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Auch wenn es vielleicht nicht immer so wirkt: Behörden und Kommunen konnten in den letzten Jahren in Sachen Digitalisierung einige Erfolge verzeichnen. Ganz rund läuft es allerdings nicht immer, denn für viele Mitarbeitende gehören analoge Prozesse weiterhin zum Alltag und sorgen für Ineffizienzen. d.velop hat in einer Umfrage die Top 5 der analogen Problemfelder ermittelt und zeigt auf, wie man diese erfolgreich modernisieren kann [1].

Urkunden und Dokumente auf Papier

Das papierlose Büro wird inzwischen seit Jahrzehnten prognostiziert und propagiert. Verschwunden ist der Zellstoff aus den Verwaltungen allerdings immer noch nicht. Im Gegenteil: So sagen mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Mitarbeitenden in der Verwaltung, dass das Ausstellen von Urkunden oder anderen Dokumenten noch weitgehend oder vollständig analog abläuft. Dies sorgt nicht nur für zusätzlichen Aufwand in den Dienststellen, sondern auch für Wartezeiten bei Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Digitale Aktenlösungen, besonders die eAkte, ermöglichen die rechtssichere und vollständig digitale Verwaltung von Dokumenten und die Integration in zahlreiche bereichsspezifische Fachverfahren. Zwar darf noch nicht bei allen Dokumenten eine digitale Signatur aufgebracht werden, was eine durchgängig digitale Aktenführung ermöglichen würde. Die Bundesregierung plant allerdings, notarielle Online-Verfahren auszuweiten [2].

Posteingang und Postausgang

Weit vorne bei den analogen Verwaltungsprozessen ist auch der Postein- und -ausgang. 36 Prozent der Befragten geben an, dass hier noch weitgehend analoge Prozesse vorherrschen. Damit ist auch ein hoher Zeitaufwand für das Drucken und Scannen von Dokumenten verbunden. Außerdem führt postalischer Versand zu Wartezeiten und ist aufgrund des Papierverbrauchs auch im Sinne der Nachhaltigkeit problematisch. In 16 Prozent der Verwaltungen ist zudem noch das Faxgerät im Einsatz. Hier gibt es zwar keine Wartezeiten, dennoch wird Papier verbraucht und der Prozess ist umständlich. Zudem ist die langfristige Lesbarkeit ausgedruckter Faxe nicht immer gegeben. Heute existieren einfache und sichere digitale Alternativen, die sich auch für den Empfang von Rechnungen und elektronischen Rechtsverkehr eignen. Mit digitalen Akten und automatisierten Posteingangs- und Rechnungsprozessen ist der Überblick über alle Vorgänge sichergestellt und es gibt kein Papierchaos mehr. Das gilt übrigens auch für E-Rechnungen.

Ablage und Archiv

Aktenschränke und der klassische graue Ordner sind noch immer Alltag – zumindest für jeden dritten (34 Prozent) in der Verwaltung beschäftigten Mitarbeitenden. Analoge Ablagen und Archive sind ein enormer Zeitfresser, schließlich müssen die benötigten Informationen noch händisch gesucht werden. Dokumentenmanagementsysteme können Abhilfe schaffen und unterstützen nicht nur mit revisionssicherer Ablage, sondern bieten auch eine KI-gestützte Suche.

Interne Anträge und Genehmigungen

Geht es um Urlaub, Kostenerstattung oder wird neues Büromaterial benötigt, müssen in der Regel Anträge gestellt werden. Jeder fünfte Mitarbeitende (20 Prozent) muss den Urlaub noch analog beantragen. Über alle Anträge hinweg ist der Anteil mit 30 Prozent sogar noch größer. Dabei müsste sich eigentlich niemand mehr mit solchen Prozessen herumschlagen. Automatisierungsplattformen ermöglichen es heute, Formulare zu erstellen und Abläufe zu automatisieren – mit wenigen Klicks und mit wenig bis gar keinen IT-Kenntnissen.

Bewerbungen

In einer Zeit, in der Bewerbungen per One Click oder direkt aus Job-Portalen heraus zum Standard gehören, kann es sich die öffentliche Hand nicht leisten, Talente durch komplexe Prozesse zu verschrecken. Im Wettbewerb um rare Fachkräfte ist die Time-to-Hire entscheidend. Diese Zeitspanne gibt an, wie lange die Personalabteilung benötigt, um ausgewählte Kandidatinnen oder Kandidaten einzustellen. Im Zuge der durchgängigen Digitalisierung der HR-Abteilung lässt sich diese Zeitspanne durch automatisierte Prozesse sowie im zweiten Schritt durch digitale Personalakten erheblich reduzieren. Nebenbei werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und Digitalisierung wirkt sich in der Regel positiv auf die Kostenstruktur aus.

[1] Die zitierte Umfrage wurde von d.velop in Auftrag gegeben und von YouGov durchgeführt. Die Daten dieser Befragung basieren auf Online-Interviews mit Mitgliedern des YouGov Panels, die der Teilnahme vorab zugestimmt haben. Für diese Befragung wurden im Zeitraum vom 8. bis 15. Juli 2025 insgesamt 518 Personen in Deutschland befragt, die in der öffentlichen Verwaltung (Kommunen, Städte, Länder, Bund, Hochschulen und Universitäten) tätig sind.

[2] https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/kabinett-notarielle-verfahren-2403474

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