Digitalisierte Arbeitsabläufe – der Schlüssel zu höherer Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit

Anzeige

Illustration: Geralt Absmeier

In einer aktuellen Studie gibt nahezu ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer an, dass veraltete Technik am Arbeitsplatz ihre Produktivität negativ beeinflusst. Um in einer immer stärker digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen deutsche Unternehmen deshalb den eigenen Technologieeinsatz und ihre internen Arbeitsabläufe dringend überdenken. Zumal ein Drittel der Beschäftigten sogar in Betracht ziehen würde, ein Unternehmen zu verlassen, wenn dieses seine technologische Ausstattung nicht zeitnah modernisiert. Es gilt deshalb, alte manuelle Prozesse so schnell wie möglich abzulösen und umfassend moderne, digitale Abläufe zu installieren. Nur auf diese Weise sind Mitarbeiter in der Lage, effizient und erfüllt zu arbeiten und für die eigenen Kunden schnell und unkompliziert ein Maximum an Professionalität und damit Zufriedenheit zu bieten.

 

Acht von zehn Arbeitnehmern (81 Prozent) in Deutschland glauben zudem, dass die Art und Weise, wie über Technologie am Arbeitsplatz gedacht wird, grundsätzlich geändert werden muss. Grund hierfür scheint vor allem die relativ schlechte Infrastruktur zur Informationsbeschaffung innerhalb von Unternehmen zu sein. Nahezu alle deutschen Befragten (94 Prozent) sind der Meinung, dass Informationen so einfach zugänglich sein sollten, wie sie es aus ihrem Privatleben gewohnt sind. Daher glauben sie auch, dass die nächste Generation von Mitarbeitern einen Arbeitsplatz erwartet, der eher Google, Amazon und Instagram ähnelt. Generell sind 43 Prozent der Auffassung, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, keine guten Entscheidungen in Bezug auf die technologische Infrastruktur für ihre Mitarbeiter trifft. Weitere 79 Prozent glauben, dass das Unternehmen aufgrund veralteter technischer Lösungen Chancen verpasst. Gleichzeitig wirkt sich die zunehmende Anzahl der genutzten Apps und Programme negativ auf die Produktivität aus, was den Wunsch nach einer einzigen integrierten Plattform immer weiter verstärkt.

Durch modernes Work-Management-Technologie sind Mitarbeiter in der Lage, über eine zentrale Anwendungsplattform schnell und völlig unkompliziert Ideen auszutauschen, Inhalte zu erstellen, und komplexe Abläufe zu handhaben. Sie verbinden Projektmanagement-Software, intelligente Arbeitsautomatisierung und kontextbezogene Zusammenarbeit. Auf diese Weise können Teams ihre Aufgaben optimal und schnellstmöglich erledigen. Dabei werden verschiedenste Aufgabenbereiche innerhalb einer modernen Unternehmensorganisation zentral abgedeckt:

 

Intelligentes Bedarfsmanagement

E-Mails und informelle Gespräche reichen heute nicht mehr aus, um mit neuen Arbeitsanforderungen Schritt zu halten, da hierbei viele wichtige Informationen gerne einmal durch das Raster fallen. Durch automatisierte Anforderungswarteschlangen und individuelle Formulare – zentral von einem Ort aus gesteuert – sind alle Informationen, die zur exakten Bestimmung des Umfangs eines Projekts und zur Priorisierung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind, umfassend verfüg- und abrufbar.

 

Remote Work oder Home Office

Erfolgreiche Arbeit muss nicht zwangsläufig im Büro stattfinden. Mit einer entsprechenden Software und App auf Cloudbasis können Teammitglieder zeit- und ortsunabhängig Anforderungen einreichen, Aufgaben aktualisieren, Tätigkeiten zuweisen oder Genehmigungen erteilen.

 

Management von Ressourcen

Um Ressourcen so schonend und gleichzeitig effizient wie möglich zu nutzen, kann Arbeit mithilfe von KI-fähiger Technologie an Teams, Gruppen oder Personen – anhand von Priorität, Verfügbarkeit und Qualifikation – verteilt werden. Alternativ ist eine Zuweisung von Aufgaben an einzelne Teammitgliederüber auch mittels einer Drag-&-Drop-Schnittstelle möglich.

 

Automatisierung von Projekten

Um eine zeitintensive Projektplanung zu vermeiden, sorgen individuell anpassbare Vorlagen dafür, dass jeder einzelne Schritt innerhalb eines Prozesses berücksichtigt wird und neue Arbeitsanforderungen einfach per Tastendruck zu Projekten werden.

 

Gantt-Diagramme

Mit »Was wäre, wenn«-Szenarien können Projektänderungen einfach im Vorfeld analysiert und bewertet werden, was das Risiko von Fehlentscheidungen maximal reduziert. Auf diese Weise sind Projektverantwortliche stets darüber im Bilde, inwieweit sich kritische Elemente, Änderungen oder Verzögerungen auf den gesamten Zeitablauf des Projekts auswirken.

 

Transparente Aufgabenverteilung

Durch eine einheitliche Sicht aller zu bewerkstelligenden Aufgaben – egal wie strukturiert oder unstrukturiert und wie formell oder informell sie auch sein mögen – sind alle Teammitglieder in Echtzeit über Priorisierungen, zukünftige Schritte und mögliche Aktualisierungen informiert.

 

Zusammenarbeit in Echtzeit

Der Versuch, alle Beteiligten per Chat, Notizen und Besprechungen auf dem Laufenden halten zu wollen, führt häufig dazu, dass Informationen in Silos versickern. Durch den Einsatz einer modernen Work-Management-Plattform können Gesprächsverläufe, Statusupdates und Feedback an einem Ort gespeichert werden. Damit ist sichergestellt, dass die professionelle Kommunikation transparent bleibt, alle wichtigen Informationen stets vorliegen und keine Missverständnisse oder Zeitverluste entstehen.

 

Synchronisierung von Projektmanagement-Methoden

Auch wenn an einem Projekt beteiligte Teams unterschiedliche Projektmanagement-Methoden nutzen, kann nahtlos zwischen agilen und Wasserfall-Ansichten von Projekten und Aufgaben gewechselt werden; somit können alle Beteiligten unabhängig von der individuellen Vorgehensweise zum Projekt beitragen.

 

Reports

Die Erfassung von Daten und deren Aufbereitung in Kalkulationstabellen verschlingt große Zeitressourcen. Mithilfe einer leistungsstarken Work-Management-Lösung sind alle wichtigen KPIs wie Zeit, Budget oder ROI zentral und stets auf dem aktuellen Stand einsehbar und der Projektstatus damit immer völlig transparent. Hierbei können entweder Standardberichte oder eigene – individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene – Dashboards genutzt werden.

 

Fazit

Durch eine leistungsstarke Work-Management-Plattform sind Unternehmen in der Lage, nicht nur reine Prozesse, sondern die Arbeit der – für einen professionellen und hocheffektiven Workflow verantwortlichen – Mitarbeiter zentral zu digitalisieren und optimal zu orchestrieren. Durch eine einheitliche Nutzererfahrung werden alle laufenden Aufgaben vereinfacht, beschleunigt und intelligent aufeinander abgestimmt – völlig unabhängig von Standort und Zeit. Durch vielfältige, leicht in die IT-Landschaft eines Unternehmens integrierbare Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen wie ERM- und CRM-Systemen kann durch deren Einsatz das volle Potenzial aus allen vorhandenen Informationen und Daten geschöpft werden. Durch die Möglichkeit der Installation als eine hochperformante Anwendung in der Cloud – Stichwort Software as a Service (SaaS) – kann die Implementationszeit radikal verkürzt werden. Im Fokus steht dabei die Einbindung der persönlichen Arbeitsumgebung eines jeden Mitarbeiters.

Günter Sandmann, Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront

 

 

 

 

»Unternehmen sollten ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter haben und deren Wünsche in Sachen Technologie entsprechend umsetzen«, rät Günter Sandmann, Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront. »Das ist vor allem deswegen so wichtig, weil unsere Studie gezeigt hat, dass rund ein Drittel der Arbeitnehmer es sogar in Betracht ziehen würde, das Unternehmen, in dem sie derzeit beschäftigt sind, zu verlassen, sollte es die eigene technologische Infrastruktur nicht entsprechend modernisieren.«

 

 

257 Artikel zu „Motivation Technologie“

Wie digitale Technologien spalten

Dass die Nutzung digitaler Technologien die Gesellschaft spaltet, ist an sich nicht neu. Es gibt zum einen digitale Vorreiter, die ihren täglichen Zehn-Euro-Einkauf mit ihrem Smartphone an der Kasse bezahlen, und zum anderen die weniger Aufgeschlossenen, die bewusst nur wenige Technologien in ihrem Alltag zulassen. Der häufigste Grund, sich digitalen Technologien zu entziehen, ist das…

Digitale Transformation: Wie Technologien die Kundenbeziehung und das Wettbewerbsumfeld verändern

  Die Digitalisierung fordert von Unternehmen ein vollkommen neues Denken in Bezug auf ihre Geschäftsprozesse. Organisationen, die jahrzehntelang erfolgreich stationär Geschäfte gemacht haben, fällt diese Umstellung allerdings besonders schwer. Dies ist auch darauf zurückzuführen, dass sich Veränderungen im Marktgeschehen, die sich in der Regel im Lauf mehrerer Jahre vollzogen haben, durch digitale Prozesse nun um…

Ärger am Arbeitsplatz: Unternehmen haben ein Motivationsproblem

Schlechte Stimmung in deutschen Büros: Nur 19 Prozent der Angestellten empfinden ihren Arbeitsplatz als motivierend. Über zwei Drittel (63 Prozent) der Büroangestellten äußern sich explizit negativ über ihren Arbeitsplatz. Dies ergab eine aktuelle Studie von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide [1]. Mangelnden Zusammenhalt unter Kollegen und unzeitgemäße Arbeitsmethoden sehen demnach je…

Motivation und Persönlichkeiten junger Unternehmer

Neue Forschungsergebnisse werfen Vorurteile über die Generation Y am Arbeitsplatz über Bord. In einer in 16 Ländern durchgeführten Studie wurden die Haupteigenschaften, Meinungen und Verhaltensweisen von Unternehmern der Generation Y – die heute 18- bis 34jährigen, die auch als Millennials bezeichnet werden – untersucht und fünf unterschiedliche Persönlichkeitstypen identifiziert [1]. In Deutschland sind bei Jungunternehmern vor…

Die Top 10 Technologien für Hochschulbildung

Der globale Markt für Technologie für Hochschulbildung wird 2016 mehr als 38,2 Milliarden US-Dollar betragen. Hochschulleiter sind vom Sparkurs abgekommen und konzentrieren sich jetzt auf Technologie, um im Wettbewerb besser zu bestehen und neue Geschäftsmodelle zu unterstützen, so das IT Research- und Beratungsunternehmen Gartner. Die Technologien dienen auch dem wichtigsten Auftrag der Hochschulen – Bildung…

Cybersicherheit im Unternehmen umsetzen

Die heutige Cyberlandschaft ist lebendig – sie bewegt sich, interagiert und entwickelt sich unentwegt weiter. Unternehmen, die die moderne digitale Umgebung als statisch und geordnet wahrnehmen, setzen bei ihren Sicherheitsmaßnahmen falsch an. Viele Organisationen haben die Dynamik der virtuellen Welt bereits verstanden und entscheiden sich heute zunehmend für einen mehrschichtigen Sicherheitsansatz, der umfassenden Schutz auf…

Auf den Wandel reagieren: Welche Chance birgt die Krise für Führungskräfte?

Das Corona-Virus hält die deutsche Wirtschaft fest im Würgegriff, doch bietet sie neben vielen Verlusten auch neue Chancen. Viele Unternehmen mussten wegen des Coronavirus ihre Produktion einstellen oder zumindest reduzieren. Manche Produkte werden momentan nicht nachgefragt und andere – wie Schutzausrüstungen und Desinfektionsmittel – sind auf dem Markt nicht mehr erhältlich, weil die Herstellungskapazitäten den…

Jetzt hält sie den Laden am Laufen – das neue Selbstbewusstsein der IT in Zeiten der Krise

Die Welt steht still und bewegt sich gleichzeitig im schnellen Vorlauf – so fühlt sich die Realität im Augenblick an. Meldungen, Ereignisse und Maßnahmen rund um die Corona-Krise überschlagen sich, während das öffentliche Leben nahezu vollständig ruht. Was vor wenigen Wochen für die meisten Menschen noch Nachrichten von der anderen Seite der Welt waren, diktiert…

RPA als Business-Enabler in Corona-Zeiten

Das Corona-Virus hat die Wirtschaft fest im Griff. Unternehmen, ganze Branchen stellen den Betrieb ein. Wirtschaftsexperten diskutieren bereits, ob die Wirtschaft mit einer kurzen und heftigen Rezession, mit einem anhaltenden Abschwung oder gar mit einem Kollaps rechnen muss. Wie immer im Leben gibt es zwei Möglichkeiten, als Unternehmen mit den Auswirkungen einer derartigen Krise umzugehen.…

Corona-Pandemie: Gesellschaftliche und technische Folgen der Krise

»Wir brauchen künftig Technologien, die nicht alles auf eine Karte setzen« Die Coronakrise hat Deutschland und die Welt fest im Griff. Das Abstandhalten oder Social Distancing prägt unseren Alltag, privat wie beruflich. Digitale Technologien sind dabei eine große Hilfe, können analoge Kommunikation auf Dauer aber nicht ersetzen, sagt Armin Grunwald, Experte für Technikfolgenabschätzung am Karlsruher…

Schicken wir unseren Teamspirit nicht in die Isolation

Oder: Wie wir uns trotz dieser jähen New-Work-Revolution nicht aus dem Blick verlieren. Die Welt scheint sich aktuell etwas langsamer zu drehen. Vieles, was gestern noch laut war, ist heute gespenstig still. Viele Arbeitsplätze – in der Automobilindustrie wie auch an anderen Produktionsstraßen, in Reisebüros, Betreuungsstätten, Restaurants oder Cafés – sind für den Zutritt der…

Rettungspaket der Bundesregierung: 1,2 Billionen Euro gegen die Corona-Krise

Die Bundesregierung hat zur Bekämpfung der Corona-Krise finanzielle Hilfen in Höhe von insgesamt 1,2 Billionen Euro bereitgestellt. Wie die Grafik zeigt, setzt sich diese gigantische Summe aus dem Nachtragshaushalt des Bundes für das laufende Jahr, dem neu geschaffenen Wirtschaftsstabilisierungsfonds und dem erweiterten Garantierahmen für die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) zusammen. Der Nachtragshaushalt des Bundes sieht…

Telekom: Volle Unterstützung für Geschäftskunden

          Kostenloser Test von Kollaborationslösungen für Unternehmen.           Mehr Bandbreite für Home Office und Videokonferenzen.           Sichere Verbindungen für Firmennetze.   Die Deutsche Telekom unterstützt Unternehmen mit einem umfangreichen Service- und Hilfspaket, um deren Betrieb am Laufen zu halten. Zahllose Mitarbeiter müssen wegen der Corona-Pandemie derzeit zu Hause arbeiten. Konferenzen und Kundentermine finden am besten…

»Engagement ist keine Einbahnstraße«: Work-Life-Balance im Unternehmen stärken

Klare Zuständigkeiten, ein kontinuierlicher Informationsfluss und hohe Kompetenz der Führungsverantwortlichen sind wichtige Faktoren für die Zufriedenheit, Leistungsfähigkeit und psychische Gesundheit von Arbeitnehmern. Unternehmen, die diese Anforderungen ernst nehmen, profitieren bekanntlich auch von höherer Motivation sowie einer Abnahme bei Fluktuation und Fehlzeiten. Wie unmittelbar die positive Wirkung entsprechender Maßnahmen sichtbar werden kann, hat der mittelständische ECM-Software-Spezialist…

Angstfrei in eine erfolgreiche Zukunft – Tipps gegen negative Gedanken im Arbeitsleben

Mit zittrigen Händen auf dem Bürostuhl sitzen, der Magen zieht sich zusammen, die Konzentration bricht weg – Versagensangst kann eine erhebliche Belastung sein und das Berufsleben stark gefährden. Doch wer unter Angstgefühlen leidet, spricht selten offen darüber. Trotz alledem beschreibt das Problem keinen Einzelfall: Krankschreibungen, Burn-out oder sogar Kündigung stellen in schweren Fällen die Folge…

 

Arbeitnehmer unzufrieden mit Technologie-Entscheidungen ihrer Unternehmen

Arbeitnehmer in Deutschland sind mehrheitlich der Meinung, dass die am Arbeitsplatz genutzte Technologie überdacht werden sollte. Ein Drittel (29 Prozent) wäre sogar bereit, das Unternehmen zu verlassen, sollte die Technologie nicht modernisiert werden. Diese Ergebnisse gehen aus der aktuellen Studie »State of Work« des Work-Management-Experten Workfront hervor [1].   Acht von zehn Arbeitnehmern (81 Prozent)…

Virtuelle Netzwerkdienste für die Platform Equinix

Network-Edge-Dienste modernisieren Netzwerke binnen weniger Minuten virtuell an der Digital Edge.   Equinix hat mit der Vorstellung seiner Network-Edge-Dienste die nächste Phase in der Entwicklung der Platform Equinix eingeläutet. Bei Network Edge handelt es sich um eine Produktinnovation, die es Unternehmen ermöglicht, Netzwerke durch den Einsatz anbieterübergreifender Network Functions Virtualization (NFV) innerhalb weniger Minuten virtuell…

Unglückliche Mitarbeiter meiden die Zusammenarbeit im Team

Deutschland ist größter Befürworter von Team-Zusammenarbeit, hinkt aber dennoch bei Remote-Zusammenarbeit hinterher. Wie glücklich sind Arbeitnehmer in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA und welche Rolle spielt dabei die Zusammenarbeit im Team? Dies untersuchte der Arbeitsmanagement-Experte Wrike im »Happiness Index 2019« [1]. Befragt wurden die Studienteilnehmer darüber hinaus zu ihrer Meinung zu Remote-Collaboration, also der…

Einkaufen: Deutschlands belebteste Shoppingmeilen

Mit 14.390 Passanten pro Stunde ist die Frankfurter Zeil die meistbesuchte Einkaufsstraße Deutschlands. Auf Platz zwei und drei folgen die Münchner Shoppingmeilen Kaufinger Straße (14.555 Passanten pro Stunde) und Neuhauser Straße (13.455 Passanten pro Stunde). Für die Studie zählte Jones Lang LaSalle die Passantenfrequenz pro Stunde auf 170 Einkaufsstraßen an einem Mittwochnachmittag im April. Neben…

Shopping 2025: Die neue Macht der Kunden

Zukünftiges Einkaufsverhalten: immer, alles, sofort, bequem, preiswert, State of the Art. Lösungswege und Handlungsempfehlungen für Unternehmen.   Das Jahr 2025: digitale Sprachassistenten, selbstfahrende Autos, das Ende traditioneller Einkaufszeiten. Omni-Channel ist Standard und künstliche Intelligenz im Alltag der Verbraucher angekommen. Shopping 4.0 passiert überall und zu jeder Zeit. »Unternehmen der Konsumgüterwirtschaft stehen vor der Herausforderung, sich…