Die E-Rechnung ist kein Zukunftsprojekt mehr, sondern in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Realität. Immer mehr europäische Länder führen eine gesetzliche Verpflichtung dazu ein. Unternehmen, die jetzt nicht handeln, riskieren nicht nur Bußgelder, sondern auch Wettbewerbsnachteile. Die Umstellung bietet enorme Chancen: mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Transparenz.
Ricoh zeigt sieben praxisnahe Schritte, wie der Einstieg in die E-Rechnung sicher gelingt.
1. Das regulatorische Umfeld verstehen
Die E-Rechnung ist mehr als ein digitales PDF. Sie steht für strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten, die automatisiert verarbeitet werden können. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Übergangs- und Staffelregelungen sind bereits aktiv. Das bedeutet für Unternehmen: Wer sich jetzt nicht vorbereitet, gerät unter Zeitdruck. Prüfen Sie daher frühzeitig, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD, XML) und Übertragungswege in Ihrem Umfeld relevant sind.
2. Eigene Prozesse und Systeme analysieren
Bevor Unternehmen umstellen, sollten sie ihre aktuelle Systemlandschaft und Rechnungsprozesse genau kennen. Wo gibt es manuelle Arbeitsschritte? Sind ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme API-fähig und mit E-Rechnungsnetzwerken kompatibel? Eine gründliche Bestandsaufnahme deckt Schwachstellen auf und hilft dabei, den Modernisierungsbedarf realistisch zu planen. Hier müssen viele Unternehmen noch ihre Hausaufgaben machen, denn der Handlungsdruck wächst. Unternehmen, die Rechnungen digital verarbeiten, profitieren von schnelleren Zahlungen und besserer Liquidität, die einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellen.
3. Klare Ziele und KPIs festlegen
Ein E-Rechnungsprojekt ist kein reines IT-Thema, sondern ein unternehmensweiter Veränderungsprozess. Ohne klare Ziele fehlt die Orientierung und der Erfolg bleibt schwer messbar. Definieren Sie deshalb von Beginn an präzise Key Performance Indicators (KPIs), zum Beispiel:
- durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung
- Automatisierungsgrad (Straight-Through-Processing)
- Fehlerquote und manuelle Nachbearbeitung
- Days Sales Outstanding (DSO) und CO₂-Reduktion
Diese Kennzahlen helfen, Fortschritte sichtbar zu machen und die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern. Je klarer der Nutzen ist (höhere Transparenz, weniger Fehler), desto eher setzen Mitarbeitende neue Prozesse um.
4. Das richtige Implementierungsmodell wählen
E-Rechnungsprozesse basieren meist auf APIs oder Middleware, die Systeme und Netzwerke miteinander verbinden. Unternehmen haben zwei Optionen: eigene Entwicklung oder Zusammenarbeit mit einem externen Partner.
Während Inhouse-Modelle volle Kontrolle bieten, sind sie oft ressourcenintensiv. Externe Partner bringen Technologie, Erfahrung und Best Practices für eine schnellere Umsetzung mit.
Wählen Sie einen ganzheitlich denkenden Anbieter wie Ricoh, der den gesamten Prozess abdeckt – von der Vorbereitung über die Automatisierung bis zur revisionssicheren Archivierung. Achten Sie auf Skalierbarkeit, Compliance, Integrationsfähigkeit und Support. Eine gute Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen.
5. Systeme integrieren und den Go-Live planen
Der Go-Live markiert den entscheidenden Schritt in den operativen Betrieb. Testen Sie frühzeitig, ob Rechnungen korrekt erstellt, übertragen und empfangen werden. Schulen Sie Ihre Teams, richten Sie Support- und Eskalationswege ein und informieren Sie Geschäftspartner rechtzeitig über die Umstellung. Eine stabile Integration und klare Kommunikation sind die Basis für einen reibungslosen Start.
6. Change Management aktiv gestalten
Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur Systeme, sondern auch Menschen und Arbeitsweisen. Binden Sie insbesondere Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb frühzeitig ein. Gezielte Schulungen bauen Vorbehalte ab und verankern neue Prozesse. Wenn Mitarbeitende den Nutzen verstehen – weniger Fehler, mehr Transparenz, weniger Aufwand – unterstützen sie die Veränderung aktiv. Auch Lieferanten und Kunden sollten frühzeitig eingebunden werden, um Unterbrechungen im Rechnungsfluss zu vermeiden.
7. Performance messen und kontinuierlich verbessern
Nutzen Sie Reports und Dashboards, um Automatisierungsquoten, Durchlaufzeiten und Kosteneinsparungen im Blick zu behalten. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten, um Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale zu nutzen. So stellen Sie sicher, dass Compliance, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit langfristig erhalten bleiben und Ihr Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpft.
Digitale Rechnungsprozesse mit Ricoh Intelligent Data Exchange (RIDX). Mit Ricoh Intelligent Data Exchange (RIDX) bietet Ricoh eine End-to-End-Lösung, die weit über gesetzliche Anforderungen hinausgeht. RIDX automatisiert den gesamten Rechnungsprozess – vom Eingang über die Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung. Oberstes Gebot dabei ist die Beibehaltung vorhandener Infrastruktur und vorhandener Softwareumgebungen.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Formatunabhängige Erfassung (PDF, XML, Papier)
- Automatisierte Datenextraktion und Validierung
- Anbindung an vorhandene ERP-, Buchhaltungs- und Workflow-Systeme
- Integration führender E-Rechnungsnetzwerke (Peppol, ZRE, SDI etc.)
- Echtzeit-Transparenz und sichere, revisionskonforme Archivierung
- Erfüllung aller aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Anforderungen nach CTC und ViDA
Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht, sie ist ein Innovationsmotor. Unternehmen, die jetzt handeln, sparen Kosten, reduzieren CO₂-Emissionen und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Mit Erfahrung, Technologie und Beratung begleitet Ricoh Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft, sodass Menschen und Prozesse erfolgreich zusammenwirken können.
Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing Central & Eastern Europe und New Work Experte bei Ricoh Deutschland
https://www.ricoh.de/support/invoicing/
Illustration: © Agsandrew | Dreamstime.com
271 Artikel zu “ E-Rechnung“
Trends 2025 | News | Trends Wirtschaft | Business | Business Process Management | Trends Geschäftsprozesse | Geschäftsprozesse
Jeder Vierte schreibt Rechnungen noch per Hand – trotz geltender E-Rechnungspflicht
Gründer und Selbstständige nutzen bei der Buchhaltung häufig noch manuelle Prozesse. Ein Fünftel der Befragten gibt an, Finanzen im Kopf zu verwalten. Die E-Rechnungspflicht ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Pflicht – doch viele Selbstständige arbeiten weiterhin mit manuellen Tools. Eine Umfrage von sevdesk by Cegid macht deutlich: Bei der Digitalisierung von…
News | Business | Business Process Management | Geschäftsprozesse
Was wir von Skandinavien lernen können – 5 Strategien für zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse
Skandinavien macht es vor, wie E-Invoicing funktionieren kann: Einheitliche Standards, durchgängige Automatisierung und klar strukturierte Prozesse sorgen dort für reibungslose Abläufe – und spürbare Effizienzgewinne. In Deutschland galt diese Pflicht bis Ende 2024 nur für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern – erst seit dem 1. Januar 2025 müssen nun alle Unternehmen strukturierte elektronische…
News | Business | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Lösungen | Tipps
Was Mittelständler jetzt rund um die E-Rechnung-Compliance wissen sollten
Ab dem 1. Januar 2025 veränderte sich der Rechnungsaustausch im B2B-Sektor grundlegend. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein Teil des digitalen Transformationsprozesses, den das Bundesfinanzministerium im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorantreibt. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das, dass sie gezwungen sind, ihre Prozesse zeitnah an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Neue Rahmenbedingungen ab 2025 Künftig gilt…
News | Cloud Computing | ERP | Geschäftsprozesse
E-Rechnungen direkt aus SAP versenden – xSuite erweitert Cloud-Plattform eDNA
Mit der jüngsten Erweiterung der cloudbasierten E-Rechnungsplattform eDNA ermöglicht xSuite nun auch den Versand von Debitorenrechnungen aus SAP-Systemen.
News | Business | Geschäftsprozesse | Produktmeldung
xSuite stellt neue Funktion für E-Rechnungs-Versand aus SAP vor
Die cloudbasierte E-Rechnungsplattform xSuite eDNA kann jetzt beides: E-Rechnungen annehmen und aus SAP versenden. In vielen Ländern weltweit – in Europa u. a. Deutschland, Polen und Frankreich – wird der Versand von E-Rechnungen in den nächsten ein bis fünf Jahren verpflichtend. SAP-Anwenderunternehmen stellt die xSuite Group dafür jetzt eine Erweiterung ihres Produkts xSuite eDNA (electronic…
News | Business | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Tipps
E-Rechnung: Ja, aber nicht am User vorbei
Die Verarbeitung von E-Rechnungen steht aktuell in vielen Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. Wichtig ist dabei, dass die Bedienfreundlichkeit bei der Einführung der E-Rechnung nicht vergessen wird. Ein einheitlicher Sichtbeleg baut eine Brücke zu den Menschen im Prozess. Auch wenn der Fokus bei der E-Rechnung auf der Automatisierung von Prozessen liegt, bleibt es…
News | Business | Business Process Management | Digitalisierung | Geschäftsprozesse
Von der Pflicht zur Kür: E-Rechnung fördert Digitalisierung
Die elektronische Rechnung wird zum Treiber der Digitalisierung in deutschen Büros. Corinna Hölzel, Senior Product Marketing Managerin bei d.velop zeigt, wie Unternehmen davon profitieren. Seit Januar dieses Jahres ist die elektronische Rechnung nun in Deutschland Pflicht. Seither sollten alle B2B-Unternehmen Rechnungen in den vorgesehenen Formaten zumindest empfangen können. Durch die Umstellung sollen Geschäftsprozesse vereinfacht und…
News | Business | Business Process Management | Digitalisierung | Effizienz | Geschäftsprozesse
Von der Pflicht zur Effizienz: Wie E-Rechnungen Geschäftsprozesse optimieren
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Unternehmen, die das Thema frühzeitig angehen, haben mehr Zeit, ihre Prozesse anzupassen und Fehler zu vermeiden. Wer wartet, riskiert Engpässe bei der Umstellung und hohe Aufwände in letzter Minute. Unabhängig von der Verpflichtung bietet E-Invoicing Unternehmen zahlreiche Vorteile und löst Fragestellungen, die bislang Probleme verursacht…
News | Geschäftsprozesse | IT-Security | Services
Die E-Rechnung ist da: Haben Sie auch an Ihre E-Mails gedacht?
Die erste Etappe ist geschafft, aber die Reise ist noch lange nicht zu Ende. Seit knapp zwei Monaten ist die E-Rechnungspflicht offiziell aktiv. Sind E-Mails ebenfalls Teil Ihrer E-Rechnungsstrategie? Laut Expterten fallen E-Mail-Daten gerne mal unter den Tisch. Und das, obwohl auch sie korrekt archiviert werden müssen. Zur Erinnerung: Die E-Rechnungspflicht im Überblick Seit…
News | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Produktmeldung
E-Rechnungen effizient und einfach erstellen
TEAM GmbH präsentiert neues ZUGFeRD-Plugin für JasperReports in Oracle-Umgebungen. Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen («E-Rechnungen«) im B2B-Bereich verpflichtend. Mit ZUGFeRD (»Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland«) existiert auch schon ein vom Gesetzgeber anerkannter Standard für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Der Paderborner IT-Dienstleister TEAM GmbH hat für seinen Jasper4Oracle-Server, der auf…
News | Business | Geschäftsprozesse | Services
E-Rechnungspflicht ab 2025: Unternehmen müssen jetzt strategisch handeln
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland Realität und erfordert umfassende Anpassungen der Rechnungserstellungs-, prüfungs- und bearbeitungsprozesse. Eine aktuelle Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) zeigt, dass Unternehmen das Thema zwar auf der Agenda haben, aber dennoch größtenteils weiterhin E-Mail für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen nutzen [1].…
News | Business | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Services
E-Rechnung – Die 5 häufigsten Irrtürmer
Faktencheck und Ratschläge für eine erfolgreiche Vorbereitung auf die kommende E-Rechnungspflicht. Während manche Solo-Selbstständige sie vielleicht noch erfolgreich verdrängen, stecken einige Großunternehmen schon mitten in der Vorbereitung oder haben bereits entsprechende Lösungen implementiert. Klar ist: die E-Rechnung kommt und das schrittweise ab 2025. Doch längst nicht allen Betroffenen ist klar, was genau eigentlich eine…
News | Business | Business Process Management | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Tipps
Einführung der E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und Auswirkungen auf Kosten und Effizienz
Im Rahmen des sogenannten Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber für viele Unternehmen eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen eingeführt, die ab 2025 greift. Dabei müssen Unternehmen bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen einige Anforderungen erfüllen, damit Rechtssicherheit besteht. Auch auf die Ausgaben sowie die Effizienz von Unternehmen hat die Integration der E-Rechnung großen Einfluss. Diese Regelungen…
News | Business | Lösungen | Ausgabe 9-10-2024
Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes auf das Rechnungswesen – Die E-Rechnung: Pflicht und Chance zugleich
Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetz sind Rechnungen auf Papier oder als PDF angezählt: Ab dem neuen Jahr müssen Rechnungen, die Unternehmer anderen Firmen stellen, in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Für das Rechnungswesen bringt diese Vorgabe einige grundlegende Veränderungen mit sich. Jedoch sollten Unternehmen das Wachstumschancengesetz nicht als reine Pflichtaufgabe betrachten, sondern vor allem die Chancen in der Umsetzung erkennen und nutzen.
News | Trends 2024 | Digitale Transformation | Trends Geschäftsprozesse | Digitalisierung | Geschäftsprozesse
Digital Office Index 2024: Erst die Hälfte der deutschen Unternehmen schreibt E-Rechnungen
Papierbasierte Büro- und Verwaltungsprozesse hemmen die Digitalisierung des Mittelstands. Wie steht es um die Digitalisierung deutscher Unternehmen? Sie schreitet strategisch und auf allen Ebenen voran. Trotzdem gibt es noch Lücken und Hürden, wie bei der elektronischen Rechnungsstellung und der Ablösung papierbasierter Geschäftsprozesse. Der Branchenverband Bitkom beleuchtet in seiner Studie »Digital Office Index 2024« den…
News | Business | Digitalisierung | Geschäftsprozesse | Tipps
E-Rechnung ab 2025: So bereiten sich Unternehmen in Deutschland optimal auf die Pflicht vor
Ab 2025 wird eine Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung für alle Unternehmen eingeführt, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Die Art und Weise, wie Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen stellen, steht vor einem grundlegenden Wandel. Ab 2025 wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, in Deutschland zur Pflicht. Diese Umstellung ist nicht nur ein bedeutender Schritt…
News | Business | Digitalisierung | Ausgabe 7-8-2024
Ganzheitliche Digitalisierung von Unternehmensprozessen – Fit für die E-Rechnung oder Wettlauf mit der Zeit?
Bis zum Jahresende dürfte noch das eine oder andere Unternehmen ins Schwitzen geraten: Grund dafür sind umsatzsteuerliche Regelungen im Wachstumschancengesetz. Ihnen zufolge müssen Firmen jeder Größe ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Höchste Zeit also, aktiv zu werden und für den technologischen Unterbau beziehungsweise die erforderlichen Projektstrukturen zu sorgen.
News | Business | Geschäftsprozesse | Lösungen
Handwerksbetriebe: Warum E-Rechnungen die Chance zur Digitalisierung sind
Aus Pflicht, wird Kür – ab 2025 fordert der Gesetzgeber von Unternehmen, für B2B-Geschäfte E-Rechnungen ausstellen zu können. Eine Herausforderung für Handwerksbetriebe, die bislang nicht auf digitale Rechnungsstellung gesetzt haben. Eine Umstellung auf eine ganzheitliche Handwerkersoftware für alle betrieblichen Belange wird aber nicht nur die rechtlichen Pflichten erfüllen, sondern die gesamte Firma modernisieren und für…
News | Digitalisierung | Geschäftsprozesse
Zugangstor in die globale E-Rechnungswelt
xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) ist eine neue Cloud-Applikation und geeignet für alle E-Rechnungsformate. Die neue Rechnungsplattform, nimmt als »Single Point of Connection« unterschiedlichste E-Rechnungsformate an und wandelt diese in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format um. Sie fungiert als Zugangstor in die E-Rechnungswelt der verschiedensten Länder. In einer späteren Version wird die Software zusätzlich auch elektronische Rechnungen für den Versand erstellen können.
News | Business | Business Process Management | Geschäftsprozesse
Die E-Rechnung: Mehr als eine lästige Pflicht
Ab dem 1.Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu archivieren – so sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Spätestens ab 2028 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen auch im neuen Format ausstellen. Unternehmen sollten die Umstellung als Chance begreifen, meint Corinna Hölzel, Product Marketing Managerin bei d.velop. Die Digitalisierung…