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Wie intelligente Analytics, autonome Agenten und virtuelle Assistenten das Procurement verändern.

KI krempelt Geschäftsprozesse um, auch in der Beschaffung und im Supply Chain Management. Die Algorithmen optimieren ganze Prozesse, lernen kontinuierlich dazu und Agenten treffen sogar eigenständig Entscheidungen. Der Procurement-Spezialist JAGGAER zeigt anhand aktueller Studien, wie Einkaufsteams 2026 von den neuen Technologien profitieren.

Volatile Märkte, Kostensteigerungen und schärfere ESG-Vorschriften zwingen Unternehmen, ihre Procurement-Strategien zu überprüfen. Für Verantwortliche aus Beschaffung und Supply Chain bedeutet das: Einsparpotenziale identifizieren, Lieferketten resilienter machen und durch automatisierte Prozesse noch effizienter werden. Die folgenden sieben Trends beleuchten technologische Entwicklungen, die dabei unterstützen:

Multiagent-Systeme sind auf dem Vormarsch

Auf GenAI folgte Agentic AI, und die nächste Entwicklungsstufe sind Multiagent-Systeme. Davon ist das Beratungshaus Gartner überzeugt und zählt diese zu seinen »Top Strategic Predictions«. Gene Alavarez, Distinguished VP Analyst bei Gartner, erklärte dazu auf dem diesjährigen IT-Symposium: »Der Einsatz von Multiagentensystemen bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, Teams weiterzubilden und neue Wege für die Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI-Agenten zu schaffen.«

Einzelne KI-Agenten übernehmen bereits heute Aufgaben im Sourcing, Contracting oder Risk Management. »Wir erwarten jedoch, dass in naher Zukunft ein Team von interagierenden Software-Agenten in der Lage sein wird, vollständige Beschaffungszyklen von der Verhandlung bis zur Zahlung völlig autonom abzuwickeln. Sogar reine Agent-zu-Agent-Verhandlungen sind denkbar«, erklärt Jochen Krüger, Vice President Sales DACH bei JAGGAER. »Es lohnt sich daher, ganzheitlich zu denken und Technologie-Provider schon heute auf Multiagent-Fähigkeiten abzuklopfen.«

Wie schnell Software-Agenten komplexe Prozesse wirklich von A bis Z autonom übernehmen, bleibt abzuwarten. Denn ein Großteil der Unternehmen ist noch nicht einmal bei Agentic AI angekommen: Laut einer Deloitte-Studie beschäftigen sich derzeit 90 Prozent von ihnen gerade erst mit GenAI.

Virtuelle Assistenten werden zu kompetenten Partnern

Dabei treibt viele Manager die Frage um, wie sie ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf die zunehmende Nutzung von KI vorbereiten. Denn einer Studie von NTT Data aus April 2025 zufolge, glauben zwei Drittel der Fertigungsunternehmen, dass ihren Mitarbeitenden das nötige Wissen fehlt, um KI-Lösungen effektiv zu nutzen.

Hier kommen intelligente, KI-basierte Assistenten ins Spiel, die Usern aktiv unter die Arme greifen und sie anleiten. Beispielsweise indem der Assistent kontextbezogene Hinweise direkt im Workflow der Beschaffungssoftware gibt oder Fragen zum jeweiligen Prozessschritt in natürlicher Sprache beantwortet. Der Assistent kann auch anbieten, eine Aufgabe direkt zu übernehmen, etwa eine Lieferantenliste gleich selbst nach Status zu filtern.

Digitale Prozesse helfen, Krisen zu meistern

Knapp die Hälfte der vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) befragten Unternehmen sieht sich stark bis existenzbedrohend von den aktuellen Krisen betroffen. Die gemeinsam mit dem Beratungshaus ERA Group durchgeführte Studie zeigte aber auch: In Krisenzeiten wird Automatisierung zum Schlüssel, Herausforderungen zu meistern. Der Ausbau digitaler Prozesse sei neben Kostenoptimierung und strategischer Diversifizierung einer der drei wichtigsten Hebel zur Krisenbewältigung, so der BME.

Rund 76 Prozent der Unternehmen beabsichtigen daher, in Automatisierung und Digitalisierung zu investieren. Wer Schritt für Schritt Sourcing, Onboarding, Vertragsgestaltung, Einkauf, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung in einer Source-to-Pay-Plattform integriert, nähert sich dem Ziel vollständig papierloser, standardisierter und datengetriebener Beschaffungsprozesse. Jede Etappe trägt dazu bei, administrativen Aufwand und Fehler zu reduzieren sowie Durchlaufzeiten zu verkürzen. Und das rechnet sich!

Data Analytics unterstützt Einsparungen

Ausgaben zu senken bleibt auch 2026 eine der größten Herausforderungen. Wie die Hackett Group in ihrer Procurement-Studie 2025 ermittelte, planen Unternehmen ihre Kompetenzen im Bereich von Spend Analytics auszubauen und in den kommenden drei Jahren stärker in fortschrittliche Datenanalysen zu investieren. Doch dazu gilt es, Daten aus unterschiedlichen ERP-Lösungen, Plattformen und Systemen über Abteilungen, Warengruppen und Zeiträume hinweg zu integrieren. Denn nur mit einer »Single-Source-of-Truth« lassen sich mittels zentraler Dashboards und KI-gestützter Prognosen Ineffizienzen aufdecken und Einsparpotenziale identifizieren.

Saubere Stammdaten werden zum Gamechanger

Doch mit dem Zusammenführen von Daten allein ist es nicht getan. Wie eine Umfrage auf dem diesjährigen BME-Symposium im November zeigte, bremsen schlechte Stammdatenqualität und mangelnde Datenharmonisierung Digitalisierungsprojekte regelrecht aus. »Moderne KI-Modelle können durchaus mit inkonsistenten Daten arbeiten und Lücken durch Interpolation überbrücken. Das mag im privaten Umfeld ausreichen, im geschäftlichen Kontext sind solche Schätzungen jedoch inakzeptabel. Denn sie können zu falschen oder nicht nachvollziehbaren Schlüssen führen«, unterstreicht Jochen Krüger. »Als erstes sollten Unternehmen daher ihre Daten im gesamten Netzwerk bereinigen und grundlegende Informationen zu Ausgaben, Lieferanten und Verträgen harmonisieren. Nur wenn die Datenbasis verlässlich und vereinheitlicht ist, können KI-gestützte Agenten Ausgaben-Hotspots sicher identifizieren und präzise Handlungsempfehlungen geben.«

Strategisches Sourcing stärkt die Resilienz

Procurement Manager sehen laut der Deloitte CPO-Studie 2025 primär drei Handlungsfelder, um Risiken wirksam zu mindern: alternative Bezugsquellen nutzen (74 Prozent), Transparenz in der Lieferkette verbessern (64 Prozent) und Informationsaustausch und Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren (61 Prozent).

Moderne S2P-Plattformen erlauben, verschiedene Sourcing-Szenarien zu simulieren und Single-, Dual- oder Multi-Source gegenüberzustellen. Damit lassen sich die Risiken einer potenziellen Krise auf Kosten, Qualität oder Lieferfähigkeit abschätzen. Ein Vergleich für einzelne Produkte oder auch komplette Warengruppen bringt Klarheit und hilft, die bestmögliche Strategie zu ermitteln.

Nachhaltiges Handeln prägt die Lieferkette

Auch wenn Brüssel noch an einigen Schrauben dreht: Die EU Deforestation Regulation (EUDR) wird für einige Unternehmen schon 2026 zur Pflicht, der digitale Produktpass kommt je nach Branche ab Februar 2027. Und selbst wenn die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) nur noch für Großunternehmen gelten sollte: Es ist zu erwarten, dass die strengeren Regelungen in die Lieferkette durchgereicht werden. Kein Wunder, dass laut einer Studie von PwC ESG zu den Top-3-Prioritäten von CPOs zählt.

Umso wichtiger werden ESG-Intelligence-Lösungen. Sie integrieren Daten von Spezialanbietern wie Carbmee und IntegrityNext, Nachhaltigkeitsratings und Scorecards in den Source-to-Pay-Prozess. Damit lässt sich nicht nur die HSE-Compliance dokumentieren. Risikoscores für CO₂-Emissionen oder Standorte in Hochrisikoregionen helfen auch, negative Auswirkungen wie Kostensteigerungen und Lieferschwierigkeiten rechtzeitig aufzudecken.

Fazit

Die sieben vorgestellten Trends zeigen, wie viel sich im Einkauf mit umfassenden Analysen und unterstützt durch künstliche Intelligenz erreichen lässt. »Wer die Digitalisierung seiner Beschaffung vorantreibt, kann nicht nur Einsparpotenziale realisieren. Denn moderne Plattformen helfen auch, das Business resilienter aufzustellen, Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und Lieferketten-Risiken zu senken«, erklärt JAGGAER-VP Jochen Krüger.

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Struktur für Unstrukturiertes – Freitextanforderungen im Einkauf digital steuern

4. September 2025

In der Praxis sind Freitextbedarfe alles andere als Ausnahmefälle. Die Ursachen sind vielfältig: fehlende Transparenz, komplexe Systemlandschaften, unzureichende Datenpflege oder schlicht schlechte Nutzerführung. Mitarbeitende wissen oft nicht, wo sie suchen sollen, verlieren Geduld bei langen Ladezeiten oder werden bei abteilungsfremden Bedarfen unsicher. Im Reflex wird eine Freitextanfrage per E-Mail verschickt – schnell, informell, aber fernab…