Lizenzprofi Joyce Studier leitet Unternehmen und Behörden sicher durch den Microsoft-Lizenzdschungel.

Die Große Kreisstadt Germering hat den »Microsoft-Lizenzdschungel« verlassen – pragmatisch, kostensparend, zukunftsstark und rechtssicher – beispielgebend für andere Kommunen. Die Stadt hat sich eine moderne hybride Infrastruktur geschaffen, die funktioniert – technisch und organisatorisch.

Sonntagmorgen, sieben Uhr. Während die Stadt noch schläft, fährt im Germeringer Rathaus ein Transporter vor. 150 Rechner, vorkonfiguriert und einsatzbereit, werden für die Kommunalwahl ausgeliefert. Noch am selben Abend kehren sie zurück – jedes Gerät muss später in den Verwaltungsalltag integriert werden.

Für Helmut Fetsch und sein neunköpfiges IT-Team ist das »kein großes Ding«. Souverän jonglieren sie nicht nur mit Hardware und engen Zeitplänen, sondern auch mit einem der kompliziertesten Themen der kommunalen IT: Microsoft-Lizenzmanagement. Früher war das für alle ein Minenfeld – heute hat es System. Und das verdankt die Stadt einem Partner, der nicht einfach nur verkauft, sondern versteht, mitdenkt und berät: VENDOSOFT.

»Wir hatten den Überblick verloren – und wussten es«. Helmut Fetsch erinnert sich an eine Zeit, in der er Microsoft als Lizenzdschungel bezeichnete: »Wir haben Software nach Bauch-gefühl gekauft. Immer etwas mehr, statt zu wenig, in der Hoffnung, nicht unterlizenziert zu sein. Aber sicher waren wir nie.« Waren Rechnungen erst einmal in der Buchhaltung angelangt, fehlten sie als Lizenznachweis in der IT-Abteilung und auch Versionen ließen sich nicht immer eindeutig zuordnen – ein typisches Bild, wie es viele kommunale IT-Leiter kennen. Dass eine Inventarisierung nicht genügte, zeigte sich im Alltag: zu aufwendig, zu unübersichtlich, zu wenig belastbar.

2022 dann der Wendepunkt. Der Kontakt zu -VENDOSOFT kam durch eine Ausschreibung. Es war keine bewusste Strategieentscheidung – aber es wurde eine. Denn was folgte, war keine bloße Lieferung besonders günstiger Office-Lizenzen, es war ein Kurswechsel.

Lizenzberatung mit Durchblick – nicht mit Verkaufsabsicht. Joyce Studier, Lizenzberaterin bei -VENDOSOFT, kam mit Fragen, nicht mit Angeboten. »Sie wollte wissen, wie wir arbeiten, wie unsere Infrastruktur aussieht, welche Lizenzbestände wir haben«, erzählt Fetsch. Innerhalb kürzester Zeit war klar, wo es klemmt – und vor allem: wo Potenzial liegt.

Die Microsoft-Expertin strukturierte nicht nur die Software der Kreisstadt, sondern half, sie rechtssicher zu dokumentieren – in einem elektronischen Lizenzarchiv, das heute in Germering die zentrale Auskunftsstelle ist. Kein Blättern, kein Suchen. »Wir wissen jederzeit, was wem zugeordnet ist.« Und weil VENDOSOFT Reseller gebrauchter Microsoft-Produkte ist, gab es die Software auch noch so günstig wie sonst nirgendwo.

Hybrid, nicht halbgar – die neue Strategie. Mit dem technischen Rückgrat neu geordnet, wagte Germering 2025 den nächsten Schritt: Die Große Kreisstadt mit über 42.000 Einwohnern wird von circa 500 Mitarbeitenden betreut – 250 davon nutzen PCs. Für die setzt Helmut Fetsch heute selbstbewusst auf eine hybride Lizenzlandschaft – Cloud da wo sie Vorteile bringt, lokale Installationen überall da, wo sie sinnvoll sind.

Microsoft 365 ist etwa in Bereichen im Einsatz, die mit Schulen und Außenstellen zusammenarbeiten. »Damit das Ganze medienbruchfrei funktioniert.« Anders als früher führt ein hybrider Mix heute nicht mehr zu Überforderung im IT-Team. »M365 bringt uns Rechtssicherheit. Denn man kann nur so viele Nutzer anlegen, wie man Lizenzen hat. Unterlizenzierung ist damit ausgeschlossen«, sagt der IT-Fachmann. Willkommener Nebeneffekt: »Es gibt keine Diskussionen mehr über SA, OEM oder Downgrade-Rechte.«

Parallel setzt die Verwaltung auf Office 2021 als lokal installierte Version. Weil man damit unabhängig bleibt, stabile Systeme gewährleistet – und viel Geld spart. Dank VENDOSOFT kommen die Lizenzen als geprüfte Gebrauchtsoftware – kosteneffizient und audit-sicher.

Moderne Serverlandschaft – aber günstig. Auch im Backend ist Germering in Bewegung. Während alte Server (wie der letzte aus 2008) aussortiert werden, kommen sukzessive Windows Server 2022 und 2025 zum Einsatz – mitsamt CALs und RDS, ebenfalls von VENDOSOFT. Ebenfalls gebraucht und damit günstig.

Die Verwaltung steuert den Umstieg selbst, lückenlos dokumentiert, rechtlich sauber. Früher war immer die Frage: »Wie viele Lizenzen haben wir eigentlich?« Heute denkt das Team strategisch: »Wie wollen wir die nächsten zehn Jahre arbeiten?«

Softwareverkauf mit Nebeneffekt. Ein weiteres Puzzlestück: der Rückkauf alter Microsoft-Programme. Was nicht mehr benötigt wird, übernimmt VENDOSOFT – unkompliziert, transparent und verrechnet es direkt mit neuen Beschaffungen. »Das läuft für uns inzwischen fast automatisch«, sagt Helmut Fetsch. Ein wertvoller Beitrag zur Wirtschaftlichkeit – gerade für kommunale Haushalte mit begrenztem Budget-Spielraum. Und ein Beitrag zu nachhaltigem Wirtschaften.

Orientierung für andere Verwaltungen. Der Weg, den die Große Kreisstadt Germering gegangen ist, kann für andere Kommunen Vorbild sein: Raus aus dem »Microsoft-Lizenzdschungel« – pragmatisch, kostensparend, zukunftsstark und rechtssicher. Statt auf undurchschaubare Abo-Modelle zu setzen oder an alten Strukturen festzuhalten, hat sich die Stadt eine moderne hybride Infrastruktur geschaffen, die funktioniert – technisch und organisatorisch.

»Wir wollten Kontrolle zurück – und haben Strategie bekommen«, fasst Helmut Fetsch die Zusammenarbeit mit VENDOSOFT zusammen.

HInweis

Der Microsoft Solutions Partner VENDOSOFT unterstützt öffentliche Verwaltungen beim Aufbau rechtssicherer, kosteneffizienter Lizenzmodelle – mit neuen, gebrauchten und cloudbasierten Microsoft-Produkten.

Mehr erfahren unter:
https://www.vendosoft.de/digitalisierung-behoerden/