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Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland Realität und erfordert umfassende Anpassungen der Rechnungserstellungs-, prüfungs- und bearbeitungsprozesse. Eine aktuelle Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) zeigt, dass Unternehmen das Thema zwar auf der Agenda haben, aber dennoch größtenteils weiterhin E-Mail für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen nutzen [1]. Damit erfüllen sie zwar die gesetzliche Anforderung, doch steigern langfristig nicht die Effizienz in der Rechnungsabwicklung.

Erst Mitte Oktober hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben Konkretisierungen zu den Verpflichtungen zur Erteilung und zum Empfang der sogenannten E-Rechnung formuliert. Darin geht es z. B. um zulässige Rechnungsformate, technische Voraussetzungen für den Empfang, Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen und den Vorsteuerabzug. Die DSAG hatte diese Konkretisierung bereits mit einem offiziellen Statement kommentiert [2].

DSAG-Umfrage zeigt: Viele Unternehmen setzen weiterhin auf E-Mail für den Rechnungsaustausch

Insgesamt ist aus DSAG-Sicht positiv zu bewerten, dass sich zum Zeitpunkt der Umfrage bereits 79 Prozent der Befragten intensiv mit den neuen Vorgaben auseinandergesetzt haben. Zudem geben 59 Prozent an, bereits eine Strategie zu haben, wie ihr Unternehmen die E-Rechnungspflicht umsetzen will. 30 Prozent stimmen teils zu, eine solche Strategie zu haben. 11 Prozent geben an, keine zu haben. »Für die verbliebenen wird es höchste Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Allen muss klar sein: Eine Rechnung z. B. in PDF-Form ist keine E-Rechnung. Sie ermöglicht nur die visuelle Darstellung der Daten«, so Stephan Hüttmann, DSAG-Fachvorstand Financials.

Die Rolle von XRechnung bei öffentlichen Aufträgen: EU-Vorgaben und nationale Standards

Zwar gäbe es Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung mit einem PDF zu »verheiraten«, doch in Deutschland ist der E-Rechnungsstandard XRechnung auf dem Vormarsch. So gibt es z. B. eine EU-Direktive, die es vorschreibt, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch gestellt werden müssen. In Deutschland heißt der Standard dafür wie erwähnt XRechnung. Somit ist die XRechnung wichtig für jedes Unternehmen, das mit öffentlichen Auftraggebern im Land und in der Europäischen Union Geschäfte macht. Und auch im Schreiben des BMF wird die XRechnung mehrfach erwähnt.

Elektronische Rechnungen: Fehlender Standard und hohe Nutzung von E-Mail als Austauschkanal

Bezogen auf die E-Rechnungspflicht ist jedoch kein Standard definiert. Zunächst müssen Unternehmen nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. »Bisher ist nicht gesetzlich geregelt, wie genau diese ausgetauscht werden sollen. Es gibt noch kein vorgegebenes, konkretes Format, sondern es wird nur eine Konformität mit der europäischen Norm EN16931 verlangt«, fasst Hüttmann zusammen. Dass insbesondere die E-Mail derzeit in den Unternehmen als Versand- und Empfangsinstrument für elektronische Rechnungen noch einen hohen Stellenwert hat, belegt nun die DSAG-Umfrage.

Auf der Versandseite setzen 24 Prozent auf E-Mail, 13 Prozent auf SAP und 12 Prozent gezielt auf SAP Document Reporting Compliance (DRC). »Erkennbar ist, dass sich durch die Freitextfrage eine gewisse Unschärfe bei den Antworten ergeben hat. Der E-Mail-Versand könnte als Übergangstechnologie bis Ende 2027 genutzt werden, danach sollte aber z.B. Peppol in Form des so genannten 5-Corner-Modells der einzige Übertragungskanal sein oder noch besser eine zentrale deutsche Meldestelle im Rahmen der ViDA-Umsetzung. Die gleichzeitige Bereitstellung und Nutzung mehrerer Übertragungswege wird Unternehmen viel Geld kosten«, sagt Hüttmann.

IT-Lösungen zur E-Rechnungspflicht: Wie gut sind Unternehmen vorbereitet?

Danach gefragt, ob ihr Unternehmen bereits eine IT-Lösung eingeführt hat, um die E-Rechnungspflicht umzusetzen, geben fast 36 Prozent an, dass sie bereits eine Lösung eingeführt haben. 35 Prozent stimmen teils zu, während wiederum 25 Prozent noch keine Lösung eingeführt haben. 4 Prozent gaben »Sonstiges« als Antwort an, wozu sie unter anderem ausführen, dass das IT-Einführungsprojekt noch läuft oder die Testphase ansteht. »Hier sind wir als DSAG gemeinsam mit SAP gefordert, die Anwender zu unterstützen. Deshalb bieten wir Informationen und praxisnahe Hinweise, um die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung erfolgreich umzusetzen. Gleichzeitig laden wir zum Austausch in der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting ein. Ganz im Sinne eines Anwenderverbands setzen wir darauf, dass Unternehmen von den Best Practices anderer profitieren können«, so Hüttmann.

SAP Document and Report Compliance (DRC): Eine Lösung für globale E-Rechnungsanforderungen

SAP selbst bietet mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) bereits seit einiger Zeit ein Tool an, das legale Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnung weltweit abdeckt. »Die Lösung erzeugt und verarbeitet eine elektronische Rechnung im Backend-System im XML-Format. Das kann SAP Enterprise Resource Planning (ERP) oder S/4HANA sein. Die elektronische Rechnung wird dann wiederum über ein Cloud-Produkt also SAP DRC, Cloud Edition übertragen bzw. empfangen. Zur Weiterverarbeitung und Verbuchung von eingehenden Belegen kann entweder SAP ERP bzw. SAP S/4HANA genutzt werden, SAP Ariba oder es wird Dritt-Software genutzt. Letztere wird aber meistens schon jetzt in den Unternehmen eingesetzt«, erläutert der DSAG-Fachvorstand. Hier sollte allerdings geprüft werden, ob diese Software für den Umgang mit elektronischen Rechnungen im XML-Format geeignet ist.

Warum viele Unternehmen SAP DRC (noch) nicht nutzen

Aus DSAG-Sicht ist SAP DRC, Cloud Edition ein einfach zu konsumierendes Produkt, das einen Mehrwert bietet – schon allein, weil sich die Lösung gut in S/4HANA oder SAP ERP einfügen lässt. Die Lösung SAP DRC unterstützt die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung entlang des gesamten Prozesses und bildet diesen damit vollständig digital ab. Außerdem sollen perspektivisch neue Entwicklungen in der Cloud-Edition kommen, sodass SAP weitere Connectoren für die gesetzlichen Meldungen pflegen wird.

Umso erstaunlicher ist es, dass lediglich ein Fünftel der Befragten angibt, DRC einzusetzen. 14 Prozent geben an DRC teils einzusetzen, während 66 Prozent die Lösung nicht nutzen. Zudem planen 29 Prozent die Lösung künftig einzusetzen. Keine Option ist DRC für 47 Prozent der Befragten. Knapp die Hälfte dieser Befragten können ihre Entscheidung jedoch nicht begründen, da sie sich nicht ausreichend informiert fühlen. 18 Prozent wiederum geben an, die Lösung zu teuer zu finden, 12 Prozent setzen bereits eine andere Lösung ein und wiederum 8 Prozent können keinen Mehrwert in DRC erkennen, während DRC für 7 Prozent der Befragten nicht kompatibel mit bestehenden Lösungen scheint. »Als DSAG sind wir hier genauso wie SAP selbst gefragt, unsere Mitgliedsunternehmen besser zu informieren und Aufklärungsarbeit zu leisten«, so Hüttmann.

DRC-Pricing hemmt Adaption der Lösung

»Aus DSAG-Sicht ist es ein deutlicher Wehmutstropfen, dass Kunden für DRC eine zusätzliche Lizenz benötigen und unter den hohen Lizenzierungs- und Einführungskosten leiden«, sagt Hüttmann. Zudem sollten Unternehmen wissen, dass DRC eine sehr gute Lösung ist, doch ihre Stärke heute im Internationalen besitzt. »Wenn ein Unternehmen also nur innerhalb Deutschlands Rechnungen versendet, ist DRC eventuell zu teuer und zu groß«, so Hüttmann. Zudem könne man im SAP-Standard XML-Dateien erzeugen, die heute mittels Third-Party-Produkten versendet werden können. Das ist aus DSAG-Sicht eine kostengünstige Lösung mit niedriger Einstiegshürde. »Zu begrüßen wäre, wenn SAP ein Pay-per-use-Modell für den Versand ohne DRC anbieten würde. Das ist eine Angebotslücke, die SAP schließen sollte«, ist sich der DSAG-Fachvorstand sicher.

Vorgehen für eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Wenngleich die meisten der Befragten sich bereits ausgiebig mit der neuen Pflicht auseinandergesetzt haben, so gibt es aus DSAG-Sicht dennoch einige Punkte, die Unternehmen unbedingt tun sollten, um nicht in unnötige Fallen zu tappen. »Unternehmen sollten sich frühzeitig für einen globalen Standard für elektronische Rechnungen entscheiden – ob im SAP-Standard oder mit einer Partnerlösung. Wichtig ist außerdem zu wissen, dass eine große Bandbreite lokaler Lösungen oft Probleme im Hinblick auf Wartung und Lizenzen nach sich zieht«, so Hüttmann. Doch das Allerwichtigste sei, die E-Rechnungspflicht keinesfalls zu ignorieren.

DSAG-Partnertag: E-Rechnung am 14. Januar 2025

Die nächste Gelegenheit, sich mit dem Thema E-Rechnung auseinander zu setzen, bietet die DSAG am 14. Januar 2025. Dann findet im Tagungszentrum Harres in St. Leon-Rot der nächste DSAG-Partnertag statt. Auf der Agenda stehen Antworten auf die Fragen: Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen? Wie genau sieht die SAP-Lösung aus? Und: Welche Partner gibt es am Markt? Neben der Lösung mit SAP präsentieren auch SAP-Partner Ihr Lösungsportfolio in kurzen Vorträgen und mit einem Partnerstand für Fragen.

[1] Im Zeitraum vom 04. bis 11. Oktober 2024 nahmen 163 Personen an der DSAG-Umfrage zur E-Rechnungspflicht teil. Die Mehrheit der befragten Unternehmen (33 Prozent) hat zwischen 1.001 und 5.000 Mitarbeitenden, gefolgt von 28 Prozent der Unternehmen mit über 10.000 Mitarbeitenden. Kleinere Unternehmen (51–200 Mitarbeitende) machen 7 Prozent aus. Der Großteil der Unternehmen hat ihren Standort in der EU (43 Prozent), während 35 Prozent direkt in Deutschland ansässig sind. Unternehmen mit Standorten in Nordamerika und Asien sind weniger vertreten.

[2] https://dsag.de/presse/dsag-sieht-nachbesserungsbedarf-bei-neuer-bmf-regelung-zur-erechnung/

173 Artikel zu „E-Rechnung“

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