Management Summary

Digital statt Metall: Die Stadt Essen ersetzt die klassische Hundesteuermarke durch einen digitalen QR‑Code, der sicher in der Smartphone‑Wallet gespeichert wird und Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
End‑to‑End‑Automatisierung: Anmeldung, Datenverarbeitung und Bereitstellung der digitalen Marke laufen vollständig automatisiert im Fachverfahren Suite4KA/Suite4Public – ohne zusätzlichen Aufwand für Mitarbeitende.
Effizienz und Bürgerfreundlichkeit: Der neue Prozess ist schneller, nachhaltiger und weniger fehleranfällig; Verlustprobleme entfallen, mehrere Hunde können gleichzeitig verifiziert werden.
Technisch souverän und rechtskonform: Die Lösung nutzt vorhandene Stammdaten, ist fälschungssicher signiert, individuell anpassbar und erfüllt Kennzeichnungspflichten sowie Datenschutzanforderungen.
Template für weitere Kommunen: Die digitale Hundesteuermarke wurde als übertragbares Template entwickelt, ist in drei Monaten implementierbar und stärkt die digitale Verwaltungsstrategie – bestätigt durch Platz 10 im Smart City‑Index 2025.

Die Stadt Essen hat die analoge Hundesteuermarke vollständig digitalisiert und damit einen Verwaltungsprozess modernisiert, der bislang zeitaufwendig, fehleranfällig und kostenintensiv war. Statt einer Metallmarke erhalten Hundebesitzer nun einen fälschungssicher signierten QR‑Code, der direkt in die Smartphone‑Wallet übertragen wird und bei Kontrollen einfach vorgezeigt werden kann. Die Lösung ist vollständig in das bestehende Fachverfahren Suite4KA/Suite4Public integriert, nutzt vorhandene Stammdaten und läuft end‑to‑end automatisiert – Mitarbeitende müssen nur noch Ausnahmefälle bearbeiten. Die digitale Marke ist nachhaltig, bürgerfreundlich und reduziert operative Aufwände wie Lagerhaltung, Versand oder Neuausstellung bei Verlust. Als übertragbares Template lässt sich die Lösung innerhalb weniger Monate auch in anderen Kommunen implementieren und stärkt die digitale Verwaltungsstrategie. Die Auszeichnung im Smart City‑Index 2025 bestätigt den Erfolg, während weitere Digitalisierungsschritte wie SAP S/4HANA‑Migration und E‑Rechnung bereits vorbereitet werden.

30.000 Hunde gibt es in Essen – alle müssen bei der Stadt gemeldet sein. Als Nachweis diente in der Vergangenheit eine metallene Hundesteuermarke. Seit Jahresbeginn hat die Verwaltung die alte Lösung gegen eine digitale Marke getauscht. Als eine von vielen einzelnen Maßnahmen und Projekten innerhalb des Handlungsfeldes »Digitaler Verwaltungsservice« im Rahmen der Digitalstrategie der Stadt. Profitieren sollen nicht nur Bürgerinnen und Bürger, auch die Arbeitsprozesse sollen beschleunigt und Mitarbeitende entlastet werden.

Keine Metallmarke mehr am Hundehalsband

Bisher war der Prozess wie folgt: Bürgerinnen und Bürger mussten ihren Hund innerhalb von zwei Wochen per Formular im Bereich Onlinedienstleistungen beim Steueramt anmelden. So weit, so elektronisch. Dann erhielten sie den Hundesteuerbescheid mit Marke per Post; die Stadt musste die Metallmarken bestellen, prägen, lagern und verschicken – mit allem, was dazugehört: Porto, Rückläufer, Neuausstellen bei Verlust. Ein zeitlich und finanziell aufwendiger Ablauf für einen simplen Nachweis – der relativ schnell zu modernisieren ist.

Seit Januar wird mit dem Bescheid ein QR-Code für das Smartphone ausgegeben. Die Hundesteuermarke mit allen relevanten Daten kommt damit sicher und verschlüsselt direkt in die Wallet-App. Der Vorteil: Bei Kontrollen ist sie leicht vorzuzeigen und sie geht seltener verloren; das Handy hat man schließlich immer dabei. Außerdem ist sie auf den Halter personalisiert, sodass mehrere Hunde auf einmal verifiziert werden können. Die Marke funktioniert auf jedem Smartphone, unabhängig vom genutzten Betriebssystem. Alternativ kann der QR-Code in Papierform als Nachweis genutzt werden. »Insgesamt ist der neue Prozess von der Anmeldung bis zur Bereitstellung digitaler, bürgerfreundlicher und nachhaltiger; die Verwaltung konzentriert sich nur noch auf Ausnahmefälle«, sagt Anke Hammacher, Abteilungsleiterin Kommunalsteuer der Stadt Essen.

Handlungsdruck vorbeugen

Die Einführung der digitalen Hundesteuermarke hat die Stadt Essen in wenigen Schritten direkt im Fachverfahren umgesetzt. Integriert ist sie in die Systemarchitektur Suite4KA für Steuern, Gebühren und Abgaben von Nagarro, ein Modul der SAP S/4HANA-Lösung Suite4Public für kommunale Geschäftsprozesse. Genutzt werden die vorhandenen Stammdaten zu Hund, Rasse, Halter und Steuernummer. Der Prozess ist vollautomatisiert, sodass für Mitarbeitende kein Mehraufwand entsteht. Zudem wird die Kennzeichnungspflicht erfüllt und eine fälschungssichere Signierung verwendet, damit das Vorgehen rechtskonform ist. Farben, Logo und Datenfelder sind individuell auf die Stadt Essen und ihr Corporate Design angepasst.

»Wir haben uns bewusst für eine umfassende technische Anwendung entschieden, die langfristig dem aktuellen Stand und den Gewohnheiten und Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern an einen modernen Service entspricht – damit beugen wir Handlungsdruck in Zukunft vor«, erklärt Anke Hammacher. Da die Lösung als Template entwickelt wurde, ist sie schnell implementiert – in Essen innerhalb von drei Monaten. Technische Voraussetzung aufseiten der Kommunen waren: die Integration in das Bürgerportal beziehungsweise den Self-Service-Bereich sowie eine Apple-Developer-Lizenz für die Signatur.

Bürgerfreundlich – und wertvoll für Beschäftigte

Mit der Digitalstrategie erfüllt die Stadt Essen seit einigen Jahren die Notwendigkeit, bestehende und neue Verwaltungsleistungen sowie interne Abläufe zu digitalisieren. Unterteilt in fünf Handlungsfelder soll sie Fachbereiche und Stadtverwaltung insgesamt für die Zukunft aufstellen. Bei der Veränderung von Verwaltungsleistungen, wie der An- und Abmeldung von Hunden, wird immer der gesamte Prozess von der Antragstellung bis zur abschließenden Bescheiderstellung organisatorisch betrachtet. Damit die Digitalisierung als Chance und Mehrwert empfunden werden kann, richtet sich die Stadt konsequent auch nach den Anforderungen und Bedürfnissen der eigenen Beschäftigten. Das bedeutet, Lösungen wie für die Hundesteuer müssen unter anderem integriert, dezentral einsetzbar, einfach und intuitiv bedienbar und jederzeit nachvollziehbar sein sowie eine technologische Basis für Optimierungen beziehungsweise langfristige Betriebssicherheit bieten.

Ganzheitlicher IT-Lösungsansatz

Technologien sollten so gewählt werden, dass sie den jeweiligen Ablauf unterstützen, vereinfachen, zugänglicher machen, beschleunigen und transparenter machen. Vor allem bei kommunalen Verwaltungen, die mit SAP arbeiten, empfiehlt es sich, bei der Transformation auf umfassende modulare Lösungen zu setzen, in die Anwendungen rund um das Onlinezugangsgesetz (OZG) vollständig integriert werden.

Dies umfasst zum Beispiel das Veranlagen und Erheben von Steuern, Gebühren und Entgelten, wie Hundesteuer, Grundbesitzabgaben, Gewerbesteuer und weiteren wiederkehrenden Einnahmen, kritische Vorgänge und Vollstreckungen. Im Idealfall können die Module um bestimmte Add-ons wie individuelle Anschreiben und XRechnung ergänzt werden. In jedem Fall sollten sie sich an digitale Akten und elektronische Bereitstellungslösungen anbinden lassen. Wichtig ist auch, dass die importierten und erfassten Daten vollständig und im Zusammenspiel mit dem Kassen- und Einnahmenmanagement verarbeitet werden.

»Durch die einzelnen Digitalisierungsbausteine innerhalb einer integrierten, ganzheitlichen Lösung entstehen zukunftsfähige optimierte Verwaltungsprozesse end-to-end, die Kommunen bedarfsgerecht bei der digitalen Transformation unterstützen«, sagt Dr. Norbert Rheindorf, Head of Products and Development bei Nagarro. »Der große Vorteil eines Lösungsbaukastens ist, dass Kommunen Bescheide und Schriftverkehr in einem zentralen System handhaben können und sie mit einheitlichen, CI-konformen Vorlagen arbeiten.«

Für die Einführung der digitalen Hundesteuermarke als innovatives Digitalisierungsprojekt wurde die Stadt Essen vor Kurzem ausgezeichnet. Im Smart City-Index 2025 belegt sie in der Kategorie Verwaltungsdigitalisierung bundesweit Platz 10. Eine Bestätigung für die bisherige Entwicklung – aber kein Grund, sich auszuruhen: als nächstes stehen die Transformation zu SAP S/4HANA und die Themen E-Rechnung, einmalige Einnahmen und Vorlagenmanagement zur Erzeugung individueller, fachbezogener Anschreiben an Bürgerinnen und Bürger auf der Agenda.

Catrin Schreiner ist freie Journalistin mit Schwerpunkt auf Digitalisierung, Arbeitswelt, Nachhaltigkeit und Medizin. Sie verbindet redaktionelle Expertise mit langjähriger PR-Erfahrung und schreibt vornehmlich für Fach- und Führungspublikum.

Illustration: © Robert Goebel | Dreamstime.com

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