In der digitalisierten Welt gilt: Effizient und schnell muss es sein. Obwohl viel darüber diskutiert wird, mit welchen Technologien Unternehmen ihre Ziele erreichen können, wird eines oft vergessen: Die digitale Transformation ist wesentlich mehr als ein isoliertes Hard- und Softwareprojekt der IT. Vielmehr muss der Faktor Mensch bei jedem Schritt mitberücksichtigt werden, damit die Technologie richtig »wirkt«. Change Management und eine hervorragende Mitarbeiter-Experience unterstützen bei der Umsetzung der Digitalisierungsprojekte.
Die Vision ist klar: Wir möchten ein digitalisiertes Unternehmen werden. Damit dieses Ziel Realität wird, sollte die Transformation abteilungsübergreifend angegangen werden – vom Vorstand bis hin zu den Mitarbeitern im Kundenservice. Dies etabliert ein digitales Mindset in der gesamten Organisation und schafft Konsens über die Abteilungen hinweg.
Eine Unternehmenskultur der Offenheit. Der Begriff »Digital Mindset« beschreibt eine Unternehmenskultur, in der Neugier, Offenheit und Interesse für innovative Technologie und digitale Geschäftsmodelle gelebt und gefördert werden. Der digitale Wandel beginnt nämlich zuallererst in den Köpfen. Statements wie »Das haben wir schon immer so gemacht« müssen der Vergangenheit angehören. Das Unternehmensklima sollte Mitarbeiter vielmehr dazu einladen, den Ist-Zustand zu hinterfragen und neue Technologien auszuprobieren, um kreative, neue Lösungen zu entwickeln. Bestehende Strategien müssen daher kontinuierlich evaluiert und angepasst werden – von Standardprozessen wie Freigaben bis hin zum Geschäftsmodell an sich.
Ein digitales Mindset bedeutet auch, sich konstant die Frage zu stellen: Was ist der nächste Schritt? Welche Trends zeichnen sich ab und was müssen wir unseren Kunden und Mitarbeitern bieten, um eine außergewöhnliche Experience zu bieten und digital nicht abgehängt zu werden? Beispiel Banken: Physische Filialen sind heute kein Muss mehr. Kunden tragen ihr Kreditinstitut als Smartphone-App in der Tasche und können flexibel und mobil ihre Bankgeschäfte regeln – völlig digital.
Es geht um die Experience. Customer Experience hat sich im Zuge der Digitalisierung zu einem der großen Buzz-Words entwickelt. Mindestens genauso wichtig für den Erfolg eines Unternehmens und das Gelingen von Transformationsprojekten ist die Employee -Experience. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die tagtäglich mit der neuen Soft- und Hardware interagieren.
Durch die private Nutzung von Apps für Shopping, Banking und Co. sind Mitarbeiter intuitive Benutzeroberflächen und Interaktionen in Realtime gewöhnt. Stichwort: Consumerization. Genau an dieser User Experience sollten sich Unternehmen orientieren, um Mitarbeitern – auch den noch skeptischen und technisch weniger versierten – den Umstieg auf (neue) digitale Lösungen so leicht als möglich zu gestalten. Es gilt der Grundsatz: Software ist dann effektiv, wenn sie einfach zu bedienen ist.
Intuitive Benutzeroberflächen und eine nahtlose Erfahrung unabhängig vom verwendeten Gerät sollten unbedingt bei der Planung berücksichtigt werden. Individuelle Arbeitsbereiche im Rahmen von Softwarelösungen für Enterprise Content Management und Content Services bieten zudem den Zugang zu allen relevanten Informationen und Anwendungen mit nur einem einzigen Login. Das verbessert die individuelle User Experience am digitalen Arbeitsplatz zusätzlich. Diese Arbeitsplätze lassen sich speziell auf die Anforderungen bestimmter Rollen oder Abteilungen zuschneiden und erlauben Mitarbeitern lediglich den Zugriff auf genau die Inhalte und Anwendungen, die sie auch für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Das verbessert die Übersichtlichkeit und beugt einer Abwehrhaltung oder Überforderung angesichts eines Wirrwarrs aus Daten und Anwendungen vor. So muss beispielsweise das R&D-Team nicht auf die Inhalte der Marketing-Abteilung zugreifen und benötigt im Normalfall auch keinen Zugang zu Customer-Service-Applikationen.
Die im Unternehmen eingesetzten Anwendungen sollten schnell und ohne Programmierkenntnisse konfigurierbar und an unterschiedliche Anforderungen oder veränderte Prozesse anpassbar sein. So lassen sich zum einen maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, mit denen Mitarbeiter gerne arbeiten, und zum anderen schnelle Updates und Implementierungen durchführen, um flexibel auf Marktveränderungen reagieren zu können. Damit digitale Prozesse reibungslos und ohne Brüche ablaufen, sollten sich zudem alle Anwendungen leicht in andere Plattformen innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur integrieren lassen.
Den Wandel moderieren. Zu einem guten Change Management gehört neben der Implementierung benutzerfreundlicher Software auch die offene Kommunikation mit den Mitarbeitern. Damit der digitale Wandel gelingt, müssen sich die Verantwortlichen zunächst in die Situation der Belegschaft versetzen und Antworten auf die Fragen finden, die sich insbesondere Mitarbeiter stellen, denen der Sinn der anstehenden Veränderungen nicht ersichtlich ist:
Warum? – Sachliche Erklärungen, warum digitale Transformation zum Pflichtprogramm von Unternehmen gehört und anschauliche Beispiele dafür, wie sich Geschäftsmodelle wandeln und digitale Prozesse die Voraussetzung für zukünftigen Erfolg sind, helfen Vorbehalte bei zögerlichen Mitarbeitern abzubauen. Verständnis ist die Grundvoraussetzung, um Akzeptanz und Unterstützung für die Sache zu gewinnen.
Was bringt das? – Unternehmen müssen Vorteile aktiv kommunizieren und gleichzeitig Ängste nehmen: Obwohl der Umstieg auf »digital« zunächst das Erlernen neuer Fähigkeiten erfordert, führt dies langfristig zu enormen Erleichterungen und Produktivitätssteigerungen im Arbeitsalltag. Auch entfallen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben keine Jobs, stattdessen wird Zeit für spannendere und höherwertige Projekte geschaffen.
Zum Schluss noch ein Tipp: Vertrauen ist essenziell. Unternehmen sollten Mitarbeitern alle Vorteile des Digital Workplace zuteilwerden lassen, ihnen zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten ermöglichen, Laptops, Tablets und Smartphones zur Verfügung stellen und so beweisen, dass Digitalisierung richtig Spaß machen kann.
Heinz Wietfeld,
Regional Manager
bei Hyland
www.hyland.com/de-de
Illustration: © Victoria Kurpas /shutterstock.com
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