Warum der Mensch im Mittelpunkt der Arbeitsplatzstrategie stehen sollte, welche Rolle Technologie dabei spielt und wie sie Kosten sparen kann.
Flexible Arbeitsformen sind zwar weltweit verbreitet, aber kein Garant dafür, dass die Mitarbeitenden zufrieden sind. Ein Hauptgrund für diese Unzufriedenheit ist die unzureichende technologische Ausstattung am Arbeitsplatz. Vom Mangel an geeigneten Besprechungsräumen bis hin zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Kollegen an anderen Standorten gibt es eine Reihe von Hindernissen am Arbeitsplatz, die sich auf die Zufriedenheit und das Engagement der Belegschaft auswirken.
Die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen ist auch für viele deutsche Unternehmen von zentraler Bedeutung, um die Produktivität zu steigern, ihre Aufgaben nachhaltiger zu erfüllen und damit letztlich Kosten zu sparen. Der Wunsch von Führungskräften wie auch von Mitarbeitenden nach effizienteren Geschäftsprozessen treibt die Nachfrage nach Prozessautomatisierung und Collaboration-Lösungen stark voran. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile zögern viele Unternehmen bei der Implementierung von Lösungen zur Workflow-Optimierung. Die Angst, geschäftskritische Prozesse zu unterbrechen, hemmt die Implementierung moderner Automatisierungslösungen. In diesem Spannungsfeld von Innovationsdruck und Risikobewusstsein suchen deutsche Unternehmen nach einem Weg, den technologischen Fortschritt zu nutzen, ohne die Stabilität ihrer Prozesse zu gefährden.
Führungskräfte bezweifeln, dass die reibungslose Integration neuer Lösungen möglich ist. Die Ergebnisse einer aktuellen Ricoh-Studie zeigen, dass das Interesse der Mitarbeitenden an Prozessautomatisierung am Arbeitsplatz groß ist. Mehr als ein Drittel der Mitarbeitenden (34 %) gibt jedoch an, dass sie derzeit keinen Zugang zu entsprechenden Technologien haben, obwohl sie diese gerne nutzen würden. Führungskräfte sind sich dessen durchaus bewusst und sehen darin die größte technologische Frustration ihrer Beschäftigten [1].
Die Studie zeigt auch auf, dass es die Bedenken der Geschäftsleitung sind, die die Einführung von Technologien zur Prozessautomatisierung vielerorts behindern. Es überwiegt die Sorge, dass die Geschäftskontinuität nicht mehr gewährleistet werden kann. Der richtige Technologiepartner kann hier Abhilfe schaffen, denn 31 Prozent der Befragten gaben an, dass sie Beratung benötigen, um besser zu verstehen, welche Systeme ohne Unterbrechung in die Arbeitsabläufe integriert und auch extrahiert werden können. Eine maßgeschneiderte Beratung zur Prozessautomatisierung ist unerlässlich, da fast zwei Drittel (62 %) der Führungskräfte der Ansicht sind, dass IT-Investitionen häufig isoliert getätigt werden, ohne die Auswirkungen auf andere Prozesse zu berücksichtigen.
IT-Infrastruktur modernisieren, um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern. Die Verringerung sich wiederholender Aufgaben ist nicht nur ein Mittel zur Steigerung der Produktivität der Arbeitnehmer, sondern auch ein Schlüsselfaktor für ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Auf die Frage, welche Faktoren ihre Arbeitsqualität verbessern würden, antwortete fast ein Viertel der Arbeitnehmer (24 %), dass sie sich Technologien wünschen würden, die manuelle Prozesse automatisieren, um mehr Zeit für interessantere und kreativere Aufgaben zu haben. Weitere 23 Prozent der Arbeitnehmer gaben an, dass sie dank besserer Softwaretechnologie, einschließlich Automatisierungslösungen, in den nächsten zwölf Monaten weniger häufig über eine Kündigung nachdenken würden [2]. Das verdeutlicht, welche konkreten Auswirkungen Technologie auf die Bindung von Talenten hat.
Es reicht nicht aus, Technologie einfach nur zu implementieren, sondern Unternehmen müssen sich mit ihren Mitarbeitenden auseinandersetzen, um herauszufinden, was diese wirklich wollen. Daraus kann dann eine Strategie entwickelt werden, die sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen nützt und die Gewinnung und Bindung von Talenten fördert. Denn die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist wiederum eine wichtige Voraussetzung für die Steigerung der Produktivität und die Förderung von Kreativität und Innovation, die für die Erschließung neuer Märkte und Absatzmöglichkeiten und damit für den Unternehmenserfolg notwendig sind.
Prozessautomatisierung fördert Geschäftserfolg und Mitarbeiterbindung. Angesichts der potenziell weitreichenden Folgen ist die Zurückhaltung der Führungsebene verständlich, aber sie muss auch beachten, dass die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben nicht nur ein Mittel zur Steigerung der Produktivität der Arbeitnehmer, sondern auch ein Schlüsselfaktor für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist. Investitionen in die richtige Technologie hat direkte Auswirkungen auf die Bindung von Talenten. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens gibt es immer Möglichkeiten für smarteres Arbeiten. Auch wenn der Arbeitsstil von Mensch zu Mensch verschieden ist, sollte die Unternehmensleitung sicherstellen, dass die Mitarbeitenden Zugang zu den richtigen Werkzeugen haben, um ihre Produktivität effektiv zu steigern. Produktivitätssteigerung bedeutet natürlich auch Kostenersparnis für Unternehmen. Moderne Technologien ermöglichen es beispielsweise, die Arbeitsplatzinfrastruktur besser zu planen und die Auslastung der Büro-flächen zu analysieren. Zudem steigert die Automatisierung von Prozessen die Effizienz und reduziert die Fehleranfälligkeit der Mitarbeitenden, sodass sich Investitionen in Lösungen zur Prozessautomatisierung langfristig auszahlen.
Unternehmen müssen sich auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einstellen und eine auf den Menschen ausgerichtete Arbeitsplatzstrategie entwickeln, die mit den neuesten technologischen Entwicklungen Schritt hält. Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Digitalisierungsexperten, der über bewährtes technisches Know-how und die richtigen Teams verfügt, hilft Unternehmen, die technischen Lösungen so störungsfrei wie möglich erfolgreich zu implementieren. Aber nicht nur die Implementierungsphase ist für Unternehmen entscheidend. Der IT-Partner sollte einen klaren Fahrplan für die Weiterentwicklung haben, der eine regelmäßige Überprüfung und Modernisierung der Technologie beinhaltet, um diese nachhaltig zukunftssicher zu gestalten.
Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing
Central & Eastern Europe und New Work Experte
bei Ricoh Deutschland
[1] Dies war neben »Ihre Zeit wird verschwendet, weil die IT-Systeme nicht gut miteinander integriert sind« die von 26 Prozent der Befragten am häufigsten gewählte Antwortoption.
[2] Dieses Ergebnis bezieht sich auf die Befragten, die angegeben haben, dass sie mit einer Wahrscheinlichkeit von mindestens einem Prozent ihre derzeitige Stelle in den nächsten zwölf Monaten aufgeben werden.
Illustration: © Aquir | Dreamstime.com, AI generated
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