Auch wenn immer mehr Industrieunternehmen verstärkt auf KI setzen, bleiben die Erfolge in vielen Fällen überschaubar. Der Grund: Daten, Systeme und Entscheidungen bleiben voneinander getrennt, großes Potenzial in der Konsequenz ungenutzt. Abhilfe schafft die agentenbasierte KI, die wie digitale Mitarbeitende selbstständig Informationen zusammensuchen und Aufgaben über Systemgrenzen hinweg erledigen. Als zentrales Bindeglied machen sie Unternehmen damit effizienter und zukunftssicher.

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren zahlreiche KI-Initiativen angestoßen – von Prognose-modellen über Chatbots bis hin zu einzelnen automatisierten Prozessen. Technologisch ist dabei vieles machbar, doch im operativen Betrieb bleiben die erzielten Ergebnisse häufig deutlich hinter den Erwartungen zurück. Denn: Viele Projekte existieren isoliert nebeneinander, Daten sind über unterschiedliche Systeme verteilt und der erhoffte Zugewinn an Effizienz stellt sich nicht ein.

Das Grundproblem ist dabei weniger die Qualität der KI als ihre Einbettung. Das wird auch mit einem näheren Blick auf die klassische Automatisierung deutlich, die fest definierten Prozessen mit klaren Übergabepunkten folgt. Solange alles so läuft wie geplant, funktioniert das gut. Sobald aber Abweichungen auftreten, stoßen diese Systeme an ihre Grenzen. Ein unerwartetes Dokumentenformat, eine verspätete Lieferung oder eine geänderte Priorität reichen bereits aus, um den Prozess zu stoppen oder manuelle Eingriffe notwendig zu machen. Es fehlt an einer engen Verzahnung der verschiedenen Aufgaben und einer zentralen Instanz, die den Überblick behält. Genau an dieser Stelle setzen sogenannte Digital Workers an.

Fokus auf das Ziel, nicht den Prozess. Digital Workers sind KI-Agenten, die eine klar umrissene Aufgabe erledigen und dabei immer ein übergeordnetes Ziel verfolgen. Entscheidend ist dabei das Denkmodell: Während klassische Automatisierung definierte Prozesse ausführt, arbeiten Digital Workers zielorientiert. Für sie ist es nicht relevant, ob zur Erreichung ihres Ziels vier, acht oder zwölf Schritte notwendig sind. Entscheidend ist das Ergebnis.

Ein solch digitaler Mitarbeitender startet dafür mit einer Zieldefinition, plant eigenständig den Weg dorthin, führt die notwendigen Aktionen aus und lernt kontinuierlich aus dem Feedback, das ihm seine menschlichen Mitarbeitenden etwa über Slack oder Teams zukommen lassen. Wenn sich Rahmenbedingungen ändern, passt er sein Vorgehen an, statt abzubrechen. Damit verlassen Unternehmen das starre Prozessdenken und schaffen Systeme, die mit Unsicherheit umgehen können und ein völlig neues Level an Autonomie sowie Flexibilität erreichen.

Die Bezeichnung Digital Worker macht bereits deutlich, dass es sich nicht um ein abstraktes technisches Konstrukt handelt, sondern um eine neue Form digitaler Mitarbeitender. Das erleichtert es, Organisationen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen klar zu definieren. Ganz ähnlich wie bei menschlichen Kollegen und Kolleginnen.

Beispiel einer Plattform-Architektur für den Einsatz von Digital Workers anhand von IFS.

Keine Entscheidungen nach Bauchgefühl mehr. Ihre eigentliche Stärke entfalten Digital Workers überall dort, wo viele Daten, Systeme und Zielkonflikte zusammenkommen. Sie sitzen gewissermaßen als digitales Bindeglied in der Mitte der Organisation. Sie entscheiden selbst, aus welchem System sie welche Informationen benötigen, und in welchem System sie anschließend Aktionen auslösen müssen. So arbeiten sie systemübergreifend, ähnlich wie ein Mitarbeitender, der zwischen ERP, CRM und externen Plattformen wechselt, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Ein anschauliches Beispiel ist das Warenbestandsmanagement in der Fertigung. Das Ziel ist klar: Die Produktion muss am Laufen gehalten werden, ohne unnötig Ware oder Teile im Lager zu stapeln. Gleichzeitig müssen aber auch Puffer eingeplant werden, um etwa Ereignisse wie Lieferverzögerungen oder eine besonders hohe Nachfrage abzufangen. Ein Digital Worker kann dieses Ziel verfolgen, indem er Auftragsdaten, Lagerbestände, Lieferzeiten und externe Risiken an einem Ort zusammenführt und die solide Datenlage analysiert. Er balanciert diese Faktoren dafür kontinuierlich aus und passt seine Entscheidungen an neue Situationen an. Im Unterschied zu einem klassischen digitalen Zwilling folgt er keinem festen Ablauf, sondern plant und handelt flexibel entlang des definierten Geschäftsziels. Die Ergebnisse sind datenbasiert und flexibel, keine Bauchentscheidungen mehr.

Auf technischer Ebene laufen solche Digital Workers auf einer zentralen Agentic Plattform. Dort sind sie nicht an ein einzelnes System gebunden, sondern können autonom entscheiden, wo sie Informationen abrufen und wo sie handeln – natürlich in einem festgelegten Rahmen und unter ständiger Aufsicht. Mehrere Digital Workers können so miteinander kommunizieren, Aufgaben aufteilen und sich gegenseitig unterstützen. Je stärker dieses Netzwerk wächst, desto autonomer und leistungsfähiger wird das Gesamtsystem.

Die KI als Kollege. Trotz dieser Autonomie bleibt der Mensch zentraler Bestandteil des Systems. Digital Workers agieren nicht unkontrolliert, sondern innerhalb klarer Leitplanken. Menschen definieren Ziele, priorisieren und greifen ein, wenn es notwendig ist. In der Praxis kann das bedeuten, dass ein Digital Worker Empfehlungen ausspricht, beispielsweise für eine Lieferantenauswahl, und seine Entscheidung mit datenbasierten Argumenten begründet. Der Mensch bestätigt, korrigiert oder entscheidet bewusst anders. Dieses Feedback fließt kontinuierlich in das weitere Lernen des Systems ein.

Die Einführung solcher Digital Workers erfolgt in der Regel schrittweise. Unternehmen starten mit überschaubaren Aufgaben, sammeln Erfahrung und bauen Vertrauen auf. Mit zunehmender Sicherheit können komplexere Ziele übertragen werden. Vorgefertigte Digital Workers von spezialisierten Anbietern und für bestimmte Branchen erleichtern diesen Einstieg, da sie auf typische Aufgaben und Anforderungen zugeschnitten sind und keine aufwendige Eigenentwicklung erfordern. Auch ersparen sie die kostspielige und risikoreiche Eigenimplementierung, bei der eine Vielzahl an Regularien und Aspekten der IT-Sicherheit zu beachten ist.

Langfristig wird der Einsatz von Digital Workers die Arbeitswelt spürbar verändern und effizienter gestalten. Sie übernehmen repetitive Aufgaben, verkürzen Entscheidungswege und schaffen messbare Zeitgewinne. Diese Effekte helfen nicht nur beim Umgang mit Fachkräftemangel, sondern werden zunehmend zu einem Wettbewerbsfaktor. Intelligente Unternehmen entstehen nicht durch immer neue KI-Tools. Sie entstehen dort, wo Ziele, Daten und Entscheidungen zusammengeführt werden. Digital Workers übernehmen dabei die Rolle des Bindeglieds – zwischen Systemen, zwischen Daten sowie zwischen Mensch und Maschine.

Sören Michl
ist Vice President AI Adoption
bei IFS

Illustration: © Reza Fadilla | Dreamstime.com

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