Illustration Absmeier foto freepik ki

Generative KI birgt das Potenzial, die Effizienz von Unternehmen signifikant zu erhöhen. Doch für wirklich sinnvolle Ergebnisse benötigt sie stets vorab Informationen, die für den jeweiligen Einsatzzweck relevant sind. Das gilt für Daten genauso wie für Prozesswissen. Während erstere in modernen ERP-Systemen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, ist die Zusammenstellung von letzterem mit deutlich höherem Aufwand verbunden. Damit das nicht so bleibt, müssen ERP-Systeme ihr Verhältnis zu Prozessen grundlegend überdenken.

Der anhaltende Hype um GenAI und Large Language Models lässt kaum Zweifel daran: Der Stein der Weisen in der ERP-Welt scheint gefunden. Einmal implementiert, sind den Einsatzmöglichkeiten der intelligenten Technologie kaum Grenzen gesetzt: von der Beantwortung von Fragen zur Bedienung der ERP-Lösung über das Verfassen von Mailings auf Knopfdruck bis hin zur Generierung von fundierten Antwortvorschlägen für Serviceanfragen. Damit ihre Antworten jedoch tatsächlich sinnvoll, passgenau und faktisch korrekt sind, ist ein geprüfter Wissensfundus notwendig, auf den sie zur Generierung ihrer Antworten zurückgreifen kann.

Auf dem Boden der Tatsachen

»Grounding« nennt sich die Methode, bei der generative KI in Echtzeit mit den Informationen gefüttert wird, die zur korrekten Beantwortung der Anfrage des Nutzers relevant sind. Dies ermöglicht es, die generative KI im jeweils korrekten Kontext zu verankern. Das Risiko sinkt deutlich, dass die KI auf ein User-Prompt völlig irrelevante oder faktisch inkorrekte Antworten ausgibt, diese jedoch glaubhaft als geprüfte Tatsachen darstellt – sogenannte »Halluzinationen«.

Wie aufwendig die Zusammenstellung einer entsprechenden Wissensdatenbank ist, hängt nicht zuletzt von der Art und der Verfügbarkeit der erforderlichen Daten ab. Für Szenarien, in denen die generative KI beispielsweise Auskunft über die ERP-Bedienung gibt, sind Dokumentationen und Schulungsmaterialien aufzubereiten. Für eine Unterstützung im Service-Kontext gilt es, die dafür relevanten Daten aus dem ERP-System bereitzustellen. Der entsprechende Datenfundus kann recht umfassend ausfallen. Dennoch sind die benötigten Daten zumindest strukturiert in der ERP-Lösung vorhanden – eine Ausgangslage, von der andere Bereiche noch weit entfernt sind.

Den Worten Taten folgen lassen

Das intelligente ERP von morgen sollte nicht bei der reinen Auskunft über Daten und Abläufe Halt machen. Tatsächlich kann sich das volle Potenzial der KI-Technologie nur dann entfalten, wenn entsprechende Systeme Mitarbeiter aktiv in ihrem Tagesgeschäft unterstützen. Dazu zählt etwa, Routine so weit wie möglich zu automatisieren, sodass Unternehmen umfassend effizienter und wettbewerbsfähiger werden. Doch dazu muss künstliche Intelligenz in die Lage versetzt werden, nicht nur Daten, sondern auch die individuellen Prozessabläufe eines Unternehmens kennen zu lernen.

Nur so kann eine KI »wissen«, welche Einzelschritte etwa zur Erstellung eines Angebots erforderlich sind. Oder welche Informationen für einen Werkstattauftrag vorliegen müssen oder wie die Bearbeitung einer Reklamation Schritt für Schritt erfolgt. Ohne ein Grounding mit diesen festen Prozessvorgaben wäre das Risiko hoch, dass die KI – analog zu den Halluzinationen in textbasierten Antworten – in falschen Kontexten völlig unbeabsichtigte Aktionen auslöst.

Im Gegensatz zu Daten sind konkrete Prozessabläufe jedoch in aller Regel nicht standardisiert in einem ERP-System hinterlegt. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass entsprechende Lösungen traditionell einer datenzentrierten Herangehensweise an das Enterprise Resource Planning folgen. Die Daten stellen den Wissenskern der Systeme dar, während die Prozesse selbst hauptsächlich in den Köpfen der Anwender verankert sind. Sie sind diejenigen, die erforderliche Aufgaben der Reihe nach im System bearbeiten und so Prozesse vorantreiben. Gilt es nun, konkrete Abläufe für die generative KI bereitzustellen, müssen die individuellen Schritte zunächst aufwendig erfasst und formal dokumentiert werden. Der Start in die intelligente Zukunft erfolgt mit angezogener Handbremse.

ERP neu denken

Damit generative KI ihr volles Potenzial im Unternehmenskontext ausschöpfen kann, ist eine neue Generation von ERP-Systemen unerlässlich. Sie müssen ihren Datenfokus ablegen und Prozessorientierung als zentrale Komponente in ihre Funktionsweise integrieren. Die individuellen Abläufe eines Unternehmens müssen im ERP-System in einer Sprache erfasst und hinterlegt werden, welche die KI verstehen kann (etwa die Prozesssprache Business Process Model and Notation). Auf dieser Basis ist es der generativen KI dann problemlos möglich, bei Bedarf jederzeit verifiziertes Wissen über die Unternehmensprozesse zu erlangen und so auf korrekte Weise mit ihnen zu interagieren.

Die Etablierung eines Prozessfokus ist jedoch keinesfalls nur für die KI-Szenarien der Zukunft von Belang. Auch jenseits einer Nutzung für künftige KI-Prozesse profitieren Mitarbeitende von der Neuausrichtung der ERP-Systeme. In Zeiten des anhaltenden Fachkräftemangels und ausgelasteter Teams müssen Lösungen ihre Nutzungsansätze grundsätzlich überdenken und Abläufe in der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit zur Verfügung stellen, wie Anwender dies aus ihrer täglichen Mediennutzung gewohnt sind. Eine Onlinebestellung durchzuführen ist intuitiv und erfordert weder eine Einarbeitung noch eine Schulung. Von diesem Prozessdenken muss die ERP-Branche lernen.

Eine Prozesssicht schafft genau dies. Mit ihr lassen sich Abläufe im Tagesgeschäft deutlich schneller bearbeiten, da die einzelnen Schritte zur Bearbeitung einer Aufgabe klar vorgegeben sind und idealerweise in einer neuen, übersichtlichen Benutzeroberfläche dargestellt werden. In der Folge verbessert sich die operative Effizienz des Unternehmens. Auch finden sich neue ERP-Anwender auf diese Weise leichter im System zurecht und können sich einfacher mit den erforderlichen Abläufen vertraut machen. Und schließlich profitiert auch die Flexibilität eines Unternehmens vom Prozessfokus: Machen neue Anforderungen am Markt eine Anpassung der Abläufe erforderlich, genügt es, die hinterlegten Prozesse zu modifizieren, um wieder realitätsgetreu im System zu arbeiten.

Neuer Kurs: Die Arbeitsweise der Zukunft

Damit generative KI tatsächlich zu einem echten, intelligenten Assistenten werden kann, der aktiv bei der Bearbeitung von Aufgaben entlastet, ist die Bereitstellung spezifischer Prozessinformationen unerlässlich. Müssen diese jedoch erst aufwendig zusammengestellt werden, verlieren Unternehmen wertvolle Zeit, bis sich dringend benötigte Effizienzgewinne tatsächlich in der Praxis einstellen. Es liegt daher an den ERP-Systemen, den vorherrschenden Status quo zu überdenken: Die neue KI-Welt erfordert auch einen neuen ERP-Ansatz, der die Prozesswelt für GenAI erschließt.

Für Unternehmen sind das die Segel, die sie hissen können, um den Rückenwind der KI-Revolution voll auszunutzen – anstatt mühsam und nicht selten wohl vergeblich der schnelleren Konkurrenz hinterher zu paddeln.

Quelle: Asseco Solutions

Ralf Bachthaler, Mitglied des Vorstands bei Asseco Solutions

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