Illustration Absmeier foto freepik

Die erste Etappe ist geschafft, aber die Reise ist noch lange nicht zu Ende. Seit knapp zwei Monaten ist die E-Rechnungspflicht offiziell aktiv. Sind E-Mails ebenfalls Teil Ihrer E-Rechnungsstrategie? Laut Expterten fallen E-Mail-Daten gerne mal unter den Tisch. Und das, obwohl auch sie korrekt archiviert werden müssen.

Zur Erinnerung: Die E-Rechnungspflicht im Überblick

Seit Januar dieses Jahres müssen Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze verzeichnen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
EU-Norm EN 16931: Eine E-Rechnung ist ein Rechnungsdokument, das in einem elektronischen strukturierten Format ausgestellt, versendet und empfangen wird. Strukturiert bedeutet maschinenlesbar und stellt die elektronische Weiterverarbeitung sicher.
Zu den strukturierten Formaten zählen unter anderem X-Rechnung, ZUGFeRD sowie andere Formate, die mit EN 16931 vereinbar sind (Factur-X, EDIFACT, ebInterface).
Von der Pflicht sind grundsätzlich alle Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) betroffen; B2C-Geschäfte, steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen unter 250 Euro sind davon ausgeschlossen.
Unternehmen, die eine Rechnung stellen, dürfen noch auf ein gängiges Format wie PDF oder Papier zurückgreifen, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
Ab 1. Januar 2027 gilt zusätzlich die Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen, die über 800.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen; für umsatzschwächere Unternehmen gilt eine zwölfmonatige Schonfrist.
Ab 1. Januar 2028 müssen alle steuerpflichtigen B2B-Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz, strukturierte E-Rechnungen versenden, empfangen und verarbeiten können. PDF-Rechnungen, eingescannte Papierrechnungen oder Bilddateien (JPEG, PNG) gelten dann nicht mehr als legitime Rechnungsstellungsformate.

Trotz Implementierungsaufwand hat die E-Rechnung ihre Vorteile

Im März 2024 hat der Bundesrat das Wachstumschancengesetz gebilligt. Dieses unterstützt das mittlerweile in vielen EU-Mitgliedsstaaten umgesetzte Konzept der E-Rechnung. In erster Linie sollen damit bürokratische Hürden abgebaut werden, damit das Wirtschaftswachstum freie Bahn hat. Dies umfasst auch Prozesse in Verbindung mit Steuerangelegenheiten. Gleichzeitig planen die Finanzbehörden, ein transparentes und effizientes Meldesystem aufzubauen.

Das elektronische strukturierte Format der E-Rechnung hat nämlich einen entscheidenden Vorteil: Relevante Informationen lassen sich automatisch extrahieren und direkt an die zuständige Behörde übermitteln. Dadurch sinkt einerseits das Fehlerrisiko, das durch eine manuelle Rechnungstellung entsteht; andererseits will der Gesetzgeber damit dem Steuerbetrug vorbeugen. B2B-Unternehmen profitieren dank automatisierter Prozesse von sinkenden Ausgaben und schneller bezahlten Rechnungen.

Wer seine E-Mails vernachlässigt, handelt nicht gesetzeskonform

Es gibt verschiedene Wege, E-Rechnungen sowohl im unstrukturierten als auch strukturierten Format an das entsprechende Empfängerunternehmen zu senden. So existieren unter anderem dedizierte E-Rechnungsplattformen und ERP-Systeme, die den direkten Versand unterstützen. Natürlich können Unternehmen auch weiterhin den elektronischen Postweg nutzen – allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die an die E-Mail angehängte Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und in einem strukturierten Format erstellt wurde.

Unternehmen, die sich für diesen Kanal entscheiden, dürfen jedoch nicht vergessen, dass E-Mails laut GoBD einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung definieren diese Grundsätze, dass steuerpflichtige Unternehmen in Deutschland steuerrechtlich relevante Dokumente vollständig, revisionssicher, zugänglich und über mehrere Jahre hinweg aufbewahren müssen. E-Mails und ihre Anhänge werden explizit in diese Vorgaben eingeschlossen. In die Kategorie der steuerrechtlich relevanten Daten fallen unter anderem Rechnungen und folglich auch E-Rechnungen.

Mithilfe einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung lassen sich E-Mail-Korrespondenzen – einschließlich der E-Rechnungsdaten – GoBD- und DSGVO-konform archivieren. Je nach Einstellung kopiert die Lösung dafür alle ein- und ausgehenden Nachrichten in ein externes, ebenfalls gesichertes Archiv, wo sie verschlüsselt werden und vor Manipulation geschützt sind. Dies stellt nicht nur die Vollständigkeit sicher. Bei Bedarf lässt sich auch das eigene Archiv durchsuchen und Daten können ohne das Zutun der IT wiederhergestellt werden. Auch wenn ein Mitarbeiter absichtlich oder versehentlich Rechnungsdokumente aus seinem Postfach löscht, gehen die Daten nicht verloren. Gleichzeitig ist der Zugriff auf Rechnungsdaten auch dann möglich, wenn es zu einem Cyberangriff oder zu anderen technischen Störungen zum Beispiel des Clients oder Servers kommt.

Unternehmen, die E-Rechnungsdaten aus ihren E-Mails revisionssicher archivieren, sind nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite. Gleichzeitig lassen sich auch interne Prozesse optimieren und Kosten langfristig senken. Es lohnt sich also, die E-Mail und die E-Mail-Archivierung im Rahmen der E-Rechnungsstrategie zu berücksichtigen.

Philipp Inger, Lead Brand Content Writer bei MailStore

201 Artikel zu „E-Rechnung“

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