Illustration: Absmeier, Princecz
Datenmigration kann als das Übertragen von Daten von einem System oder einer Datenbank in ein anderes definiert werden. Die Auslöser für Datenmigrationsprojekte reichen von der Stilllegung von Altsystemen, über eine System-/Infrastrukturkonsolidierung bis hin zu Upgrades für die Unternehmensressourcenplanung (ERP). Geschäftsszenarien, die eine Datenmigration erfordern, sind in erster Linie Fusionen oder Übernahmen, bei denen ältere IT-Systeme und Datensätze aus Gründen der betrieblichen Effizienz und Kostensenkung konsolidiert werden müssen.
Aufwand, Risiko, Kosten – Standardargumente gegen jede Form der Datenmigration – lassen viele IT-Verantwortliche vor diesem Schritt zurückschrecken. Das führt dazu, dass bei Fusionen und Übernahmen oft beide Systeme beibehalten werden mit dem Ergebnis, dass im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Systemen entstehen, die schwer zu konsolidieren, zu integrieren und zu warten sind.
Bei der Datenmigration haben viele RPA nicht auf dem Schirm
Was wäre, wenn ein Roboter »manuell« alle Informationen über das Frontend der Anwendung abrufen, die fehlenden Informationen hinzufügen oder die nicht benötigten Informationen entfernen und dann das Frontend der neuen Zielanwendung verwenden könnte, um die Daten im neuen Format zu speichern?
Mit einem automatisierten Migrationsverfahren mittels Robotic Process Automation (RPA) lässt sich diese Hürde elegant meistern. RPA bietet eine einfache und dennoch kostengünstige Lösung für dieses Problem. RPA ist dazu prädestiniert häufig ausgeführte Arbeitsprozesse zu automatisieren. Bei einmaligen Prozessen wie der Datenmigration und Testdatengenerierung haben die wenigsten Unternehmen RPA auf dem Schirm, obwohl RPA diese Aufgaben ohne zeit- und kostenintensive Programmierung von Schnittstellen und eigenständigen Anwendungen mühelos erledigen kann.
Manuelle Datenmigration birgt hohes Risikopotenzial
Während sich bei der traditionellen, der manuellen Migration, die Kosten der Umstellung nach der Größe der Anwendung und dem damit verbundenen Aufwand des Entwicklers für die Transkription der Daten beziehungsweise Codes richten, nimmt bei einer automatisierten Migration der Softwareroboter das Heft in die Hand. Der Migrations-Bot analysiert und transformiert den Code selbstständig. Dass diese Variante bei mehreren Millionen Code-Zeilen, bei denen es sich in aller Regel um einfache Zuweisungen handelt, effizienter ist, liegt auf der Hand.
Auch unter Risikogesichtspunkten hat der Migrations-Bot die Nase vorne. Denn Menschen machen Fehler. Schnell ist aus einem a ein b geworden und schon funktioniert das ganze System nicht mehr. Da derartige Fehler nicht systematisch, sondern rein zufällig auftreten, erhöht sich das Risiko von versteckten und schwer erkennbaren Bugs. Solche Fehler können einem Migrationsroboter nicht unterlaufen. Wenn überhaupt Fehler auftreten, dann sind es systematische Fehler, die leicht erkennbar sind und schnell behoben werden können.
RPA punktet mit seiner Anpassungsfähigkeit
Diese Funktionalität und die hohe Anpassungsfähigkeit an kundenspezifische Anforderungen sind das Herzstück einer RPA-Lösung. Da RPA nicht mit Schnittstellen, sondern mit den vorhandenen User Interfaces arbeitet, können Inkonsistenzen und Mängel in der Datenqualität durch Plausibilitätsprüfungen der zugrunde liegenden Systeme sofort aufgedeckt werden. So können die Migrationsdaten gescannt und korrigiert werden, bevor sie an die Zielsysteme übertragen werden. Durch die Fähigkeit, Logdateien zu erstellen, gewährleistet RPA zudem eine jederzeitige Rückverfolgung der Prozessschritte.
ETL-Methodik spricht für eine automatisierte Datenmigration
Ein handfestes Argument für den Einsatz von RPA bei der Datenmigration liefert auch die Methodik der Datenmigration nach Extrakt, Transformation, Last (ETL) durch die Festlegung von Regeln, sequenziellen Aktivitäten und erforderlichen Ergebnissen für jeden Datenmigrationsschritt.
Die ETL-Methodik liefert genau definierte Anforderungen an die Art und Weise, wie Daten extrahiert, gespeichert und verifiziert werden. Lösungsdesignregeln beschreiben die Datentransformation für die angestrebte Datenstruktur. Klar definierte Schritte bestimmen, wie extrahierte und transformierte Daten in die Zielstruktur abgebildet werden.
Durch die einzigartige Integration auf der Benutzeroberflächenebene, die keine Auswirkungen auf die zugrunde liegenden Systeme und Datenbanken hat, ist RPA eine risikoarme Wahl bei der Datenmigration.
Migrations-Bots können aber noch viel mehr
Neben der Datenmigration können RPA-Bots auch zu einer Verbesserung der Datenqualität durch Identifizierung und Entfernung von Informationen, die keinen Mehrwert bringen, beitragen. Sie garantieren die Datenkorrektheit durch Identifizierung und Aktualisierung veralteter Informationen und können sich mit kognitiven Methoden verbinden, um noch weitere, tiefere Einblicke in die Struktur und Klassifizierung der vorhandenen Daten zu geben.
Migration auf S/4HANA ist alternativlos
Mit der neuen Business Suite S/4HANA bietet SAP seinen Kunden eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Gleichzeitig hat SAP angekündigt, dass sie ab 2025 die früheren Versionen ihrer ERP-Anwendungen nicht weiter unterstützen. Für die SAP-Anwender ist die Migration auf S/4HANA daher keine Option mehr, sondern ein Muss. Migrationen dieser Größe sind aber nicht nur kostspielig und langwierig, sondern auch sehr risikoreich. Durch Automatisierung verschiedener Prozessschritte kann die Migration schneller, zuverlässiger und umfangreicher durchgeführt werden.
Benutzerdefinierte Codes sind das größte Risiko
Um die eingesetzte SAP-Anwendung den eigenen Bedürfnissen anzupassen, haben viele Unternehmen eigenen Code entwickelt. Dabei kann es sich schnell um einige Hundert bis Tausend Code-Zeilen handeln, die aufgrund der unterschiedlichen Code-Standards nach der Migration zu SAP S/4HANA möglicherweise nicht mehr reibungslos funktionieren. Anstatt die Zeit mit der Erstellung von Skripten für manuelle Tests zu vertrödeln, können mittels RPA Tests und Validierungen automatisiert benutzerdefinierte Codes schneller identifiziert, Schwachstellen in bestehendem Code analysiert, nach Kompatibilitätsproblemen gesucht und Probleme automatisch behoben werden. Mit einer RPA Enterprise Lösung können zudem die Regressions-, Sicherheits- und Akzeptanztests automatisiert werden, die während der S/4HANA-Migration durchgeführt werden müssen.
RPA verkürzt und vereinfacht Tests und Validierungen
Generell lässt sich feststellen, dass durch den Einsatz von RPA bei der Migration Betriebsunterbrechungen verringert werden und Tests und Validierungen automatisch in einer Größenordnung durchgeführt werden können, die manuell unmöglich wären. Gleichzeitig wird die Testzeit verkürzt, werden manuelle Fehler vermieden und durch den Ersatz manueller Arbeit durch eine intelligente Automatisierung Kosten reduziert.
RPA Enterprise Lösungen erfüllen zudem alle Anforderungen der Unternehmens-IT an Sicherheit, Skalierbarkeit, Revisionssicherheit und Änderungsmanagement und verfügen über rollenbasierte Zugangskontrollen, eine umfangreiche Benutzerverwaltung und ein zentrales Scheduling. Die Automatisierung verschiedener Phasen des SAP S/4HANA Migrationsprozesses mittels RPA schafft einen nachhaltigen Mehrwert und bereitet den Weg zu einer echten digitalen Transformation durch Automatisierung.
RPA ermöglicht eine Zeit und Kosten sparende fehlerfreie Datenmigration
Der Wert einer fehlerfreien und schnellen Migration darf nicht unterschätzt werden, vor allem wenn es sich um geschäftskernrelevante Daten handelt. Die Fähigkeiten und Möglichkeiten von RPA positionieren diese Technologie als ideales Datenmigrationswerkzeug, weil hochstrukturierte, regelbasierte Migrationsaktivitäten dem entsprechen, was der Softwareroboter am besten kann: schnell, präzise und fehlerfrei Aufgaben selbstständig abzuarbeiten. Und da keinerlei zeit- und kostenintensive maschinelle Migrationsprogramme oder Schnittstellen zur Eingabe in die Benutzeroberfläche entwickelt werden müssen, werden bei der Dateneingabe sämtliche Eingaberegeln des Zielsystems automatisch berücksichtigt. Zudem punktet RPA mit weiteren Vorteilen wie der schnellen Bereitstellung, der großen Skalierbarkeit und einem schnellen Return on Investment.
Milad Safar, Managing Partner Weissenberg Group
Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group, die er 2013 zusammen mit Marcel Graichen gegründet hat. Seit Beginn seiner Berater-Tätigkeit entwickelte er für namhafte Konzerne Lösungen zur Optimierung von Prozessen durch den Einsatz von IT-Systemen. Schwerpunktmäßig beschäftigt sich Milad Safar mit den Themen Digitalisierung, Robotic und Künstliche Intelligenz, zu denen er auch regelmäßig Vorträge hält. https://www.weissenberg-group.de
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