Management Summary

DMS wird zur Plattform: ELO vollzieht den strategischen Wandel vom klassischen Dokumentenmanagement hin zu einem ganzheitlichen Informationsmanagement mit modularer Low‑Code‑Architektur.
Integration als Kernprinzip: Die neue Plattform umfasst eine serienmäßige iPaaS‑Integrationsschicht, die Anwendungen, Datenquellen und Prozesse in einem zentralen Ökosystem verbindet – cloudbasiert oder on‑premises.
KI als Effizienz- und Governance‑Treiber: Generative KI automatisiert Prüf‑ und Verarbeitungsprozesse (z. B. E‑Rechnung) und steigert Effizienz, während klare KI‑Governance Sicherheit und Compliance gewährleistet.
Wahlfreiheit statt Lock‑in: Kunden entscheiden zwischen Cloud‑Subskription und On‑Prem‑Installation mit identischem Funktionsumfang – ein zentraler Baustein für Datensouveränität und Exit‑Strategien.
Ökosystem statt Einzelprodukt: Der neue ELO Marketplace öffnet die Plattform für Partnerlösungen, beschleunigt Erweiterungen und stärkt die Zukunftsfähigkeit durch ein wachsendes, kollaboratives Netzwerk.

Knapp 30 Jahre agiert der Softwarehersteller ELO Digital Office mittlerweile als erfolgreicher Player in einem dynamischen Marktumfeld. 2025 wurde der Generationenwechsel vollzogen und damit quasi eine Zeitenwende eingeläutet: weg vom reinen digitalen Dokumentenmanagement hin zu einer ganzheitlichen Plattformstrategie.

Ging es in der Anfangszeit elektronischer Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) primär darum, Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren, so folgten sukzessive ganze Geschäftsprozesse. Mittlerweile spricht man von ganzheitlichem Informationsmanagement inklusive nahtloser Integration von Drittsystemen. Ziel war und ist ein medienbruchfreies Arbeiten. ELO Digital Office war stets am Zahn der Zeit in Bezug auf Innovationen: Vom anfangs reinen DMS haben die Stuttgarter ihre Systeme kontinuierlich ausgebaut – durch Module, Integrationsschnittstellen sowie intelligente Komponenten.

Heute fungiert das DMS als technologische Grundlage. Im Rahmen des Generationenwechsels setzt der Softwarehersteller auf eine modulare Plattformstrategie. Dass diese die künstliche Intelligenz (KI) eng einbezieht, versteht sich von selbst. »Wir stellen agile, modulare Low-Code-Architekturen bereit, damit sich Business-Cases schnell und skalierbar umsetzen lassen. Technologische Innovation und regulatorische Vorgaben greifen dabei ineinander: Sie bieten unseren Kunden die Basis, mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten und sich zukunftssicher aufzustellen«, erklärt der Geschäftsführer von ELO Digital Office, Nils Mosbach, seinen Ansatz. »Der Kunde soll alles aus einem Guss erhalten. Die Low-Code-Strategie unterstützt dieses Szenario perfekt.«

Als weiteren Innovationstreiber sieht er die künstliche Intelligenz: »Heute lassen sich Prozesse mit generativer KI steuern. Das Ergebnis zeigt sich in höherer Effizienz, Automatisierung und Informationserschließung. Wichtig bei all dem ist eine klare KI-Governance.« Letztere stellt sicher, dass KI nicht nur technisch funktioniert, sondern sich auch sicher, vertrauenswürdig und regelkonform betreiben lässt. Dies kommt beispielsweise bei der KI-gestützten automatisierten Prüfung oder Verarbeitung von E-Rechnungen zum Tragen. Denn hier sind Informationssicherheit und Compliance unverzichtbar.

Herausforderung: Geschäftsmodelle im Wandel

Nichts ist so beständig wie der Wandel. Dieses Zitat gilt in der heutigen schnelllebigen Zeit noch genauso wie zu Zeiten Heraklits von Ephesos. Denn Unternehmen sehen sich mit immer komplexeren und sich ändernden Gegebenheiten konfrontiert. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bedarf es auch im DMS-Umfeld Agilität und Anpassungsfähigkeit. Ein wichtiger Aspekt ist dabei, die Integration von Drittanwendungen nicht mehr isoliert zu betrachten. Vielmehr ist sie als fester Bestandteil eines ganzheitlichen Informationsmanagements zu verstehen.

Dem tragen die Stuttgarter mit ihrer Low-Code-Plattform Rechnung, die serienmäßig eine mächtige Integrationsplattform (iPaaS) umfasst – und damit einen Unique Selling Point darstellt. »Diese verbindet in der Praxis Anwendungen, Datenquellen und Prozesse in einem zentralen digitalen Ökosystem – in der Cloud oder on-premises. Einfach, schnell und ohne Zusatzkosten, der Kunde hat die Wahl«, ergänzt Mosbach.

Verstärkt zu berücksichtigen sind darüber hinaus angesichts zunehmender Cyberbedrohungen IT-Sicherheit und Compliance. Hier braucht es nicht nur technische Features, sondern einen verlässlichen Partner, der langfristige Sicherheit und Stabilität mitdenkt.

Cloud oder on-prem: Wahlfreiheit als Losung

Moderne Unternehmen fordern heute neben reinen Cloud- auch hybride Szenarien, klare Exit-Strategien und echte Datensouveränität. Der Digitalisierungsspezialist bietet daher größt-mögliche Flexibilität. Dessen Kunden können sich für das Cloud- beziehungsweise Subskriptionsmodell oder eine On-prem-Installation entscheiden – und somit für maximale Kontrolle über die eigenen, auch sensiblen Daten. Beide Ansätze bieten dieselben Funktionen.

Mehr als eine Lösung: Kunden als Teil des Ökosystems

Auch künftig dürfte die Komplexität fachlicher und organisatorischer Anforderungen steigen, selbst wenn sie sich dank moderner Technologien immer einfacher umsetzen lassen. Um weiterhin fit für veränderte Nutzererwartungen und neue technologische Paradigmen zu sein, können Kunden als Teil eines Ökosystems vom Know-how der gesamten ELO Partnerlandschaft profitieren. Dieses reicht vom Rechnungsmanagement über das Vertrags- bis hin zum Qualitätsmanagement. Hier spielt die Prozesslogik eine entscheidende Rolle, das DMS dient lediglich als technologischer Unterbau.

Gleichzeitig bestimmt KI zunehmend, wie Informationen verarbeitet, Prozesse automatisiert gesteuert und Entscheidungen datenbasiert unterlegt werden. »Die Herausforderung lautet, Abläufe und Strukturen radikal zu überdenken, um diese Potenziale sinnvoll zu heben«, so Mosbach. Digitales Dokumentenmanagement entwickelt sich dabei zu einer Plattform für intelligente, kontextbasierte Unterstützung sowie durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen. Damit legt es zugleich den strukturellen und datenbezogenen Grundstein für den wirkungsvollen Einsatz generativer KI.

ELO Marketplace: zentral zugängliche Plattform für Partner und Kunden

Der Plattformstrategie dient auch der jüngst gelaunchte ELO Marketplace, auf dem Partner ihre Eigenkreationen für das Ökosystem des Softwareherstellers anbieten können. So erhalten Kunden und andere Partner einen noch schnelleren Zugang zu Erweiterungen, Branchenlösungen und Integrationen rund um die Digitalisierungsplattform.

Zu den ersten auf Basis der ELO Low-Code-Plattform entwickelten und durch den Softwarehersteller unterstützten Lösungen zählen zum einem das Artikel- und Angebots-management. Zum anderen Lösungen für das Baustellen-, Qualitäts- oder Fuhrparkmanagement. Das Portfolio umfasst auch die E-Akte für Behörden sowie Integrationen verschiedener digitaler Signaturlösungen – und unterliegt einem -stetigen Ausbau.

Die strategische Bedeutung dieses Schritts liegt auf der Hand: Mit dem Marketplace steht Marktteilnehmern eine transparente und zentral zugängliche Plattform bereit, auf der sie noch enger interagieren können. Und das Ökosystem wächst kontinuierlich – zum gegenseitigen Nutzen und zur optimalen Zukunftsfähigkeit.

Sabina Merk ist freie Journalistin und Inhaberin des pressebüro merk in der Metropolregion München. Sie verfügt über langjährige Erfahrung in PR, Kommunikation und Social Media. Ihr Schwerpunkt liegt auf klarer, professioneller Unternehmenskommunikation mit präziser redaktioneller Umsetzung.

Illustration: © Roman Samborskyi | Dreamstime.com

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