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Dass der Einsatz künstlicher Intelligenz zukünftig eine Notwendigkeit ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist unbestritten. Dennoch tut sich eine Vielzahl an Unternehmen noch schwer damit, die Technologie konkret zu nutzen. Anhand des Einsatzbereichs Vertrieb zeigt dieser Artikel sechs anschauliche Beispiele, wie KI bei der täglichen Arbeit unterstützen kann.

Künstliche Intelligenz gilt gemeinhin als d-i-e Zukunftstechnologie und ist spätestens seit der Einführung von ChatGPT in aller Munde. Doch obwohl laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage mit 68 Prozent eine überwältigende Mehrheit der KI eine enorme Bedeutung beimisst, setzen bisher lediglich 2 Prozent der befragten Unternehmen generative KI zentral ein, wobei 13 Prozent eine zukünftige Nutzung zumindest planen.

Mit Microsoft Copilot for Microsoft 365 macht der Softwaregigant die Technologie auch für den Mittelstand zugänglich und stellt einen täglichen Helfer bereit, der die Kraft mächtiger Sprachmodelle (Large Language Models, LLM) mit den bekannten Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams kombiniert.

Copilot for Microsoft 365 ermöglicht die Interaktion mit Unternehmensdaten innerhalb des eigenen Microsoft 365 Tenant unter Beachtung der bestehenden Berechtigungsstrukturen, Sicherheits-, Governance- sowie Compliance-Richtlinien. Mit speziellen Verfahren werden die Prompts der Nutzenden mit den jeweils passenden Unternehmensdaten angereichert, bevor sie an die KI gehen. Dadurch können die Informationen verarbeitet werden, ohne dass diese in die KI eintrainiert oder an dritte weitergegeben werden müssen.

Die möglichen Einsatzbereiche und Use Cases sind nahezu unendlich. Besonders leistungsfähig ist Microsoft Copilot bei der Automatisierung der Dokumenten- und Contenterstellung, beim E-Mail-Management, der Planung und Organisation von Meetings, der Datenanalyse und Zusammenstellung von Insights, im Personalwesen und beim Kundensupport.

Für diesen Artikel schauen wir uns einmal an, wie Microsoft Copilot Mitarbeitende im Vertrieb unterstützen kann. Wir stellen sechs konkrete Anwendungsfälle und beispielhafte Prompts vor, wie Sie mit Copilot Ihre Aufgaben schneller erledigen und mehr Zeit für die Kundeninteraktion und den Verkauf aufwenden können.

Teams mit Copilot
Erhalten Sie schnelle Zusammenfassungen von Meetings in Teams, um den Überblick über getroffene Entscheidungen und die nächsten Schritte zu behalten. Dazu können die Transskripte des Meetings von der KI ausgewertet werden.
Mögliche Prompts:
»Fasse das Meeting von heute zusammen und extrahiere die vereinbarten Aktionsschritte.«
»Erstelle eine Liste der beschlossenen Produkteinführungsstrategien der letzten Teams-Besprechung.«
PowerPoint mit Copilot
Erstellen Sie durch die Integration von Analysen und Berichten effektive Verkaufspräsentationen.
Mögliche Prompts:
»Erstelle eine Präsentation, die die Verkaufszahlen des letzten Quartals mit Grafiken und Trends darstellt.«
»Entwickle eine Slide, die die Kundenzufriedenheit mit unserem Produkt XYZ im Vergleich zum Wettbewerb zeigt.«
Outlook mit Copilot
Managen Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz effizient, um schnell auf Kundenanfragen reagieren zu können.
Mögliche Prompts:
»Verfasse eine Antwort auf die Preisnachfrage von Kunde XYZ, die auch Zusatzprodukte hervorhebt.«
»Erstelle einen Entwurf für eine Follow-up-E-Mail nach der Produkt-Demo mit Feedback-Fragen.«
Word mit Copilot
Nutzen Sie Copilot für die schnelle Erstellung und Überarbeitung von Verkaufsdokumenten und Vorschlägen.
Mögliche Prompts:
»Optimiere das letzte Verkaufsangebot für Kunde XYZ um klarere Nutzenargumente.«
»Erstelle eine Zusammenfassung des technischen Whitepapers für nicht-technische Entscheidungsträger.«
Excel mit Copilot
Analysieren Sie Verkaufsdaten, um Einblicke in Trends und Leistungsindikatoren zu gewinnen.
Mögliche Prompts:
»Zeige eine Prognose für das nächste Quartal basierend auf den Verkaufstrends der vergangenen sechs Monate.«
»Erstelle eine Kundensegmentierung nach Umsatzgröße und Kaufhäufigkeit.«
Microsoft 365 Chat mit Copilot
Analysieren Sie Kommunikationstrends mit wichtigen Kunden, um Verkaufschancen zu identifizieren.
Mögliche Prompts:
»Analysiere die Chats mit dem Kunden X und identifiziere Themen, die eine Verkaufsmöglichkeit sein könnten.«
»Erstelle einen Bericht über die meistdiskutierten Produktmerkmale in den letzten Kundenchats.«

Die aufgezeigten Beispiele veranschaulichen, dass KI mit Microsoft Copilot keine Raketenwissenschaft ist, sondern mit den richtigen Prompts die Arbeit mehrerer Stunden oder gar Tage innerhalb von Sekunden erledigen oder zumindest eine ordentliche Grundlage dafür schaffen kann. Copilot hilft dabei, Informationen schneller zu verarbeiten, Entscheidungen zu dokumentieren und Präsentationen oder Verkaufsmaterialien mit einem hohen Grad an Professionalität zu erstellen.

Damit das funktionieren kann, muss Copilot für Microsoft 365 sauber im Unternehmen aufgesetzt sein. Das sorgt auch dafür, dass Datenschutz und Sicherheit gewährleistet bleiben. Für die Einführung im Unternehmen bieten ausgewählte Microsoft-Partner – wie abtis speziell für den Mittelstand – passende Roadmaps und Workshops an.

Unternehmen, die sich für die Zukunft aufstellen wollen, sollten jetzt in KI-Strategien investieren und sich auf die Implementierung dieser Technologien vorbereiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Vorteile Künstlicher Intelligenz voll auszuschöpfen. Wer schnell echte Erfolge erzielen möchte, sollte sich einen erfahrenen Lotsen zum Einstieg in Microsoft Copilot suchen – diese Investition in Know-how zahlt sich immer aus.

Viktor Neugebauer, Business Development

https://www.abtis.de/workplace/m365-copilot

Artikel zu „KI Copilot“

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13. April 2024

Mit dem »Copilot« integriert Microsoft generative KI in alle Tools und Produkte von Microsoft 365. Die Leistungsfähigkeit und Vorteile des intelligenten Assistenten sind beeindruckend, dennoch ist der Vertrieb für Partner kein Selbstläufer. Seit der kostenlosen Verfügbarkeit von ChatGPT ist die Begeisterung für generative KI ungebrochen. Einer Umfrage des Marktforschungsinstituts Gartner aus November 2023 zufolge…