»Unnötige Ausgaben kürzen« dürfte eines der ersten Schlagworte sein, das fällt, wenn von Kostenreduzierung die Rede ist. Niemand mag es aber, Dinge wegzunehmen. Deutlich beliebter als mit Kürzungen macht man sich also immer, wenn die Kostenreduzierung über höhere Effizienz funktioniert. Ansatzpunkte dafür gibt es in jedem Unternehmen genügend. Passenderweise zählt dazu auch das Management jener kürzungsgefährdeten Spesen, das oft noch viel zu aufwändig abläuft.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise auf Dienstreisen oder Meetings gehen, bedeutet das Belege sammeln. Bis diese dann gebündelt auf dem Tisch der Buchhaltung liegen, fertig eingegeben, manuell überprüft und schließlich erstattet sind, kann es dauern. Für Finanzteams sind diese Routineaufgaben wahre Zeitfresser. Und sollten dann Rechnungen fehlen, nicht lesbar sein oder Verstöße gegen Ausgabenregeln vorliegen, wird der Aufwand nur größer – von der Anfälligkeit für Fehler und Betrugsversuche ganz abgesehen. Jede Menge Potenzial also, hier mit Software-Unterstützung Kosten zu sparen.

In einem Beispielszenario hat die Unternehmensberatung Roland Berger ein fiktives internationales Unternehmen mit 12.000 Angestellten analysiert, die regelmäßig Belege einreichen. Beim Verwalten dieser hat die Untersuchung sowohl Excel als auch Legacy-Software mit der spezialisierten Spesen-Software von Rydoo gegenübergestellt. Als Ergebnis standen in beiden Fällen Einsparungen von etwas mehr als 30.000 Arbeitsstunden jährlich. Nun hat nicht jedes Unternehmen 12.000 Mitarbeiter, doch auch kleinere Betriebe profitieren in vielerlei Hinsicht gerade in der Buchhaltung davon, Abläufe zu modernisieren und soweit möglich zu automatisieren.

KI automatisiert lange Compliance-Prüfungen und lässt Betrügern keine Chance

Interessant ist auch, an welchen Stellen der KI-Trend nicht vor dem Spesenmanagement Halt gemacht hat. Neben automatischen Übersetzungen sämtlicher Sprachen bietet hier vor allem die Möglichkeit zum automatischen Prüfen auf Compliance-Verstöße oder auch Betrugsversuche die Chance, ungewollte Ausgaben zu reduzieren.

Bei dedizierter Software scannen die Nutzer ihre Belege per Smartphone-App ein. Diese tauchen umgehend im System auf und werden mittels OCR-Texterkennung in ein einheitliches und bearbeitbares Format gebracht. Verfügt die Software über die nötigen Fähigkeiten, kann an dieser Stelle nun KI zum Einsatz kommen. In einem »Smart Audit« prüft sie nicht nur, ob alle Posten auf den Belegen konform mit den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens sind, sondern auch ob potenzieller Spesenbetrug vorliegt. Da alle Daten transparent im System vorliegen, erkennt die KI umgehend Klassiker wie doppelt eingereichte Belege, das Überschreiten von Ausgabengrenzen oder manuell hinzugefügte Zahlen und markiert den möglichen Verstoß zur Überprüfung. Sie wird aber auch im Umgang mit neuen Betrugsmöglichkeiten immer besser und erkennt zunehmend auch solche Rechnungen, die wiederum mit KI erstellt wurden. Nicht unwichtig, denn bereits im Jahr 2023 stieg die Anzahl an Deepfake-Vorfällen um ganze 700 %.

Auch Steuern, Cashflow und Berichtspflichten werden leichter

Allein diese kurze Zusammenfassung zeigt, wie Unternehmen im Spesenmanagement sparen können, ohne Ausgaben zu streichen. Und weil der deutlich geringere Aufwand mit KI-Support den ohnehin meist überlasteten Finanzteams Routineaufgaben erleichtert, profitiert das Cashflow Management auf allen Ebenen von der freigewordenen Zeit. Kein unwesentlicher Faktor in Zeiten einer angespannten Wirtschaft und von Fachkräftemangel im Finanzwesen. Noch dazu liegen alle Daten automatisch konsolidiert, einheitlich und somit transparenter vor, was auch die Weiterverarbeitung für Berichte oder Steuern einfacher macht.

Analysten gehen davon aus, dass KI generell in den nächsten Jahren die meisten Aufgaben im Bereich Banking und Finance übernehmen wird. Doch warum mit dem Einstieg warten? Wenn es um kosteneffizienteres Handeln geht, profitieren Unternehmen auch heute schon deutlich von einer Investition in ihr Spesenmanagement.

Aidana Zhakupbekova (CFO)

Aidana Zhakupbekova ist CFO bei Rydoo. Die Finanzexpertin ist nach Stationen bei IBM und Beratungsunternehmen seit 2024 Teil des Leadership-Teams der Spezialisten für Ausgabenmanagement.

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