Illustration: Geralt Absmeier

In einer aktuellen Studie gibt nahezu ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer an, dass veraltete Technik am Arbeitsplatz ihre Produktivität negativ beeinflusst. Um in einer immer stärker digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen deutsche Unternehmen deshalb den eigenen Technologieeinsatz und ihre internen Arbeitsabläufe dringend überdenken. Zumal ein Drittel der Beschäftigten sogar in Betracht ziehen würde, ein Unternehmen zu verlassen, wenn dieses seine technologische Ausstattung nicht zeitnah modernisiert. Es gilt deshalb, alte manuelle Prozesse so schnell wie möglich abzulösen und umfassend moderne, digitale Abläufe zu installieren. Nur auf diese Weise sind Mitarbeiter in der Lage, effizient und erfüllt zu arbeiten und für die eigenen Kunden schnell und unkompliziert ein Maximum an Professionalität und damit Zufriedenheit zu bieten.

Acht von zehn Arbeitnehmern (81 Prozent) in Deutschland glauben zudem, dass die Art und Weise, wie über Technologie am Arbeitsplatz gedacht wird, grundsätzlich geändert werden muss. Grund hierfür scheint vor allem die relativ schlechte Infrastruktur zur Informationsbeschaffung innerhalb von Unternehmen zu sein. Nahezu alle deutschen Befragten (94 Prozent) sind der Meinung, dass Informationen so einfach zugänglich sein sollten, wie sie es aus ihrem Privatleben gewohnt sind. Daher glauben sie auch, dass die nächste Generation von Mitarbeitern einen Arbeitsplatz erwartet, der eher Google, Amazon und Instagram ähnelt. Generell sind 43 Prozent der Auffassung, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, keine guten Entscheidungen in Bezug auf die technologische Infrastruktur für ihre Mitarbeiter trifft. Weitere 79 Prozent glauben, dass das Unternehmen aufgrund veralteter technischer Lösungen Chancen verpasst. Gleichzeitig wirkt sich die zunehmende Anzahl der genutzten Apps und Programme negativ auf die Produktivität aus, was den Wunsch nach einer einzigen integrierten Plattform immer weiter verstärkt.

Durch modernes Work-Management-Technologie sind Mitarbeiter in der Lage, über eine zentrale Anwendungsplattform schnell und völlig unkompliziert Ideen auszutauschen, Inhalte zu erstellen, und komplexe Abläufe zu handhaben. Sie verbinden Projektmanagement-Software, intelligente Arbeitsautomatisierung und kontextbezogene Zusammenarbeit. Auf diese Weise können Teams ihre Aufgaben optimal und schnellstmöglich erledigen. Dabei werden verschiedenste Aufgabenbereiche innerhalb einer modernen Unternehmensorganisation zentral abgedeckt:

Intelligentes Bedarfsmanagement

E-Mails und informelle Gespräche reichen heute nicht mehr aus, um mit neuen Arbeitsanforderungen Schritt zu halten, da hierbei viele wichtige Informationen gerne einmal durch das Raster fallen. Durch automatisierte Anforderungswarteschlangen und individuelle Formulare – zentral von einem Ort aus gesteuert – sind alle Informationen, die zur exakten Bestimmung des Umfangs eines Projekts und zur Priorisierung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind, umfassend verfüg- und abrufbar.

Remote Work oder Home Office

Erfolgreiche Arbeit muss nicht zwangsläufig im Büro stattfinden. Mit einer entsprechenden Software und App auf Cloudbasis können Teammitglieder zeit- und ortsunabhängig Anforderungen einreichen, Aufgaben aktualisieren, Tätigkeiten zuweisen oder Genehmigungen erteilen.

Management von Ressourcen

Um Ressourcen so schonend und gleichzeitig effizient wie möglich zu nutzen, kann Arbeit mithilfe von KI-fähiger Technologie an Teams, Gruppen oder Personen – anhand von Priorität, Verfügbarkeit und Qualifikation – verteilt werden. Alternativ ist eine Zuweisung von Aufgaben an einzelne Teammitgliederüber auch mittels einer Drag-&-Drop-Schnittstelle möglich.

Automatisierung von Projekten

Um eine zeitintensive Projektplanung zu vermeiden, sorgen individuell anpassbare Vorlagen dafür, dass jeder einzelne Schritt innerhalb eines Prozesses berücksichtigt wird und neue Arbeitsanforderungen einfach per Tastendruck zu Projekten werden.

Gantt-Diagramme

Mit »Was wäre, wenn«-Szenarien können Projektänderungen einfach im Vorfeld analysiert und bewertet werden, was das Risiko von Fehlentscheidungen maximal reduziert. Auf diese Weise sind Projektverantwortliche stets darüber im Bilde, inwieweit sich kritische Elemente, Änderungen oder Verzögerungen auf den gesamten Zeitablauf des Projekts auswirken.

Transparente Aufgabenverteilung

Durch eine einheitliche Sicht aller zu bewerkstelligenden Aufgaben – egal wie strukturiert oder unstrukturiert und wie formell oder informell sie auch sein mögen – sind alle Teammitglieder in Echtzeit über Priorisierungen, zukünftige Schritte und mögliche Aktualisierungen informiert.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Der Versuch, alle Beteiligten per Chat, Notizen und Besprechungen auf dem Laufenden halten zu wollen, führt häufig dazu, dass Informationen in Silos versickern. Durch den Einsatz einer modernen Work-Management-Plattform können Gesprächsverläufe, Statusupdates und Feedback an einem Ort gespeichert werden. Damit ist sichergestellt, dass die professionelle Kommunikation transparent bleibt, alle wichtigen Informationen stets vorliegen und keine Missverständnisse oder Zeitverluste entstehen.

Synchronisierung von Projektmanagement-Methoden

Auch wenn an einem Projekt beteiligte Teams unterschiedliche Projektmanagement-Methoden nutzen, kann nahtlos zwischen agilen und Wasserfall-Ansichten von Projekten und Aufgaben gewechselt werden; somit können alle Beteiligten unabhängig von der individuellen Vorgehensweise zum Projekt beitragen.

Reports

Die Erfassung von Daten und deren Aufbereitung in Kalkulationstabellen verschlingt große Zeitressourcen. Mithilfe einer leistungsstarken Work-Management-Lösung sind alle wichtigen KPIs wie Zeit, Budget oder ROI zentral und stets auf dem aktuellen Stand einsehbar und der Projektstatus damit immer völlig transparent. Hierbei können entweder Standardberichte oder eigene – individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene – Dashboards genutzt werden.

Fazit

Durch eine leistungsstarke Work-Management-Plattform sind Unternehmen in der Lage, nicht nur reine Prozesse, sondern die Arbeit der – für einen professionellen und hocheffektiven Workflow verantwortlichen – Mitarbeiter zentral zu digitalisieren und optimal zu orchestrieren. Durch eine einheitliche Nutzererfahrung werden alle laufenden Aufgaben vereinfacht, beschleunigt und intelligent aufeinander abgestimmt – völlig unabhängig von Standort und Zeit. Durch vielfältige, leicht in die IT-Landschaft eines Unternehmens integrierbare Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen wie ERM- und CRM-Systemen kann durch deren Einsatz das volle Potenzial aus allen vorhandenen Informationen und Daten geschöpft werden. Durch die Möglichkeit der Installation als eine hochperformante Anwendung in der Cloud – Stichwort Software as a Service (SaaS) – kann die Implementationszeit radikal verkürzt werden. Im Fokus steht dabei die Einbindung der persönlichen Arbeitsumgebung eines jeden Mitarbeiters.

Günter Sandmann, Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront

»Unternehmen sollten ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter haben und deren Wünsche in Sachen Technologie entsprechend umsetzen«, rät Günter Sandmann, Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront. »Das ist vor allem deswegen so wichtig, weil unsere Studie gezeigt hat, dass rund ein Drittel der Arbeitnehmer es sogar in Betracht ziehen würde, das Unternehmen, in dem sie derzeit beschäftigt sind, zu verlassen, sollte es die eigene technologische Infrastruktur nicht entsprechend modernisieren.«

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Wie digitale Technologien spalten

29. Juni 2019

Dass die Nutzung digitaler Technologien die Gesellschaft spaltet, ist an sich nicht neu. Es gibt zum einen digitale Vorreiter, die ihren täglichen Zehn-Euro-Einkauf mit ihrem Smartphone an der Kasse bezahlen, und zum anderen die weniger Aufgeschlossenen, die bewusst nur wenige Technologien in ihrem Alltag zulassen. Der häufigste Grund, sich digitalen Technologien zu entziehen, ist das…