In deutschen Kliniken herrscht Aufruhr. Was Microsoft ab 2025 für die Bereitstellung seiner Softwarelizenzen vorsieht, könnte Betriebe des Gesundheitswesens an den Rand ihrer finanziellen Möglichkeiten bringen. Viele medizinische Versorgungsstellen fürchten, auf teure Cloud-Abos umsteigen zu müssen. Der Microsoft Solutions Partner VENDOSOFT berät Gesundheitseinrichtungen in ganz Europa zu Office-Produkten, Servern und Betriebssystemen – mit durchschnittlichen Kosteneinsparungen von 50 Prozent. »So und ähnlich wird das auch in Zukunft möglich sein«, verspricht Geschäftsführer Björn Orth.

Die Gesellschaft Digital Health Transformation (dht), ein Zusammenschluss von Krankenhäusern und Krankenhausgruppen für die Digitalisierung im Gesundheitswesen, klärte jüngst darüber auf, Microsoft werde den Support für herkömmliche Lizenzmodelle in Kürze einstellen. Office-Abonnements pro Nutzer würden dann obligatorisch, heißt es in dem dht-Papier zu den finanziellen Auswirkungen für gesundheitliche Einrichtungen. Björn Orth erklärt die Zusammenhänge und kann die Branche beruhigen: »Ganz so dramatisch wird es nicht! Richtig ist, dass für die Office-Versionen 2016 und 2019 im kommenden Jahr das Supportende erreicht ist. Für Office 2021 ein Jahr später, also 2026. Das bedeutet jedoch nicht, dass ab diesem Zeitpunkt für jeden User Lizenz-Abonnements verpflichtend werden.« So stellt es der dht dar und führt einen Krankenhausträger mit 10.000 Beschäftigten an. In einem Beispiel heißt es: »Bisher wurden in Kliniken und Krankenhäusern Office-Lizenzen pro Arbeitsplatz erworben, die in der Regel bis zu zehn Jahre genutzt wurden. An einem Arbeitsplatz konnten mehrere Mitarbeitende mit nur einer Lizenz arbeiten.« Je Nutzungsjahr beliefen sich die Lizenzkosten dieses Trägers auf circa 130.000 Euro – und würden ab 2025/2026 auf jährlich etwa 2,1 Millionen Euro ansteigen.

Neue Kauflizenz in Sicht. Das wäre in der Tat dramatisch, denn derart hohe Kosten entsprächen dem gesamten IT-Budget des Betriebes. Für dringend notwendige Investitionen in digitale Sicherheit und IT-Modernisierung bliebe nicht viel übrig. Doch Björn Orth kann Entwarnung geben. »Die vom dht beschriebene Nutzung der Office-Pakete nach Gerät ist eine Besonderheit von Microsoft-on-premises-Lizenzen, also lokal installierter Software. Office 2021 war bis vor kurzem die vorerst letzte Version, die Microsoft ›on-prem‹ herausgebracht hat.« Mit dem Supportende wäre tatsächlich ab Herbst 2026 jedes Unternehmen – nicht nur im Gesundheitswesen – gezwungen gewesen, in die Cloud zu wechseln. Diese erlaubt jedoch keine Lizenzierung nach Geräten, was bedeutet: Teilen sich mehrere Anwender einen Computer, benötigt jeder User eine eigene Abo-Lizenz. Das Beispiel zeigt, wie dann die IT-Kosten explodieren! Seit März diesen Jahres steht jedoch fest, dass es eine weitere Kauflizenz geben wird: Office 2024. »Mit einer Supportlaufzeit von fünf Jahren stellt die neue on–premises-Version weiterhin eine bezahlbare Alternative zur Cloud dar.«

Education-Lizenzen brechen in Unikliniken weg. Über Office 2024 ist Björn Orth froh. Denn auch Deutschlands Universitäts-kliniken steht ein Problem ins Haus, das sich nur mit on-premises-Lizenzen günstig lösen lässt: Microsoft hat angekündigt, Unikliniken den Status »akademischer Nutzer« abzuerkennen. Als solche beziehen sie bisher die besonders günstigen‚ -›Education-Lizenzen‹. Fällt der Status, wird die Software-Beschaffung um ein Vielfaches teurer. Auch hier ist es gut, Alternativen zu kennen. Die gibt es laut Björn Orth mit und ohne Haken.

Alternative No. 1: BMI-Lizenzen. Zwischen dem Bundesministerium des Innern (BMI) und Microsoft existieren Verträge über den Bezug von Microsoft-Produkten. Die sogenannten BMI-Lizenzen räumen Bund, Ländern und Kommunen günstige Konditionen und besondere Nutzungsrechte ein. Davon profitieren auch öffentlich-rechtliche Krankenhäuser, Kliniken, Pflege- und Seniorenheime. Sie können Microsoft-Programme zu Konditionen weit unter dem Neupreis oder den regulären Abogebühren für M365-Dienste beziehen. »Brechen den -Universitätskliniken die Education-Lizenzen weg, böten die BMI-Lizenzen eine Alternative. Sie gelten im übrigen für alle Gesundheitseinrichtungen.«

Der Haken? So gut die BMI-Rahmenverträge klingen – auch diese Form der Softwarebeschaffung kann teuer werden. Denn betreibt ein öffentlicher Träger mehrere Einrichtungen (Krankenhäuser, Seniorenheime und vielleicht noch eine Berufsfachschule für Pflegekräfte), gelten im Zweifelsfall unterschiedliche Bestimmungen. Während Kliniken die Lizenzen nutzen dürfen, ist bei Seniorenheimen und Berufsfachschulen ausschlaggebend, dass sie keiner Gewinnorientierung unterliegen. Für IT-Administratoren in gemischten Betrieben ist das eine echte Herausforderung. Denn wird bei einem Microsoft-Audit festgestellt, dass die vergünstigte Software privatwirtschaftlich genutzt wurde, drohen Nach-zahlungen.

Zudem hat sich Microsoft bei den BMI-Lizenzen eine Hintertür offengehalten: »Die Cloud-basierten BMI-Versionen verpflichten zum Abschluss teurer Wartungsverträge, ›Software Assurance‹ genannt«, erklärt Björn Orth. Damit ist diese Form der Microsoft-Lizenzierung für viele Einrichtungen nicht nur unpraktisch im Handling – sie kann auch teurer werden als gedacht.

Alternative No. 2: gebraucht kaufen. Das führt zu einer Beschaffungsform, die jede Klinikleitung kennen sollte: gebrauchte Microsoft-Lizenzen. Wenn Office 2024 im Herbst auf den Markt kommt, gibt es die Lizenzen ein gutes halbes Jahr später bei VENDOSOFT als Gebrauchtsoftware. Gesundheitseinrichtungen sparen dann etwa 30 Prozent gegenüber dem Neupreis und rund 50 Prozent im Vergleich zur Microsoft Cloud. Damit sind sie preislich fast gleichauf mit den BMI-Lizenzen. »Ihr Vorteil besteht jedoch darin, dass gebrauchte Volumen-lizenzen überall eingesetzt werden können – egal ob Klinik, Altenheim oder Berufsfachschule, staatlich oder privat. Das macht die Software-Verwaltung einfacher, sicherer und kosteneffizienter.« Zu den Kunden, die das für sich nutzen, zählt VENDOSOFT über 200 Krankenhäuser und Kliniken in Deutschland und ganz Europa. »Im Bezirkskrankenhaus St. Johann in Tirol haben wir beispielsweise 500 Computer und Notebooks sowie 50 Windows Server mit gebrauchten Microsoft-Lizenzen ausgestattet. Das sparte der Einrichtung 150.000 Euro!«

Business Enabler Gebrauchtsoftware. Derart hohe Einsparungen beim Lizenzkauf ermöglichen sogar die Umsetzung wichtiger Digitalisierungsprojekte. So war es bei der Klinik »Maria Luigia« im italienischen Parma. Sie sparte mit dem Kauf gebrauchter Office-Pakete, Windows- und Exchange-Server genug Budget ein, um die Anschaffung dringend benötigter Hardware zu realisieren und eine SQL-basierte Verwaltungs-Software für das Krankenhaus-Intranet entwickeln zu lassen. »Das führte zu einer enormen Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden«, zitiert Björn Orth den dortigen IT-Manager. Gebraucht tragen Microsoft-Lizenzen also durchaus zur Progressionssteigerung im Klinikalltag bei.

Kostenlos beraten lassen

Gesundheitseinrichtungen, die im Zuge der aktuellen Unsicherheit lizenzrechtliche Fragen in Bezug auf Microsoft haben, sind eingeladen, die kostenlose Beratung der Microsoft-Experten von VENDOSOFT in Anspruch zu nehmen.

Es lohnt sich, wie diese Beispiele zeigen:
https://www.vendosoft.de/cases_gesundheit/