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Statement von Philipp Mutschler, Geschäftsführer der Soft & Cloud GmbH und Experte für kostenoptimiertes Lizenzmanagement, zu den aktuellen Änderungen in Microsofts Subscription-Modell.

Zum 4. Mai 2026 entfällt die kostenfreie Grace Period für auslaufende Microsoft-Abonnements im CSP-Kanal. Wer sein Abonnement nicht fristgerecht verlängert oder kündigt, verliert entweder sofort den Zugriff oder wird automatisch in die neuen Extended Service Terms (EST) überführt: monatliche Abrechnung zum aktuellen Monatspreis zuzüglich 3 Prozent Aufschlag, bei Produkten ohne Monatsplan sogar 23 Prozent. Hinzu kommen ab Juli 2026 Preiserhöhungen für Microsoft 365 von 5 bis 25 Prozent je nach Lizenzmodell. Der Betrieb einer kosteneffizienten IT-Infrastruktur wird damit für viele Unternehmen deutlich anspruchsvoller.

Kein Einzelereignis, sondern Teil einer strukturellen Entwicklung

»Die Abschaffung der Grace Period ist kein isoliertes Ereignis, sondern ein struktureller Eingriff in die wirtschaftliche Steuerungsfähigkeit von Unternehmen«, stellt Philipp Mutschler, Geschäftsführer der Soft & Cloud GmbH, klar. »Microsoft hat in den vergangenen 18 Monaten systematisch die Spielräume für Unternehmen verändert, unter anderem durch Preisanpassungen, reduzierte Incentives im Partnerumfeld sowie Anpassungen bei Cloud- und Vertragsmodellen. Die aktuellen Änderungen bei den Extended Service Terms fügen sich konsequent in diese Entwicklung ein.«

Was bislang als Kulanzfrist galt, wird nun zum kostenpflichtigen Modell. Unternehmen, die Auto-Renew deaktiviert hatten, ohne aktiv zu kündigen, werden ab Mai 2026 automatisch in die EST überführt. Ein bisher häufig praktiziertes Vorgehen führt damit nicht mehr in eine kostenfreie Übergangsphase, sondern kann unmittelbar zusätzliche Kosten auslösen.

Ein europaweit beobachtbares Muster

»Die Effekte sind nicht auf einzelne Märkte beschränkt«, so Mutschler. »Ähnliche Entwicklungen sehen wir auch in anderen europäischen Märkten wie Frankreich, Italien und Spanien. Für viele Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Die Planbarkeit von Kosten und Vertragslaufzeiten wird komplexer, während die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter weiter zunimmt. Gleichzeitig sinken die Margen auf Kundenseite, während ein größerer Anteil der Erlöse bei den Anbietern verbleibt.«

Besonders betroffen sind Unternehmen mit gewachsenen IT-Infrastrukturen: Viele Verträge, unterschiedliche Laufzeiten, verteilte Zuständigkeiten. Werden einzelne Abonnements im Ablauf übersehen, entstehen daraus ab Mai 2026 unmittelbare Mehrkosten. »In der Praxis fehlt häufig die vollständige Transparenz darüber, welche Abonnements aktiv sind, wann sie auslaufen und wer intern verantwortlich ist. Was bislang vor allem ein organisatorisches Thema war, wird zunehmend zu einem finanziellen Risiko«, so Mutschler.

Steigender Steuerungsaufwand und wachsende Abhängigkeit

Die aktuellen Änderungen erhöhen den Druck auf Unternehmen, ihre Lizenz- und Vertragsstrukturen deutlich aktiver zu steuern. Gleichzeitig wächst die Abhängigkeit von den Vorgaben eines einzelnen Anbieters, da sich Preis- und Vertragsmodelle zunehmend dynamisch verändern.

»Die eigentliche Herausforderung liegt weniger in einzelnen Anpassungen als in der Gesamtheit der Veränderungen und der Geschwindigkeit, mit der sich die Rahmenbedingungen entwickeln«, fasst Mutschler zusammen. »Für viele Unternehmen wird es damit unerlässlich, sich intensiver mit ihrer eigenen Steuerungsfähigkeit und der Frage nach digitaler Souveränität auseinanderzusetzen.«

Management‑orientierte Maßnahmenübersicht nach Abschaffung der Grace Period

Hier ist eine klare, praxisorientierte Übersicht, was Unternehmen jetzt tun müssen, nachdem Microsoft die Grace Period (Kulanzphase für Unterlizenzierung / verspätete Anpassungen im CSP‑Modell) abgeschafft hat. Fokus: Kostenfallen vermeiden – kurz-, mittel- und langfristig.

Kurzfristig (0–30 Tage): Sofortmaßnahmen zur Kostensicherung

Lizenzinventur durchführen Alle aktiven Microsoft‑365‑, Dynamics‑ und Azure‑Subscriptions prüfen: Anzahl, Pläne, Laufzeiten, automatische Verlängerungen.
Überzählige Lizenzen sofort kündigen Da keine Kulanzphase mehr existiert, verursachen ungenutzte Seats sofort volle Kosten bis zum Laufzeitende.
Auto‑Renewal prüfen und ggf. deaktivieren Viele CSP‑Reseller aktivieren automatische Verlängerungen – jetzt ein Kostenrisiko.
Nutzerzuweisungen bereinigen Lizenzen ohne aktive Nutzung (z. B. Accounts ehemaliger Mitarbeitender) sofort entfernen.
Reseller‑Vertrag prüfen Einige Partner haben eigene Fristen oder Gebührenmodelle – Transparenz herstellen.

Mittelfristig (1–6 Monate): Strukturen schaffen, um Kosten dauerhaft zu kontrollieren

Lizenz‑Governance einführen Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren: Wer bestellt? Wer genehmigt? Wer kontrolliert?
Lizenz‑Monitoring automatisieren Tools wie Microsoft Admin Center, Lighthouse, Drittanbieter (z. B. CoreView, AvePoint) einsetzen.
Lizenzoptimierung durchführen
- Wechsel von E5 → E3 + Add‑ons prüfen
- F3‑ oder VDA‑Modelle für Non‑Office‑Worker
- Teams‑Add‑on‑Kosten prüfen (neue EU‑Regelung)
Nutzungsdaten analysieren Unterauslastung erkennen: Teams‑Telefonie, Power BI Pro, Defender‑Pläne, Dynamics‑Module.
Azure‑Kostenkontrolle aktivieren Budgets, Alerts, Reserved Instances, Rightsizing.

Langfristig (6–24 Monate): Strategische Maßnahmen zur Kostenstabilität

Enterprise Agreement (EA) oder NCE‑Strategie definieren Prüfen, ob ein Wechsel aus CSP in EA oder direkte Microsoft‑Verträge Kostenvorteile bringt.
Lizenzarchitektur standardisieren Einheitliche Pläne, klare User‑Segmente, reduzierte Variantenvielfalt.
Lifecycle‑Management etablieren Automatisierte De‑Provisionierung bei Offboarding, regelmäßige Rezertifizierung.
Vendor‑Lock‑in‑Risiken bewerten Alternative Tools für Security, Collaboration oder Analytics prüfen, um Preissteigerungen abzufedern.
Finanzplanung anpassen Microsoft erhöht Preise regelmäßig (Inflation Adjustment, Währungsausgleich) – Budgetmechanismen einführen.

Kurzfazit

Ohne Grace Period wird Microsoft‑Lizenzierung sofort kostenwirksam. Unternehmen müssen jetzt Inventur, Governance und Automatisierung aufbauen, um nicht in dauerhafte Überlizenzierung oder unnötige Laufzeiten zu geraten.

Albert Absmeier & KI

Ansatzpunkte zur Kostendämpfung

Mehrere konkrete Ansatzpunkte zur Kostendämpfung– ergänzt um praxisnahe Empfehlungen, die sich logisch aus den beschriebenen Änderungen ergeben.

Abläufe rund um Vertragsenden strikt professionalisieren

Ein zentrales Kostenrisiko entsteht dadurch, dass auslaufende Abonnements übersehen werden und automatisch in die kostenpflichtigen Extended Service Terms (EST) übergehen, inklusive Preisaufschlägen.

Empfehlung:

Zentrale Übersicht aller Microsoft‑Abonnements (Laufzeiten, Preise, Abrechnungsmodelle)
Verbindliche interne Zuständigkeiten je Lizenz oder Produkt
Klare Fristen: Verlängern, Kündigen oder Umstellen vor Ablauf

Ziel: keine »ungewollten” Verlängerungen mehr.

Auto-Renew-Strategie überprüfen – nicht nur deaktivieren

Bisher galt es als gängige Praxis, Auto‑Renew zu deaktivieren und die Grace Period als Puffer zu nutzen. Dieses Vorgehen führt nun direkt zu Mehrkosten, da statt Kulanz automatisch EST greifen.

Empfehlung:

Auto‑Renew nicht pauschal deaktivieren, sondern bewusst steuern
Vor Ablauf aktiv entscheiden:
- Verlängern zu bekannten Konditionen
- Kündigen
- Auf anderes Abrechnungsmodell wechseln

Passives Verhalten wird teuer – aktives Vertragsmanagement ist Pflicht.

Lizenzlandschaft vereinfachen und konsolidieren

Unternehmen mit gewachsenen, heterogenen IT‑Infrastrukturen sind besonders betroffen, da viele Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten existieren. Daraus entsteht nicht nur organisatorischer, sondern nun auch finanzieller Druck.

Empfehlung:

Reduktion der Anzahl paralleler Lizenzmodelle
Vereinheitlichung von Laufzeiten (z. B. Jahresverträge bündeln)
Entfernen nicht mehr genutzter oder falsch dimensionierter Lizenzen

Weniger Komplexität senkt Überseh‑ und Folgekosten.

Frühzeitig Preiserhöhungen einkalkulieren

Zusätzlich zur Abschaffung der Grace Period steigen ab Juli 2026 die Preise für Microsoft 365 um 5 bis 25  %, abhängig vom Modell.

Empfehlung:

Budgetplanung anpassen und Mehrkosten transparent machen
Szenarien rechnen (monatlich vs. jährlich, mit/ohne EST)
Entscheidungen nicht aufschieben, da Verzögerung zusätzliche Aufschläge auslöst

Kostenkontrolle beginnt vor der Verlängerung, nicht danach.

Transparenz als betriebswirtschaftliche Pflicht etablieren

Was früher primär ein Organisationsthema war, wird nun zu einem konkreten finanziellen Risiko.

Empfehlung:

Regelmäßige interne Lizenz‑Reviews (z. B. quartalsweise)
Klare Reports für IT, Einkauf und Geschäftsführung
Abgleich: Nutzerzahl vs. gebuchte Lizenzen

Transparenz ist die Grundlage jeder Kostensteuerung.

Abhängigkeit vom Anbieter strategisch reflektieren

Die Änderungen sind Teil einer strukturellen Entwicklung, bei der Steuerungsspielräume für Unternehmen enger werden und Abhängigkeiten wachsen.

Empfehlung (strategisch):

Kritische Bewertung, welche Workloads zwingend Microsoft‑gebunden sind
Prüfen von Alternativen oder hybriden Szenarien
Lizenz‑ und Kostenkompetenz intern oder extern stärken

Kostendisziplin ist auch eine Frage digitaler Souveränität.

Kurz gesagt

Die Abschaffung der Grace Period zwingt Unternehmen dazu, vom reaktiven zum proaktiven Lizenzmanagement zu wechseln. Wer Transparenz schafft, Fristen aktiv steuert und Vertragsentscheidungen bewusst trifft, kann die neuen Kostenfallen vermeiden – wer es nicht tut, zahlt Aufschläge.

Albert Absmeier & KI

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