Illustration Absmeier foto freepik

Die elektronische Rechnung wird zum Treiber der Digitalisierung in deutschen Büros. Corinna Hölzel, Senior Product Marketing Managerin bei d.velop zeigt, wie Unternehmen davon profitieren.

Seit Januar dieses Jahres ist die elektronische Rechnung nun in Deutschland Pflicht. Seither sollten alle B2B-Unternehmen Rechnungen in den vorgesehenen Formaten zumindest empfangen können. Durch die Umstellung sollen Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Einige Herausforderungen bleiben dennoch: Für viele Unternehmen ist es nach wie vor schwierig, den Überblick über die verschiedenen E-Rechnungsformate, gesetzlichen Fristen und Vorgaben zu behalten.

Die Fristen im Überblick:

01.01.2025	Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich: E-Rechnungen müssen empfangen und GoBD-konform archiviert werden können.
01.01.2025 – 31.12.2026	Übergangsfrist für den Versand von E-Rechnungen. Alle Unternehmen dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder – sofern vereinbart – PDF -Rechnungen versenden.
01.01.2027 – 31.12.2027	Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €. Für kleinere Unternehmen (< 800.000 € Umsatz) gilt weiterhin eine Übergangsfrist.
Ab 01.01.2028	Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen in den vorgegebenen Formaten für alle Unternehmen im B2B-Bereich, Papier- und reine PDF-Rechnungen sind nicht mehr erlaubt.

Damit geben die Übergangsfristen Spielraum, sollten Lieferanten aktuell noch nicht in der Lage sein, korrekte E-Rechnungen auszustellen, können Unternehmen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen anfordern.

Die Fristen sollten auch kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe nutzen, um sich vorzubereiten. Je früher sie sich mit dem Thema beschäftigen, desto entspannter wird der Prozess verlaufen.

Zulässige Formate

In Deutschland sind für die E-Rechnung die Formate XRechnung und ZUGFeRD vorgesehen, wobei es sich bei letzterem um ein kombiniertes Format handelt, bei dem die strukturierten Daten in ein PDF eingebettet werden.

Auch wenn die E-Rechnung zunächst komplex wirkt, sollten sich Unternehmen nicht verunsichern lassen. Die Einführung verspricht viele Vorteile. So lassen sich durch den geringen manuellen Aufwand Zeit und Kosten einsparen, wenn die Systeme erst einmal richtig laufen. Dabei geht es nicht nur um die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen, auch Papier-, Druck- und Portokosten müssen in die Bilanz eingerechnet werden. Dies bedeutet gleichzeitig auch ein Plus in Sachen Nachhaltigkeit. Die schnellere Verarbeitung elektronischer Formate erlaubt es zudem, das Cashflow Management zu optimieren. Bisher eingesetzte OCR-Technologien zum Auslesen der Rechnungsinformationen aus PDF-Rechnungen sind außerdem fehleranfällig – und oft mit hohem Aufwand verbunden. Bei der Nutzung der E-Rechnung kann dieser Schritt komplett entfallen.

Elektronische Rechnungsstellung als Booster der Digitalisierung

Die E-Rechnung ist mehr als eine Verpflichtung – sie ist eine Chance, die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung maßgeblich zu beschleunigen. In den letzten Monaten hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen, die beginnen, E-Rechnungen einzuführen, ihr digitales Dokumentenmanagement generell ausbauen.

Damit trägt die E-Rechnung dazu bei, das papierlose Büro endlich Realität werden zu lassen. Davon profitieren schließlich auch die Mitarbeitenden, da viele zeitraubende Routinearbeiten, beispielsweise in der Ablage, entfallen. KI-Integrationen in modernen Dokumentenmanagementsystemen erlauben es, benötigte Informationen sehr schnell zu finden. Wenn kein händischer Übertrag aus analogen Dokumenten mehr notwendig ist, wird zudem die Fehleranfälligkeit in Geschäftsprozessen reduziert.

Auch in punkto Sicherheit müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen: Wichtige, sensible Dokumente können mit elektronischen Signaturen versehen werden, wodurch ihre Legitimität sichergestellt und Fälschungssicherheit gewährleistet wird.

Fazit: Jetzt aktiv werden – mit dem richtigen Partner an der Seite

Die E-Rechnung ist mehr als nur ein neues Dateiformat – sie ist ein Hebel für die digitale Transformation in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe. Wer die Übergangsfristen sinnvoll nutzt, kann nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern interne Prozesse grundlegend verbessern. Mit den richtigen Tools und erfahrenen Partnern gelingt der Umstieg reibungslos – und eröffnet neue digitale Perspektiven.

Die Autorin:

Corinna Hölzel ist Senior Product Marketing Managerin bei der d.velop AG, ein Softwareunternehmen, das seit 33 Jahren auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert ist. Corinna ist Expertin in Sachen E-Rechnung und der konkreten Umsetzung der Herausforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

214 Artikel zu „E-Rechnung“

News | Business | Business Process Management | Digitalisierung | Effizienz | Geschäftsprozesse

Von der Pflicht zur Effizienz: Wie E-Rechnungen Geschäftsprozesse optimieren

19. März 2025

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Unternehmen, die das Thema frühzeitig angehen, haben mehr Zeit, ihre Prozesse anzupassen und Fehler zu vermeiden. Wer wartet, riskiert Engpässe bei der Umstellung und hohe Aufwände in letzter Minute. Unabhängig von der Verpflichtung bietet E-Invoicing Unternehmen zahlreiche Vorteile und löst Fragestellungen, die bislang Probleme verursacht…