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Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Unternehmen, die das Thema frühzeitig angehen, haben mehr Zeit, ihre Prozesse anzupassen und Fehler zu vermeiden. Wer wartet, riskiert Engpässe bei der Umstellung und hohe Aufwände in letzter Minute. Unabhängig von der Verpflichtung bietet E-Invoicing Unternehmen zahlreiche Vorteile und löst Fragestellungen, die bislang Probleme verursacht haben.

So steigt etwa die Datenqualität bei E-Rechnungen, weil sie auf strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD basieren, die eine standardisierte und fehlerfreie Verarbeitung ermöglichen. Im Gegensatz zu papierbasierten oder PDF-Rechnungen, die manuell erfasst oder durch automatische Texterkennung OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen werden müssen, eliminieren E-Rechnungen Tippfehler, unvollständige Angaben oder Formatierungsprobleme. Zudem erfolgt eine automatische Validierung der Daten vor dem Versand, sodass fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen gar nicht erst in den Verarbeitungsprozess gelangen.

E-Rechnungen optimieren darüber hinaus Geschäftsprozesse, indem sie den Dokumentenaustausch automatisieren und so Zeit und Kosten für Druck, Versand und Lagerung sparen. Sie verbessern die Dokumentenkontrolle, erleichtern Audits und reduzieren manuelle Eingaben, was den Verwaltungsaufwand senkt. Auch ermöglicht E-Invoicing eine schnellere Rechnungsbearbeitung, wodurch Unternehmen ihre finanzielle Liquidität besser steuern und den Cashflow optimieren können.

Hürden bei der Einführung von E-Invoicing

Die Einführung von E-Rechnungen stellt Unternehmen oft vor eine Herausforderung. So haben viele von ihnen historisch gewachsene, komplexe Systeme, die nicht ohne Weiteres auf digitale Rechnungsprozesse umgestellt werden können. Unterschiedliche Formate und Standards bei Geschäftspartnern können ebenfalls zu Hürden führen, wenn keine einheitliche Lösung gewählt wird. Nicht zuletzt gibt es interne Widerstände, da Beschäftigte oft an bestehende Prozesse gewöhnt sind und eine Umstellung als zusätzlichen Aufwand ablehnen. Die Implementierung der E-Rechnung erfordert in der Regel aber eine Änderung der internen Prozesse. Auch werden derzeit auf den Rechnungen oft noch Zusatzinformationen gesendet, wie etwa allgemeine Hinweise auf Betriebsferien oder Stundennachweise, für die es nicht immer eine Zuordnung in dem aktuellen XML-Format gibt.

Fahrplan für die Implementierung von E-Invoicing

Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten und Risiken zu minimieren, sollte die Einführung von E-Rechnungen strukturiert und schrittweise erfolgen. Ein möglicher Fahrplan für Unternehmen, die das Thema angehen wollen, könnte wie folgt aussehen: Der erste verpflichtende Schritt ist die Sicherstellung der Empfangsbereitschaft, da Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen müssen. Daher ist es sinnvoll, damit zu starten und die technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen für den Empfang zu schaffen. Wichtig ist hierbei, dass alle E-Rechnungen archiviert werden müssen. Somit muss die Archivierung auf beiden Seiten implementiert werden.

Im nächsten Schritt sollten Unternehmen ihre Lieferanten mit einfachen Rechnungsstrukturen identifizieren und mit diesen eine Pilotphase starten. Durch diese gezielte Auswahl können Unternehmen Erfahrungen sammeln, Fehler frühzeitig erkennen und ihre internen Prozesse optimieren. Eine klare Projektplanung inklusive Zielsetzung und Abschlussdefinition stellt sicher, dass die Einführung strukturiert und mit messbarem Erfolg umgesetzt wird.

Nach einer erfolgreichen Pilotphase kann das System schrittweise auf eine größere Anzahl von Geschäftspartnern ausgerollt werden. Dabei müssen interne Prozesse und Datenvalidierungen an die neuen Anforderungen angepasst werden, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten. Um später problemlos skalieren zu können, sollte man von Anfang an auf eine flexible und standardisierte Lösung setzen, die mit den Anforderungen wächst und verschiedene Formate sowie Schnittstellen unterstützt. Eine frühzeitige Abstimmung mit IT, Buchhaltung und externen Dienstleistern erleichtert eine spätere Skalierung. Gleichzeitig ist es wichtig, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen sicherzustellen und Compliance-Anforderungen im Blick zu behalten.

In einer späteren Phase können die verantwortlichen Stellen komplexere Fälle integrieren, beispielsweise Rechnungen von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Architekten, Stadtwerken oder Bewirtungsbelege. Auch für Ausgangsrechnungen gilt der gleiche Ansatz: Zunächst sollten Unternehmen mit einfachen Modellen starten und den Ausbau schrittweise vorantreiben. Die Dauer eines E-Invoicing-Projekts hängt von der Unternehmensgröße, dem Automatisierungsgrad und den bestehenden IT-Strukturen ab – einfache Implementierungen können in wenigen Wochen abgeschlossen sein, komplexe Integrationen dauern mehrere Monate.

Passende E-Rechnungs-Lösungen: Worauf Unternehmen achten sollten

Die Wahl der passenden E-Rechnungs-Lösung hängt von mehreren Faktoren ab: Wie erfolgt die Integration? Ist die Buchhaltung intern oder extern? Sind die Prozesse anpassbar und die Lösung skalierbar? Wichtige Ressourcen sind Projektleitung, IT-Support für Integrationen und Key-User aus der Buchhaltung oder die Steuerberatung, die später das System operativ betreuen. Kleine Unternehmen können mit der Lösung starten, die ihre Buchhaltungssoftware ihnen anbietet, während größere Datenmengen eine vollständige Integration erfordern.

Ein zuverlässiger E-Rechnungs-Anbieter verfügt über nachgewiesene Erfahrung mit Unternehmen ähnlicher Größe und Branche und bietet eine Lösung, die mit den gesetzlichen Anforderungen Schritt hält. Dabei berät der Partner nicht nur technisch, sondern hilft auch bei der strategischen Umsetzung und der Optimierung von Prozessen. Die gesetzlichen Vorgaben werden sich stetig in Richtung ViDA (VAT in the Digital Age – Modernisierung des Mehrwertsteuersystems in der EU) weiterentwickeln. Daneben bringen grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen zusätzliche Rechnungsformate aus den anderen europäischen Ländern mit sich. Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich eine Zusammenarbeit mit einem Partner wie Editel, der schon internationale Erfahrungen in diesem Umfeld gesammelt hat, beispielsweise mit dem polnischen Format KSeF und in Serbien. Es ist damit zu rechnen, dass es beim Thema E-Rechnungen eine konstante Entwicklung geben wird. Unternehmen sollten daher eine zukunftssichere Lösung wählen, die nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch mit künftigen regulatorischen und technologischen Entwicklungen Schritt halten kann. Vor allem sollten sie sich aber zügig um das Thema kümmern.

Quelle: Editel

Friedrich-W. Prelle, Business Operations Manager, Editel GmbH

https://www.editelgroup.com/de/loesungen/e-invoicing/

EDITEL Unternehmensprofil

EDITEL ist ein international führender Anbieter von EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange) mit über 40 Jahren Erfahrung und versteht sich als digitaler Brückenbauer zwischen Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Dabei unterstützt EDITEL seine Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse durch sichere und effiziente digitale Kommunikation. Die EDI-Plattform eXite® von EDITEL gehört zu den weltweit größten EDI-Netzwerken und bietet ein umfassendes Service-Portfolio für den digitalen Geschäftsdokumentenaustausch. Mit FreightLogs stellt EDITEL eine Lösung zur digitalen Übermittlung von Frachtbriefen (eCMR) bereit. Darüber hinaus unterstützt EDITEL Unternehmen bei der gesetzeskonformen Implementierung der ViDA-Vorgaben im Bereich e-Invoicing. http://www.editelgroup.com/

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