In Verträgen sind immer häufiger Benchmarking-Klauseln verankert, die einen gegenseitigen Vertrauensvorschuss in eine gute Zusammenarbeit der Vertragspartner darstellen sollen. Sie eröffnen den Vertragspartnern die Möglichkeit, Anpassungen an technische Entwicklungen, marktübliche Leistungsumfänge und Preisentwicklungen vornehmen zu können.
Der Bezug von IT-Dienstleistungen durch Outsourcing ist ein Markt mit einem erheblichen Umsatzvolumen. IT-Outsourcing gehört für die meisten größeren Unternehmen zur Tagesordnung. Groß ist die Euphorie, wenn nach Monaten der Ausschreibung, Verhandlung und Due Diligence die Tinte unter dem Vertrag endlich trocken ist. Während der Transition stellt sich oftmals bereits die erste Ernüchterung ein. Nicht immer läuft alles so reibungslos, wie es die umfangreichen Hochglanzangebote der Anbieter versprochen haben. Im Tagesgeschäft ist es oft ähnlich. Zu langsam, zu teuer oder gar beides, subsumiert so mancher Beteiligter. Auch entwickelt sich der Markt stetig weiter, während die Vertragswerke einen Status quo für die Vertragslaufzeit festschreiben. Effektives Service und Change Management ist mühsam und aufwendig. Nicht jeder Dienstleister geht hier die versprochene Extrameile oder passt seine Preise freiwillig der Marktpreisentwicklung an. Selbst wenn Preisgleitklauseln vereinbart sind, so orientieren sich diese oftmals eher am Verhandlungsgeschick des Einkäufers denn an der realen Preisentwicklung.
Um den Vertragsfrieden zu wahren, gilt es daher die Diskussionen zu objektivieren und den Vertrag und die Leistungserbringung auf den Prüfstand zu stellen. Das wichtigste Instrument hierfür ist die Durchführung eines Benchmarks. In zeitgemäßen Verträgen sind daher Benchmarking-Klauseln verankert.
Sie wirken regulierend auf Auftraggeber und -nehmer, selbst ohne die Durchführung eines Vertragsbenchmarks, allein durch die Möglichkeit, die Option jederzeit ziehen zu können. Auch bieten sie klare Spielregeln, die die Durchführung eines erfolgreichen, neutralen Vertragsbenchmarks und die Akzeptanz des Ergebnisses der beteiligten Parteien bei etwaigen Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der Preise, Leistungsqualitäten und -inhalte sicherstellen.
Eine Vereinbarung zur Durchführung von Preis- beziehungsweise Vertragsbenchmarks sollte im Vorfeld des Leistungsaustauschs als vertrauensbildende Maßnahme explizit und ausreichend konkret vereinbart werden. Eine Regelung nur für die grundsätzliche Möglichkeit, ein Benchmarking durchführen zu können, ist zu vage. Vielmehr sind verschiedene Regelungsbereiche in einer Benchmarking-Klausel auszugestalten. Die Klausel regelt Frequenz und Umfang des Benchmarks und bindet beide Vertragsparteien gleichberechtigt in das Verfahren ein. Hierzu werden Festlegungen zu Inhalt und Form des Benchmarkings, Rahmenbedingungen der operativen Durchführung sowie den Auswirkungen der Analyseergebnisse auf Leistungsinhalte und / oder das Preismodell, also konkrete resultierende Vertragsanpassungen, getroffen. Die Vereinbarungen sind für beide Parteien verbindlich.
Im Folgenden werden Empfehlungen für die konkrete Ausgestaltung der Regelungsbereiche einer Benchmarking-Klausel zusammengestellt und um Projektbeispiele für konkrete Formulierungen ergänzt.
Notwendigkeit, Sinn und Zweck der Klauseln. In der Regel werden Outsourcing-Verträge heute in einer modularen Struktur aus Rahmenvertrag, Einzelverträgen oder Leistungsscheinen und diversen Anlagen vereinbart, durch die die Vertragsbeziehung flexibel angepasst werden kann. Wesentlich in diesem Kontext ist, dass die Vereinbarungen zum Benchmarking zur Entschlackung des Vertragswerks vor die Klammer der Leistungsverträge der einzelnen Services gezogen werden. Ob die Benchmarking-Klausel dann ein Bestandteil eines übergreifenden Rahmenvertrags oder eine Anlage zu selbigem ist, bleibt dem Geschmack der Vertragspartner überlassen.
Die marktübliche Laufzeit von Outsourcing-Verträgen liegt heute zwischen drei und fünf Jahren, in Ausnahmefällen auch länger. Häufig ist auch eine Verlängerungsoption vereinbart. Verschiedene Effekte während der Laufzeit sind regelmäßig zu beobachten und haben Einfluss. Durch technische und produktive Fortschritte während der Laufzeit entsteht zumindest für einzelne Services des Leistungsumfangs Überprüfungsbedarf hinsichtlich Qualität, (verändertem) marktüblichem Leistungsumfang und Preismodell oder Wettbewerbsfähigkeit (zum Beispiel Cloud-basierte Services). Preisverfälle bei einzelnen Services (zum Beispiel bei Storage) sollen zwar häufig in Form degressiver Preismodelle antizipiert werden, real werden diese aber häufig nicht nachgehalten oder entsprechen nicht der realen Marktentwicklung. Mengeneffekte bei der Leistungsabnahme des Auftraggebers können Auswirkungen auf die Dienstleister-Kalkulation haben und Preisgestaltungsbedarf erfordern, etwa signifikante Mehr- und Mindermengen, auch über gegebenenfalls bereits vereinbarte bepreiste Volumenbänder hinaus. Regelungen mit einer Verpflichtung des Dienstleisters, seine Leistungsinhalte und deren Erbringung regelmäßig zu prüfen und an den anerkannten Stand der Technik anzupassen, sind zwar häufig in Vertragswerken inkludiert, dies schließt aber nicht notwendigerweise auch eine Bewertung der Angemessenheit der vereinbarten Vergütung ein und schon gar nicht deren Anpassung. Somit begründet sich ein Interesse des Auftraggebers, aber auch des Auftragnehmers zur Schaffung eines objektiven und neutralen Marktbildes für die vereinbarten Leistungen zum einen während der Vertragslaufzeit und zum anderen spätestens bei der Prüfung von Verlängerungsoptionen. Ein aktuelles Marktbild kann durch ein Ausschreibungsverfahren (Request for Information (RfI) / Request for Proposal (RfP) am externen Markt erfolgen. Da dies jedoch in der Regel mit hohem Aufwand für alle Beteiligten verbunden ist, bietet sich ein Preisbenchmark als Alternative an. Bei der erfolgreichen Umsetzung helfen im Vorfeld vereinbarte Benchmarking-Klauseln im Vertragswerk.
Inhalt und Gegenstand. Ein wesentliches Gestaltungskriterium ist der Leistungsumfang des Benchmarks. Dieser kann entweder auf Basis einer Überprüfung sämtlicher im Vertragswerk vereinbarten Leistungen erfolgen oder aus Gründen einer Reduktion des internen Personalaufwands, zwecks Minimierung der externen Kosten oder zur Begrenzung der Untersuchungsdauer alternativ für eine festzulegende Anzahl ausgewählter Services (Leistungsscheine). Die Auswahl kann sich einerseits an dem in einem Service vermuteten Anpassungspotenzial orientieren. Dies ist unter anderem abhängig vom Serviceschnitt. Zum jeweils inhärenten Potenzial kann der Benchmarker der Wahl auf Basis seiner Erfahrung eine Einschätzung vornehmen. Andererseits kann die Auswahl mittels der Umsatzvolumina der Services erfolgen, etwa die Auswahl der zehn größten Rechnungspositionen. Zur Sicherstellung der Repräsentativität des Benchmarks für den gesamten Vertrag empfiehlt der Benchmarker, mit den ausgewählten Leistungen mindestens ein Drittel des vereinbarten Gesamtvolumens des Vertrags abzudecken. Über den Umfang der Analyse müssen sich die Vertragsparteien gemeinsam verständigen.
- Benchmark erfolgt auf Basis der Leistungsscheine als Ganzes und der damit verbundenen Regelaufwendungen. Optionale und fallbasierte Leistungen können einvernehmlich inkludiert werden.
- Der Umfang des Benchmarks soll grundsätzlich mindestens ein Drittel des vertraglichen Gesamtvolumens darstellen. Damit wird sichergestellt, dass der Benchmark für den gesamten Vertrag repräsentativ ist.
Zeitpunkt und Initiierung. Der erste Benchmark sollte im eingeschwungenen Zustand stattfinden, da erst im stabilen Regelbetrieb – und damit frühestens 18 bis 24 Monate nach der Vertragsunterzeichnung beziehungsweise Betriebsübergang – Leistungen und Preise sinnvoll und aussagekräftig analysiert werden können. Wiederholungen der Marktpreisüberprüfung sollten vorgesehen werden. Sind im Vertragswerk Termine für Preisanpassungen vereinbart, sollten die Analysen daran ausgerichtet werden. Grundsätzlich sollten die Zeitfenster für Wiederholungen aufgrund des einhergehenden zeitlichen Aufwands bei Auftraggeber und Auftragnehmer nicht zu eng gewählt werden. Praxisgerecht ist eine Frequenz von rund 24 Monaten. Damit kann dann auch im Nachlauf möglicherweise notwendigen Anpassungen im Vertragswerk Rechnung getragen werden. Im Interesse einer fairen Regelung sollte grundsätzlich beiden Seiten das Recht zugestanden werden, den Benchmark initiieren zu können. Die Praxis zeigt, dass der Auftragnehmer dieses Recht nur in Ausnahmefällen wahrnimmt. Das konkrete Verfahren und der Betrachtungsumfang werden immer schriftlich vereinbart.
- Der erste Benchmark erfolgt frühestens 18 bis 24 Monate nach der Vertragsunterzeichnung.
- Eine Wiederholung der Marktpreisermittlung ist alle 12 Monate möglich und sollte auf die gegebenenfalls vereinbarten Zeitpunkte für Preisanpassungen ausgerichtet werden.
- Beide Seiten können den Benchmark initiieren und vereinbaren dabei das Verfahren und den Betrachtungsumfang schriftlich.
Verfahrensalternative zum Benchmarking. Um den zeitlichen Aufwand und die Kosten für einen Benchmark zu vermeiden, kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber grundsätzlich auch ein Änderungsangebot unterbreiten. Dieses kann der Auftraggeber annehmen, muss es aber nicht.
- Der Auftragnehmer darf dem Auftraggeber alternativ zum Benchmarking ein Änderungsangebot unterbreiten. Führt ein Änderungsangebot nicht zu einer einvernehmlichen Einigung, wird ein formales Benchmarking durchgeführt.
Kosten und Mitwirkungsleistungen. Für die Vergütung des durchführenden Benchmarkers werden in der Praxis unterschiedlichste Kostenregelungen vereinbart. Eine hälftige Aufteilung zwischen den Vertragsparteien, ergebnisabhängige fixe oder variable Regelungen zur Kostenübernahme oder Kombinationen daraus kommen in Betracht. Im Regelfall sind in Dienstleistungsverträgen Regelungen für Eskalations- und Schlichtungsprozesse enthalten. Auf diese kann im Rahmen der Regelungen zur Benchmarking-Klausel verwiesen werden. Damit können diese im Bedarfsfall auch für die Durchführung des Benchmarkings Anwendung finden.
- Die externen Kosten für das Benchmarking werden von beiden Parteien jeweils hälftig getragen. Die jeweiligen internen Kosten für die Unterstützung des Benchmarking-Prozesses trägt jede Partei selbst.
- Die Vertragsparteien verpflichten sich, das Benchmarking im Rahmen der Anforderungen des durchführenden Benchmarkers zu unterstützen und arbeiten im Prozess aktiv mit. Hierzu zählt insbesondere die Bereitstellung erforderlicher Personalkapazitäten im Rahmen der Ist-Erfassungen, der Abstimmung erforderlicher Normalisierungen sowie der Ergebnisse.
- Die Parteien des Dienstleistungsvertrags verpflichten sich, alle für die Durchführung des Benchmarks erforderlichen Daten bereitzustellen.
- Der im Rahmenvertrag vorgesehene Schlichtungs- und Eskalationsprozess findet auch bei der Durchführung des Benchmarks Anwendung.
Auswahl des Benchmarkers und Beauftragung. In den Klauseln ist zu regeln, welche konkreten Anforderungen und Kriterien der Analyst vor einer Beauftragung erfüllen soll. Insbesondere sollte dieser (hersteller-)unabhängig sein und nicht im Wettbewerb zu den beteiligten Parteien und deren verbundenen Unternehmen stehen. Gemeinhin erfolgt die Durchführung des Preisbenchmarks durch ein auf Benchmarking spezialisiertes Beratungsunternehmen.
In der Praxis wird in die Klauseln zum Benchmarking eine Zusammenstellung grundsätzlich für das Benchmarking des Serviceportfolios des Vertragswerks in Betracht kommender Benchmarking-Unternehmen aufgenommen. Abhängig von den in der konkreten Situation zu analysierenden Leistungen erfolgt die Auswahl auf Basis der Liste. Hiermit kann sich die Abstimmung erheblich vereinfachen. Die Vertragspartner sollten den Benchmarker gemeinsam beauftragen. Dadurch wird die Neutralität des zu beauftragenden Dienstleisters sichergestellt und es ist gewährleistet, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen Einsicht in die der Analyse zugrundeliegende Methodik und die daraus resultierenden Ergebnisse erhalten.
- Der Benchmark wird von einem unabhängigen und neutralen Unternehmen durchgeführt, welches auf Benchmarking spezialisiert ist und die entsprechende Kompetenz am Markt nachweisen kann. Der Benchmarker steht nicht im Wettbewerb zum Auftragnehmer.
- Der Benchmarker verpflichtet sich zur Einhaltung der branchenüblichen Regelungen (Verhaltenskodex). Er garantiert die Vertraulichkeit der gewonnenen Erkenntnisse und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften.
Auftraggeber und Auftragnehmer verständigen sich gemeinsam auf ein Benchmarking-Unternehmen. Erfolgt keine Einigung, wird der vertragliche Eskalations- und Schlichtungsprozess eingeleitet.
- Die Beauftragung erfolgt durch beide Parteien gemeinsam.
- Die Vertragspartner stimmen bei Vertragsabschluss überein, dass die gelisteten Benchmarking-Unternehmen die an den Dienstleister zu stellenden Anforderungen erfüllen.
Kriterien für die Vergleichsgruppe. Essenzieller Kernbestandteil eines Benchmarks ist die Auswahl einer für die konkrete Konstellation geeigneten Vergleichsgruppe, um belastbare Ergebnisse mit einem hohen Härtegrad ableiten zu können.
- Die Vergleichsgruppe soll 6 bis 10 externe Anbieter umfassen, die ein vergleichbares Leistungsspektrum (etwa Menge, Qualität, Leistungsumfang und -inhalt, gegebenenfalls Leistungserbringungsort) anbieten. Vergleichspreise interner IT-Abteilungen und verbundener Unternehmen sind nicht zulässig.
- Die dem Benchmark zugrunde liegenden Daten müssen gültigen Verträgen entnommen sein und vom Benchmarker aus erster Hand gesammelt und qualitätsgesichert worden sein.
- Die Vergleichsdaten sollten grundsätzlich nicht älter als 18 Monate sein.
Berechnung des Benchmark-Ergebnisses. Für die Berechnung des Benchmarking-Ergebnisses kommen unterschiedliche statistische Maße als Bezugswert in Betracht. Marktüblich sind das arithmetische Mittel oder – deutlich ambitionierter – das 1. Quartil. Die Festlegung obliegt den Vertragsparteien wie auch die Entscheidung, ob der Benchmark auf Basis der Summe aller im Betrachtungsumfang liegenden Services oder des jeweiligen Leistungsscheins erfolgt.
- Grundlage für die Marktpreisbestimmung sollte das arithmetische Mittel der Positionen der Vergleichsunternehmen für die Gesamtleistung des Benchmarking-Umfangs beziehungsweise des jeweiligen Leistungsscheins sein.
- Die finale Entscheidung über den zu verwendenden Bezugswert für die Berechnung des Marktpreises obliegt den Parteien im Rahmen der Vertragsverhandlung.
Umsetzung des Benchmark-Ergebnisses. Der sich ergebende Handlungsbedarf ist abhängig vom Ergebnis der Analyse. Anpassungen sollten nur vorgenommen werden, wenn vereinbarte Schwellwerte überschritten werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass in diesem Fall die Anpassung direkt vertraglich zu vereinbaren ist. Andernfalls drohen langwierige Diskussionen oder gar eine Nichtanpassung der kommerziellen Schiefstände. Das in der Vergangenheit beliebte Einräumen von Sonderkündigungsrechten hat sich als zahnloser Tiger herausgestellt.
- Liegt der vertraglich vereinbarte Preis um mehr als 10 Prozent über dem berechneten Marktpreis (Benchmarking-Ergebnis), ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Vertragspreis innerhalb von 8 Wochen nach Ergebnisabstimmung anzugleichen.
- Alternativ können die Vertragsparteien auch eine Anpassung von Leistungsinhalten und -qualitäten abstimmen und in den Leistungsscheinen des Vertragswerks abbilden.
Fazit. Benchmark-Klauseln sind eine sinnvolle Zusammenstellung von Regelungen, die im Rahmen eines Vertragsabschlusses vereinbart werden sollten und in vielen Verträgen praktisch auch aufgenommen sind. Sie ermöglichen Anpassungen an Marktentwicklungen während der Vertragslaufzeit und tragen zur Objektivierung von Meinungsverschiedenheiten bei.
Mit den obigen Ausführungen ist ein markterprobter Bausteinkasten für die mögliche Ausgestaltung der Vertragskomponente Benchmarking-Klausel skizziert. Der konkrete Ausgestaltungsbedarf ergibt sich aus dem jeweilig zu vereinbarenden vertraglichen Leistungsportfolio und ist durch die Vertragspartner individuell zu gestalten.
Der (überschaubare) Mehraufwand für die Gestaltung von Benchmarking-Klauseln bei Vertragsabschluss ist gerechtfertigt und heute marktüblich. Wenn diese in der skizzierten Form ausgestaltet werden, sind die Klauseln ein gegenseitiger Vertrauensvorschuss in eine gute Zusammenarbeit der Vertragspartner. Sie eröffnen den Vertragspartnern im Geiste einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit die Möglichkeit, Anpassungen an technische Entwicklungen, marktübliche Leistungsumfänge und Preisentwicklungen vornehmen zu können. Die Klauseln leisten insofern auch einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur Wahrung des Vertragsfriedens.
Hannes Fuchs (l.) und Dr. Rolf Kühn,
LEXTA Consultants Group, Berlin
www.lexta.com
Illustration: © Viriamova Lydmia /shutterstock.com
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