Allen Digitalisierungsinitiativen zum Trotz ist das Medium Papier in der heutigen Geschäftswelt weiterhin ein wichtiger Informationsträger. Daran wird sich kurz- und mittelfristig auch nichts ändern. Unternehmen müssen daher mit Scannern Dokumente digitalisieren, um die Verbindung zu ihren bestehenden digitalen Prozessen zu schaffen. Die Geräte bilden mithin die Brücke zwischen analogen Informationen und digitalen Arbeitsabläufen, wie Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH, erläutert.

Vor der Auswahl passender Scanner-Modelle sollten Unternehmen ihre Anforderungen eindeutig definieren. Neben den generellen Entscheidungskriterien wie Geschwindigkeit, Auflösung oder Netzwerkfähigkeit ist es wichtig, den gesamten Prozess vom Scannen bis zur Verarbeitung der digitalisierten Dokumente zu betrachten. Wenn Scanner beispielsweise von mehreren Personen genutzt werden oder in einem frei zugänglichen Bereich stehen, muss die Anzahl der erforderlichen Softwarelizenzen berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind entsprechende Authentifizierungsmöglichkeiten per PIN, Passwort oder Kartenleser erforderlich, um den Scanner vor Missbrauch zu schützen.

Nahtlose Systemanbindung als Entscheidungskriterium

Neben diesen funktionalen Aspekten sollten Unternehmen sicherstellen, dass sich die Geräte über eine Plattform nahtlos in die IT-Landschaft integrieren lassen. Nur so gelingt eine ganzheitliche Transformation bestehender Workflows, denn Scanner sind stets Teil einer Gesamtlösung zur Prozessoptimierung. In der Praxis kann die Umsetzung jedoch anspruchsvoll sein: Unterschiedliche Dateiformate und die hohe Anforderung einer sicheren, strukturierten Weiterverarbeitung der Dokumente bilden für viele Unternehmen immense Herausforderungen.

Abhilfe schaffen hier Integrationsplattformen, die als Schnittstelle zwischen der Scanner-Hardware und beispielsweise einem Dokumenten-Management-System (DMS) fungieren. Sie bereiten die digitalisierten Dokumente automatisiert auf, reichern sie mit Metadaten an und überführen sie nahtlos in digitale Prozesse. Aus diesem Grund hat Epson seine neuen Dokumenten-Scanner mit Open Platform ausgestattet – einer Technologie, die es erlaubt, die Geräte direkt aus einer Anwendung heraus an individuelle Arbeitsprozesse anzupassen. Anwender können so innerhalb etablierter Arbeitsabläufe auch komplexe Prozesse mit nur einem Knopfdruck starten. Zudem lassen sich bei Bedarf neue Funktionen einbinden. Das individuell konfigurierbare Scanner-Display reduziert manuelle Arbeitsschritte, gewährleistet die Datensicherheit und eliminiert gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Nicht zuletzt können sämtliche Scanner über eine Integrationsplattform zentral administriert werden, was die IT-Abteilung entlastet.

Fazit

Scanner sind heute weit mehr als reine Erfassungsgeräte: nämlich der Schlüssel zu digitaler Exzellenz. Deshalb gehören sie ins digitale Ökosystem eines jeden Unternehmens. Bei der Auswahl eines Gerätes ist neben der Frage nach Geschwindigkeit und Auflösung auch die Fähigkeit entscheidend, sich in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Denn erst dann ermöglichen Scanner als Teil eines umfassenden Dokumentenmanagements einen durchgängigen Informationsfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens und tragen so nachhaltig zur Effizienzsteigerung bei.

Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH

200 Artikel zu „Scanner Dokument“

News | Infrastruktur | Lösungen | Ausgabe 5-6-2021

Multifunktionsdrucker versus Dokumentenscanner – Klarer Punktsieg für den Spezialisten

17. Juni 2021

Seit Beginn der Coronapandemie steigt der Druck, papierbasierte Prozesse zu eliminieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Da in den meisten Büroumgebungen Multifunktionsdrucker (MFP) vorhanden sind, ist es naheliegend diese als Scanner zu nutzen. Für die Erfassung weniger Papierdokumente am Tag macht das sicherlich Sinn. Was auf den ersten Blick als günstige Lösung erscheint, weil die Geräte bereits vorhanden sind, kann bei näherer Betrachtung teuer werden. Kodak Alaris zeigt, worin die Unterschiede zu einem Dokumentenscanner bestehen.