Die plötzlichen Auswirkungen der globalen Gesundheitskatastrophe haben gezeigt, dass viele Unternehmensprozesse und Systeme nicht so effizient sind, wie sie sein könnten. Darunter auch die Entgeltabrechnung – 75 Prozent der Unternehmen beklagen, dass sie nicht in der Lage sind, diese hundertprozentig effektiv zu verwalten. Dabei hat die Payroll das Potenzial, ein Treiber für zukünftige Wachstumsinitiativen zu sein.

Nicht belastbare Entgeltabrechnungssysteme kosten Unternehmen Geld, Ressourcen und bringen im schlimmsten Fall den Ruf ein, Mitarbeiter nicht pünktlich und korrekt zu bezahlen. Wie gut haben multinationale Organisationen die pandemiebedingten Schwierigkeiten in dieser Hinsicht bewältigt? Um das herauszufinden, führte ADP eine Umfrage zur Entgeltabrechnung durch, bei der 1.100 Entscheidungsträger auf Führungsebene in zehn Ländern aus den Regionen EMEA, LATAM, Nordamerika und APAC befragt wurden [1]. Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (82 Prozent) erwies sich die Pandemie als Herausforderung. So auch bei der Genauigkeit und Pünktlichkeit der Mitarbeiterbezahlung. Die Gesundheitskrise stellte den ultimativen Stresstest für die Entgeltabrechnung dar und nur wenige haben sie so gut überstanden wie erwartet.

Die Flickenteppiche der multinationalen Unternehmen. Die Mehrheit der Befragten (74 Prozent) betreibt mehrere Systeme über mehrere Plattformen und Standorte hinweg. Oft handelt es sich dabei um Patchwork-Lösungen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, mit separaten Entgeltabrechnungssystemen, die in verschiedenen Ländern ausgeführt werden – jedes mit einem lokalen Fokus. Infolgedessen berichteten jedoch 61 Prozent der Unternehmen, dass die Lohnbuchhaltungsabteilung zu viele Anfragen zur Gehaltsabrechnung erhielt. Gleichzeitig erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Geschäftsleitung um mehr Daten bittet, da die angegeben Informationen oft inkonsistent und schwer zu interpretieren sind. 73 Prozent hatten in diesem Fall jedoch keine Daten parat, und fast die Hälfte (47 Prozent) war nicht in der Lage, die meisten der ihnen gestellten Fragen zur Payroll zu beantworten, um die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit Informationen zu unterstützen. Denn die Fakten zu haben ist eine Sache. Sie zu nutzen ist eine andere. Die Komplexität des Betriebs mehrerer Systeme über viele Länder hinweg lässt keine Zeit für eine vollständige Datenanalyse. Die ständige Brandbekämpfung geht zu Lasten der strategischen Erkenntnisse, wodurch die Produktivität und Prozessoptimierung leiden.

Dieser Flickenteppich-Ansatz führt also zu schlechter Datenqualität, gefährdet die Datensicherheit und verursacht Compliance-Probleme, die teure Geldstrafen nach sich ziehen können. Der Service wird beeinträchtigt, da die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung mit der Menge der Anfragen nicht mehr zurechtkommen. Eine einheitliche Plattform, die vollständig in die HR- und Finanzsysteme integriert und cloudbasiert ist, bietet hingegen eine konsistente Informationsquelle sowie einen klaren Überblick über die globalen Kosten. Darüber hinaus ermöglicht sie eine genaue Modellierung, Vorhersage und Berichterstattung. Daten können schnell analysiert und skaliert werden, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Da man nicht beherrscht, was man nicht kennt, können Unternehmen nach eigenen Angaben nur mit einer globalen Sicht auf die Payroll auf alle Daten ihrer Belegschaft zugreifen, einschließlich Ausgaben, Urlaub und Abwesenheit, um detaillierte Analysen und Berichte für die Unternehmensführung zu erstellen.

Payroll-Pannen sind keine Peanuts. Covid-19 deckte Schwachstellen in der Entgeltabrechnung auf, die eine effektive Reaktion der Unternehmen verhinderten. Viele dieser Probleme bestanden zwar schon vorher, aber die Ineffizienzen und die Komplexität sind gewachsen. Veränderung ist eine Konstante, doch die Pandemie brachte eine plötzliche Notwendigkeit zur schnellen Anpassung mit sich – eine Erfahrung, die weltweit noch nie zuvor gemacht wurde. Plötzlich standen Beurlaubungen, die bis dahin weitgehend unbekannt waren, im Fokus der Gehaltsabrechnung. Neue Prozesse und regulatorische Änderungen mussten schnell umgesetzt werden. All dies fiel zusammen mit der Einführung anderer Arbeitsmethoden für eine größtenteils von zu Hause aus arbeitenden Belegschaft, zu der auch die Payroll-Abteilung gehörte.

Etwa 61 Prozent der Befragten stellte fest, dass sie nicht in der Lage waren, ihre Entgeltabrechnung so anzupassen, dass sie den vielen Anforderungen während der Pandemie gerecht wurde. Ebenso gab ein Drittel (33 Prozent) an, dass sie kein Payroll-System haben, um Expansionspläne zu unterstützen. Weniger als die Hälfte der multinationalen Unternehmen haben ihre Entgeltabrechnungssysteme in den letzten zwei Jahren überprüft, wobei ganze 28 Prozent seit drei Jahren oder länger nicht mehr formell untersucht haben, wie ihre Abläufe im Vergleich zu den Zielen funktionieren.

Bei der Payroll steht nichts weniger als das finanzielle Wohlergehen der Mitarbeiter und des Unternehmens auf dem Spiel. Daher sollte der Umgang mit Zahlungsverfahren und die Priorisierung der Payroll wieder in den Unternehmensfokus rücken. Der Gehaltsabrechnungsprozess und die Dateneinsicht können eine wertvolle Unterstützung für die Personalstrategie und das Talentmanagement im gesamten Unternehmen sein und den strategischen Wert der Personalabteilung steigern.

Wandel umarmen. Der Kampf der Unternehmen mit der Payroll zeigt vor allem die Notwendigkeit von Anpassungen, um in der Zukunft Widerstandsfähigkeit aufzubauen, Abläufe zu optimieren und Risiken zu reduzieren. Unternehmen müssen sich also entscheiden, ob sie sich auf Veränderungen einlassen, oder ob sie weitermachen wie bisher. Der Schmerz des Wandels wird oft als größer angesehen als die Konsequenzen des Stillstands. Doch die Gefahren einer solchen Herangehensweise wurden eindrücklich aufgezeigt.

Veränderungen sind unvermeidlich. Wie Sie mit diesen umgehen, jedoch nicht. Es gibt mehrere Strategien, die in Betracht gezogen werden können: Verkleinern, umstrukturieren, auslagern? Oder Fusionen und Übernahmen in Betracht ziehen? Welchen Weg Sie auch immer einschlagen, der vereinfachte Zugriff auf genaue Entgeltabrechnungsdaten und die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind unerlässlich, um Änderungsinitiativen effizienter umzusetzen. Die Vorteile sind klar. Multinationale Unternehmen, die über optimierte und vereinfachte Systeme verfügen, sind reaktionsschneller und effizienter als solche, die mit mehreren Systemen jonglieren müssen. So können sie das Risiko der Nichteinhaltung der rechtlichen Compliance reduzieren, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Henri Schmidt,
Senior Director Implementation & Business Development
Germany & Poland

[1] https://www.de-adp.com/hr-einblicke-themen-trends/internationale-belegschaft-managen-trends/Global-Payroll-Survey-2021/

Illustration: © MJgraphics/shutterstock.com

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16. Februar 2021

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Henri Schmidt, Senior Director Implementation & Business Development Germany & Poland

[1] https://www.de-adp.com/hr-einblicke-themen-trends/internationale-belegschaft-managen-trends/Global-Payroll-Survey-2021/

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Henri Schmidt,
Senior Director Implementation & Business Development
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