Illustration: Absmeier, PIRO4D

Jeder digitalisiert – auch die Finanzverwaltung. Seit 2013 müssen Unternehmen deswegen ihren Jahresabschluss digital als E-Bilanz im XBRL-Format an die Behörde übergeben. Die zugrunde liegenden Taxonomien schaffen eine einheitliche Ordnungsstruktur. Das Problem: Viele Unternehmen erstellen ihren Abschluss wie gewohnt mit gängigen Tools oder sogar analog, müssen diesen dann aber in das vom Finanzamt gewünschte Format konvertieren. Das erzeugt einen Medienbruch und ist mit Zeit und Aufwand verbunden. Viel klüger wäre es, die Bilanz direkt Taxonomie-basiert zu erstellen und sich den Zwischenschritt zu sparen.

Seit 2013 will die Finanzbehörde kein Papier mehr sehen: Unternehmen sind verpflichtet, ihre Bilanzen elektronisch zu übermitteln und auch ihre Buchhaltung darauf auszurichten. Das Einkommensteuergesetz legt die sogenannte E-Bilanz im Paragraf 5b EStG fest. Abgeben müssen sie alle Unternehmen, die eine Bilanz erstellen und eine doppelte Buchführung vorlegen müssen.

Taxonomien sind die verpflichtende Datenhaltungs- und Darstellungsform

Die E-Bilanz basiert auf sogenannten Taxonomien, einem einheitlichen Datenstruktursystem, das die Daten klassifiziert und in Kategorien und Gruppen organisiert. So können Zusammenhänge schneller erkannt und eine Übersicht samt einheitlicher Systematik geschaffen werden. Unternehmen müssen den Jahresabschluss in Taxonomien übergeben. Dabei gibt es eine Kerntaxonomie und, abhängig von der Unternehmensbranche, angepasste Taxonomien. Das Einkommensteuergesetz gibt das jeweilige steuerrechtliche Datenschema vor. Die E-Bilanz muss im Format eXtensible Business Reporting Language (XBRL) ausgeführt werden, einer XML-basierten Sprache für die Automatisierung von Wirtschafts- und Finanzinformationen. Damit sollen die Datensätze vereinheitlicht werden.

Jahresabschlüsse werden seit 30 Jahren nach der Struktur und den Standards der HGB-Gliederung erstellt (Handelsgesetzbuch) – früher auf Papier, heute mit Branchen-Softwaretools oder Standards wie Word und Excel. Damit liegt der Abschluss aber im falschen Format vor. Gerade bei der Umstellung zur E-Bilanz standen zahlreiche Unternehmen vor der Herausforderung, dass ihre Systeme die Daten nicht als XBRL-Format ausgeben konnten. Jahresabschlüsse auf Sachkontenbasis müssen in einer Taxonomie-Software auf Basis von XBRL konvertiert werden. Das kann eine gute Software zwar leisten, doch das Problem dabei liegt auf der Hand: Mit dieser Vorgehensweise muss ein Medienbruch überwunden werden. Dies ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern zudem nicht mehr zeitgemäß. Außerdem beschert es Unternehmen nahezu die doppelte Arbeit: Benötigt ein Mitarbeiter für die Konvertierung vielleicht eine Stunde, muss eine Kanzlei mit 400 Mandanten einen halben Monat aufwenden. Zudem müssen die Konvertierungen jedes Jahr erneut vorgenommen und bei Änderungen neue Sachkonten in die Struktur eingebracht werden – ganz zu schweigen von zusätzlicher Analyse und Kontrolle.

Jahresabschluss ohne Konvertierung erstellen

Es ist an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen und diese alten Zöpfe endlich abzuschneiden. Die Lösung ist, den Jahresabschluss direkt auf Taxonomie-Basis zu erstellen. Unternehmen sparen Zeit, Aufwand und Papier gleichermaßen. Die Daten liegen direkt digital im XBRL-Format vor. Dieser technische Standard der Datenübermittlung gilt in allen Bereichen der Finanzbranche: Das gesamte Finanzreporting weltweit basiert auf diesen Taxonomien.

Dazu ist nichts weiter vonnöten, als eine ausgereifte Softwarelösung, die das Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz auf Taxonomie-Basis und damit ein einfaches Abhaken aller gesetzlich definierten elektronischen Verpflichtungen erlaubt. Die Offenlegung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger sowie die E-Bilanz an die Finanzverwaltung erfolgen damit auf Knopfdruck. Auch der digitale Finanzbericht für Banken und der Jahresabschluss an Creditreform sind problemlos möglich, da sie bereits im richtigen Format vorliegen. Digitale Banken fordern Jahresberichte im XBRL-Format und Informationen werden im gleichen Standard an Unternehmen zurückgeleitet. Auf diesem Weg können diverse Unternehmenskennzahlen übermittelt werden. Wenn Unternehmen die Berichte direkt auf Taxonomie-Basis erstellen, können alle Datenempfänger leicht bedient werden.

Das passende Tool führt den User durch das Programm und baut den Jahresabschluss Schritt für Schritt auf. Die Bedienung ist in großen Teilen intuitiv. Inkludierte Vorlagen erleichtern die Zuordnung. Dokumente müssen nicht mehr einzeln angelegt und Daten nicht mehr ständig neu eingegeben werden – das gesamte Finanzreporting wird effizienter. Dank dem hohen Detailgrad kommen weniger Rückfragen von Behördenseite und Betriebsprüfern steht eine hohe Informationsdichte zur Verfügung.

Fazit

Viele Unternehmen konvertieren ihre Jahresabschlüsse via Software in das von der Finanzverwaltung gewünschte XBRL-Format, um sie als E-Bilanz an die Behörde schicken zu können. Es ist an der Zeit, den direkten Weg zu gehen und sich den Medienbruch zu sparen: Indem der Jahresabschluss von Anfang an auf XBRL-Taxonomien erstellt wird.

Paul Liese, Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH

www.hsp-software.de

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7. Mai 2016

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