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Länder wie die Niederlande oder Schweden machen es vor. Deutschland hinkt noch hinterher. Doch wird sich das bald ändern? Erst kürzlich beschloss Brandenburg seine KI-Strategie. Bis 2030 werden bundesweit etwa 1,3 Millionen Beschäftigte aus dem öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. »Die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird nicht umhin kommen sich vermehrt mit künstlicher Intelligenz (KI) auseinanderzusetzen. Zu groß sind die Vorteile, die diese Technologie mit sich bringt,« so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Der Einsatz von KI eröffnet zahlreiche Möglichkeiten den Bürgerservice zu verbessern. Generative KI, beispielsweise Chatbots, können schnelle Hilfe bei häufigen Fragen bieten, zum Beispiel bei der Kfz-Zulassung, Gewerbebeantragung, Passerneuerung oder Wohnsitzan- und -abmeldung.

Die KI-basierte Texterkennung ist ein weiteres Beispiel, wie künstliche Intelligenz zur Arbeitsentlastung in Verwaltungen beitragen. Sie kann das arbeitsaufwendige Anfertigen von Protokollen, Dokumenten oder Berichten automatisiert erledigen. Oder sie filtert Daten, zum Beispiel aus eingescannten Dokumenten, klassifiziert sie und bereitet sie auf zur weiteren Verwendung – inklusive eingebundener Stichwortsuche für die Mitarbeitenden.

Ein Bericht des Ausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung des Deutschen Bundestags vom 26. September 2022 nennt weitere Vorteile: »Auf Bundesebene können KI-basierte Prognosemodelle proaktives und präventives staatliches Handeln stärken, zum Beispiel in Bezug auf die Sicherheit, die Versorgung, den Umweltschutz, die Verkehrsplanung, den Verbraucherschutz oder auch die Migration.«

Erste aktive Schritte in Richtung KI-Integration

Mit PLAIN ist seit 2023 eine Plattform im Einsatz, die KI-basierte Datenanalyse in der Bundesverwaltung ermöglicht. Länderverwaltungen könnten mit KI-Prognosen Schul- und Kitaplätze besser planen oder zukunftsgerichtete Steuerschätzungen und Kommunen Infrastrukturplanungen vornehmen.

Bereits seit 2018 investiert Deutschland in die Erforschung, Entwicklung und Anwendung von künstlicher Intelligenz. Unter der Überschrift »KI in der öffentlichen Verwaltung« nennt das Papier mögliche Einsatzbereiche, zum Beispiel bei der Abwehr von Cybergefahren, in Sicherheitsbehörden, im Bevölkerungsschutz oder in der Nachhaltigkeitspolitik. Bereits realisiert wurde das im Umweltbundesamt angesiedelte »Anwendungslabor KI und Big Data«.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) hat vor dem Hintergrund der zahlreichen ethischen und rechtliche Fragen, Transparenz, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Anwendungen ein KI-Leitbild entwickelt. Mit dem im Aufbau befindlichen Beratungszentrum für künstliche Intelligenz (»BeKI«) schafft das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine zentrale Anlauf- und Koordinierungsstelle für KI-Vorhaben in der Bundesverwaltung. In einem ersten Pilotprojekt wird ein »Marktplatz der KI-Möglichkeiten« entwickelt, welcher Ministerien und Behörden mit passenden KI-Anwendungen und Bedarf zueinander bringen soll und zudem Transparenz über die KI-Anwendungslandschaft und Erfahrungswerte bietet.

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KI im Verwaltungsalltag

Es ist noch einiges zu tun, bis KI-Technologien sich im Verwaltungsalltag etablieren. Ministerien und Ämter müssen die nötige Infrastruktur vorhalten, Datenbestände erschließen und KI-Systeme im Einklang mit strenger Regulierung aufsetzen. Die Einführung von KI ist nur ein Ziel, wenn die bestehenden IT-Systeme nicht modernisiert werden. Die derzeitigen Systeme sind für die Anforderungen der KI schlecht gerüstet. Sie haben eine begrenzte Rechenleistung und sind nicht in der Lage, effiziente digitale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Diese Altsysteme verwenden häufig veraltete Datenformate, die die Gewinnung von Erkenntnissen erschweren. Darüber hinaus verschlechtert die Abhängigkeit von der manuellen und papierbasierten Datenerfassung und -verwaltung die Datenqualität weiter. Die IT-Infrastruktur des öffentlichen Sektors ist nach wie vor fragmentiert und ineffizient.

»Um das Potenzial der künstlichen Intelligenz voll auszuschöpfen, müssen Organisationen des öffentlichen Sektors der Cloud-Migration Vorrang einräumen. Diese Strategie ist für die Modernisierung von IT-Systemen von entscheidender Bedeutung und gewährleistet eine ordnungsgemäße Speicherung und Verwaltung von Daten, was das Training und Testen von KI-Lösungen mit hochwertigen Datensätzen erleichtert,« geht Cosima von Kries ins Detail.

Es ist daher wichtig einen funktionsübergreifenden Ansatz für die Cloud-Strategien zu wählen und Überlegungen aus der gesamten Regierung und dem öffentlichen Sektor zu integrieren. Gerade für den öffentlichen Sektor gibt es spezielle Cloudkonzepte, wie die private Cloud oder die deutsche Verwaltungscloud, welche auf die erhöhten Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind. Dieser ganzheitliche Ansatz ist von entscheidender Bedeutung für die Digitalisierung von Datenerfassungsprozessen und ermöglicht KI-gestützte Erkenntnisse. Durch die Abkehr von manuellen oder papierbasierten Methoden, die zu ungenauen oder veralteten Daten führen können – hin zu digitalen Prozessen, die auf die sich entwickelnden Anforderungen und Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind, kann der öffentliche Sektor die Anpassungsfähigkeit gewährleisten, die für die Weiterentwicklung von KI-Systemen und die Verbesserung ihrer Leistung im Laufe der Zeit erforderlich ist.

Überbrückung der Produktivitätslücke

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur kann ein langwieriger Prozess sein. Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen Werkzeuge und Technologien finden, um die Produktivitätslücke in der Zwischenzeit zu überbrücken, zum Beispiel durch Automatisierung.

Durch die Automatisierung des Prozesses der Forschungsförderung und die Migration des Projektmanagements in die Cloud konnte AgriFutures Australia beispielsweise die Zeit für die Bearbeitung von Verträgen von vier Wochen auf nur noch 30 Minuten verkürzen. Ein Automatisierungsansatz verbesserte auch den Zugang zu großen Datenmengen, die für die zukünftige Implementierung von KI unerlässlich sind.

»Mit diesen Schritten können Organisationen des öffentlichen Sektors sowohl die Produktivität als auch die Bürgerzufriedenheit steigern und letztlich mit weniger Aufwand mehr erreichen. Mit modernen Cloud-basierten Automatisierungstechnologien können Organisationen schnell mit ihrer Modernisierung beginnen und sich darauf konzentrieren, in kurzer Zeit echte Ergebnisse zu erzielen,« erklärt Cosima von Kries abschließend.

Mehr Informationen über die Nintex Prozess Plattform: https://www.nintex.de/prozessplattform/

Quellennachweis:

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