2016 stellte die Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft die Weichen für digitale Prozesse und eine zentrale Bündelung der Unternehmensinformationen. Eine ECM-Plattform bildet hierfür seither das Fundament. Ziele waren neben Rechtssicherheit und Compliance auch eine optimierte Zusammenarbeit sowie höhere Effizienz im Arbeitsalltag.

Die 1902 gegründete Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft (NWS) erbringt mit rund 2.400 Mitarbeitenden Sicherheitsdienstleistungen unter Einsatz innovativer Technik. Dank umfassender Expertise entwickelt sie maßgeschneiderte Lösungen für höchste Ansprüche, seit 2007 in vierter Eigentümergeneration. Mit rund 118 Millionen Euro Umsatz im Geschäftsjahr 2024 gehört die NWS zu den größten Sicherheitsdienstleistern in Deutschland.

Im Sinne der Nachhaltigkeit war das Familienunternehmen 2016 auf der Suche nach einer Digitalisierungsplattform. Es ging darum, die Dokumentenverwaltung zu modernisieren und die internen Prozesse papierlos zu gestalten. Denn traditionell manuelle Abläufe wie die Ablage von und die Suche nach Dokumenten und Belegen führten zu unnötig hohem Zeit- und Ressourcenaufwand. Gefragt war eine zentrale und rechtssichere Archivierung, die schnellen Zugriff von allen Standorten aus sowie eine bessere Übersicht über die Informationen gewährte.

Wenig Transparenz und Effizienz aufgrund verteilter Systeme. Bis 2016 befanden sich Dokumente und Informationen bei der NWS auf verschiedenen Systemen. Auch für die Teamarbeit kamen unterschiedliche Anwendungen zum Einsatz. Zudem sah man sich im Rechnungsmanagement mit steigenden Anforderungen an Effizienz und Compliance konfrontiert. Täglich in verschiedenen Formaten wie PDF, ZUGFeRD oder XML eingehende Rechnungen waren rasch und korrekt zu erfassen, zu prüfen und freizugeben.

Suboptimal stellte sich außerdem die Verwaltung der Vielzahl an Verträgen und Personalakten dar. Das Nachverfolgen von Fristen und Inhalten, aber auch die manuelle Bearbeitung der jeweiligen Vorgänge beanspruchten viel Zeit. Und nur mit Mühe ließen sich die gesetzlichen Datenschutzvorgaben gemäß DSGVO sowie die GoBD-Grundsätze zuverlässig einhalten.

Flexible und ausbaufähige Digitalisierungsplattform. Daher entschied die NWS, die Digitalisierung auf ein unternehmensweites Niveau zu heben. Ziel war, die Prozesse effizienter zu steuern und nicht ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Dafür bedurfte es einer Plattform für eine ganzheitliche Sicht auf Abläufe und Informationen, die sich nahtlos in die vorhandenen IT-Systeme integrieren ließ. Die ELO ECM Suite des Stuttgarter Herstellers von Software für Enterprise-Content-Management (ECM) ELO Digital Office erfüllte – als flexibles, skalierbares und zentrales System für Informationsmanagement – diese Anforderungen.

Die NWS analysierte zunächst im engen Schulterschluss mit dem betreuenden IT-Dienstleister die Prozesse. Dann erstellte man ein Umsetzungskonzept als Grundlage für die Implementierung der Software durch die smoodi.consulting GmbH.

Eingangsrechnungen und Verträge durchgängig und nachvollziehbar managen. Für eine automatische Klassifizierung und Datenextraktion aller Eingangsrechnungen wurde die ECM-Suite 2020 um den ELO DocXtractor ergänzt. Dieser erkennt und analysiert Belege formatunabhängig, extrahiert relevante Daten und überträgt sie zur automatischen Weiterverarbeitung an die damit verbundene Fachbereichslösung ELO Invoice. Ein vorkonfigurierter Workflow leitet die Rechnungen an die zuständigen Stellen weiter und unterstützt das Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe. Auch E-Rechnungen lassen sich darin gesetzeskonform einbinden. Zudem wurde die ECM-Suite eng mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV verknüpft. Dies optimiert den medienbruchfreien Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Buchung.

Seit Mitte 2022 bildet ELO Contract sämtliche Verträge in einer digitalen Vertragsakte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg digital ab – sprich verwaltet und archiviert sie. Relevante Informationen sind so jederzeit zentral abrufbar. Kalender- und Erinnerungsfunktionen warnen rechtzeitig vor Ablauf- oder Kündigungsfristen. Über das Dashboard behält die Rechtsabteilung alle Vertragsverpflichtungen, -fristen und Wiedervorlagen im Blick – und kann Berichte und Analysen erstellen. Risiken und Verwaltungsaufwand bleiben so überschaubar.

HR-Dokumente mit der digitalen Personalakte DSGVO-konform verwalten. ELO HR Personnel File bündelt dagegen alle HR-Dokumente DSGVO-konform, verwaltet und archiviert sie. Die Plattform für Personalverwaltung automatisiert Routineprozesse wie die Fristenüberwachung oder die Pflege der Stammdaten. Dank der Kombination aus Berechtigungssystem und Verschlüsselungsmechanismen erhalten nur Autorisierte Zugang zu den sensiblen Daten. Über die Anbindung an die genutzten HR-Systeme werden Stammdaten automatisch synchronisiert und stets aktuell gehalten. Dies stellt nicht nur Datensicherheit und Compliance sicher, auch das Risiko verpasster Fristen geht gegen Null.

Fit für die Zukunft dank digitalem Informationsmanagement. Die ECM-Lösung sorgt für die zentrale Bündelung der Geschäftsinformationen – und damit die anvisierte 360-Grad-Digitalisierung. So lassen sich alle Inhalte strukturiert und rechtskonform ablegen und wieder abrufen. Das System optimiert die interne Zusammenarbeit sowie die Übersicht über Dokumente – und gewährleistet durch umfassende Zugriffskontrollen und Verschlüsselungen die Einhaltung der GoBD und DSGVO.

Die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten war ein vielversprechender Ansatz, um Arbeitslasten und Fehlerquellen zu verringern. Damit sanken im Rechnungsprozess die Durchlaufzeiten, zugleich erhöhte sich die Prozesssicherheit. Im Personal- und Vertragswesen reduziert das Fristenmanagement das Risiko verpasster Termine; Vertragsvorlagen liegen stets aktualisiert vor. Insgesamt wurden die Kosten Compliance-konform sowie nachhaltig gesenkt und die Reaktionsgeschwindigkeit gesteigert. Last but not least unterstützt das System künftige Digitalisierungsinitiativen.

Sabina Merk,
freie Journalistin

Illustration: © Chor muang | shutterstock.com;
Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft mbH

445 Artikel zu „ECM Digitalisierung“

News | Veranstaltungen

ELO ECM-Tour 2025:
Digitalisierungslösungen live erleben

28. April 2025

Ab dem 15. Mai 2025 ist der Softwarehersteller für Enterprise-Content-Management (ECM) ELO Digital Office mit seiner beliebten Eventreihe wieder unterwegs durch ganz Deutschland. Ihren Auftakt macht die ELO ECM-Tour in Fürth. Acht weitere Stationen folgen zwischen Mai und Oktober. Zu den inhaltlichen Schwerpunkten zählen in diesem Jahr die Themen „Next Level für Ihre Digitalisierung“, Künstliche Intelligenz (KI) im Dokumentenmanagement sowie die E-Rechnungspflicht. Das Programm bietet zahlreiche Impulse für Digitalisierungsvorhaben in Unternehmen und Organisationen jeglicher Branche und Größe. Ob in Form hochkarätiger Fachvorträge, aktueller Best-Practice-Berichte namhafter Kunden oder spannender Workshops.

Sabina Merk, freie Journalistin

Illustration: © Chor muang | shutterstock.com; Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft mbH

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Sabina Merk,
freie Journalistin

Illustration: © Chor muang | shutterstock.com;
Nürnberger Wach- und Schließgesellschaft mbH