammenspiel zwischen Systemen, Prozessen und Arbeitsabläufen. »Es geht nicht wirklich darum, mehr Lösungen für den Arbeitsplatz zu haben. Es geht darum, ob diese Lösungen zusammenwirken«, beschreibt Marnix Mali, Director of Real Estate & Workspace Services bei Booking.com, eine zentrale Herausforderung.

So verbringen Mitarbeitende immer mehr Zeit mit »Arbeit rund um die Arbeit« statt mit eigentlichen Kernaufgaben. 23 Prozent der Befragten empfinden Zeitverluste durch die Suche nach Ansprechpartnern oder Informationen als besonders belastend. Hinzu kommen ineffiziente Arbeitsplätze (17 Prozent) sowie unzureichende Kollaborationstools (17 Prozent).

Produktivität wird unterschiedlich wahrgenommen

Die zunehmenden Reibungsverluste im Arbeitsalltag verändern auch den Blick auf Produktivität. Laut Studie unterscheiden sich die Kennzahlen vieler Unternehmen zur Produktivitätsmessung zunehmend von dem, was Beschäftigte im Arbeitsalltag tatsächlich als Leistung wahrnehmen. »Wir gehen davon aus, dass wir zu einer Art Normalität zurückgekehrt sind, weil wir dieselben übergeordneten Kennzahlen zur Erfolgsmessung verwenden«, sagt Ruth Hynes, Global PDS Research Lead bei JLL. »Aber wenn man genauer hinsieht, was diese Durchschnittswerte tatsächlich beeinflusst, sieht es ganz anders aus.«

So beschreiben weniger motivierte Mitarbeitende Produktivität häufig transaktional – etwa als »beschäftigt bleiben«, »Probleme vermeiden« oder »den Job behalten«. Hoch motivierte Beschäftigte verbinden Produktivität dagegen deutlich häufiger mit Wertschöpfung, Zusammenarbeit und dem Beitrag zu gemeinsamen Unternehmenszielen.

Der Digital Workplace wird zur Integrationsaufgabe

Viele Unternehmen betrachten den Arbeitsplatz als Sammlung einzelner Komponenten. Räume, Technologien, Services und Arbeitsabläufe funktionieren häufig unabhängig voneinander, statt ein abgestimmtes Gesamtsystem zu bilden. Genau darin liegt laut Report jedoch eines der zentralen Probleme moderner Arbeitsumgebungen. Entscheidend wird künftig weniger die Zahl neuer Tools sein als deren Zusammenspiel mit bestehenden Prozessen und Arbeitsabläufen.

Der vollständige »Arbeitsplatz-Trendreport 2026 – Die Kluft zwischen Potenzial und Performance am Arbeitsplatz« von SPS und der WORKTECH Academy enthält alle Ergebnisse, Branchenvergleiche und Analysen zur Entwicklung moderner Arbeitsumgebungen, Workplace-Technologien und KI-Nutzung im Arbeitsalltag.

Dimitri Getsios,
CEO Enterprise Workplace Solutions Continental Europe,
SPS Germany GmbH

SPS ist ein weltweit führender, technologieorientierter Partner zur Unternehmenstransformation. Mit unseren innovativen Enterprise Workplace Solutions ermöglichen wir moderne Arbeitsplatzkonzepte und fördern damit das Mitarbeiterengagement und die Produktivität der Unternehmen. Unsere Angebote im Bereich Technology Business Solutions kombinieren neueste Automatisierungstechnologien mit tiefgreifenden Prozess- und Branchenkenntnissen sowie einem globalen Talent Pool. Dadurch lösen unsere Kunden ihre komplexesten Herausforderungen im Rahmen ihrer digitalen Transformation.

SPS mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, ist international mit über 8.000 Mitarbeitenden in über 20 Ländern tätig und fokussiert sich auf die Branchen Banken, Versicherungen und Gesundheit. Von ihren Kunden auf der ganzen Welt wird SPS mit einem »Weltklasse« Net Promoter Score (NPS) ausgezeichnet.

Bilder: © Adobe Stock, SPS

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Wie viele Menschen profitieren von KI-Tools?

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Rund ein Viertel der für die Statista Consumer Insights befragten Deutschen profitieren im Alltag von Tools, die auf künstlicher Intelligenz basieren (wie zum Beispiel ChatGPT). Damit liegt die Bundesrepublik im Ländervergleich im unteren Mittelfeld. In Indien hat jeder zweite Befragte angegeben, von KI-Tools zu profitieren, in China und Südkorea sind es immerhin noch mehr als…