Komplexe Prozessstrukturen nachzuvollziehen und daraus die richtigen Schritte für eine mögliche Optimierung abzuleiten, stellt die Verantwortlichen vor eine schweißtreibende Herausforderung. Das liegt nicht nur an den inhaltlich unterschiedlichen Ausprägungen der Prozesse, sondern auch an deren hoher Komplexität.

Dass durch die Einführung neuer oder die Erweiterung schon vorhandener Prozesse Kosten entstehen, kann eigentlich niemand überraschen. Falls aber Unternehmen die Übersicht über ihre Prozesse und den damit notwendigen Handlungsspielraum verlieren, entstehen schleichend Kosten, die oftmals nur noch schwer zuzuordnen und nur mit erheblichem Krafteinsatz zu managen sind. Die Vermeidung solch einer Entwicklung fängt mit einem guten innerbetrieblichen Verständnis für Prozessmanagement und den dazugehörigen Kostenentwicklungen an.

Entstehung von Kosten durch Komplexität. Es ist ein schwieriges Unterfangen, die Kosten für unzureichendes Prozessmanagement zu messen. Im ersten Schritt muss verstanden werden, wie die Prozesslandschaft überhaupt so groß und unübersichtlich wurde. Nach der Gründung eines Unternehmens oder Start-ups sind dabei Prozesse kaum der Rede wert. Die Gründer haben meistens eine hohe technische Expertise – Abstimmungen geschehen in einem sehr kleinen Kreis, wodurch viel Potenzial für funktionierende Kommunikation entsteht. Kein Start-up benötigt deshalb ein wirklich ausgereiftes Prozessmanagement. Allerdings steigt die Komplexität und Vielzahl der Prozesse proportional zu der Unternehmensgröße an. Sobald mehr Menschen im Unternehmen beschäftigt sind, wird es immer öfter zu Informationsverlusten kommen. Neue Organisationsmechanismen, wie zum Beispiel Software zur Nachverfolgung von Lieferketten, werden ins Leben gerufen, was auch die Zahl der Prozesse und ihre Komplexität deutlich ansteigen lässt. In den meisten Fällen verliert das Unternehmen bei dieser Transformation aber die Übersicht und Autarkie über die bestehenden Prozesse. 

Dabei gibt es deutlich einen Zusammenhang zwischen der Prozesskomplexität und den Kosten. Häufig entstehen Mehraufwände und es ist schwer nachzuvollziehen, wie die Prozesse so facettenreich geworden sind. Die Unternehmensführung wundert sich schließlich, woher diese sogenannten Komplexitätskosten kommen und tut sich mit einer Problemlösung schwer. Es wäre naiv, an eine simple Lösung zu glauben, mit deren Hilfe man diese Kostenblöcke wieder entfernen könnte. Denn die entstandenen Prozesse sind inzwischen historisch gewachsen und lassen sich mitnichten so einfach entfernen wie sie ins Leben gerufen wurden. Wieviel ein Unternehmen letztendlich mit gutem Prozessmanagement einspart, lässt sich leider nicht einfach auf einem Bierdeckel ausrechnen. Des Weiteren gibt es keinen kausalen Zusammenhang zwischen Prozessoptimierung und erhöhtem Absatz – es wird deshalb ebenfalls schwierig, einen geeigneten Business Case zu errechnen. Was also ist in solcher Gemengelage ein vielversprechender Ansatz?

Grundsätzlich müssen Unternehmen gedanklich erst mal einen Schritt zurück machen und überhaupt ein Verständnis für ihre Prozesse entwickeln. Frank Morelli von der intellior AG hat für die Vorgehensweise einen klaren Ratschlag: »Unternehmen sollten bei ihren Prozessen immer die Kundenzufriedenheit im Blick haben. Es ist wichtig die Komplexität der Prozesse auf ein adäquates Maß zurückfahren, sodass weniger Zeit und Aufwand gebunden werden.« Aufwändige Rechnungsprüfungen und Genehmigungsverfahren lassen sich beispielsweise durch die Kombination von Automatisierung und verstärkter Eigenverantwortung der Mitarbeiter vereinfachen. Es wird allerdings noch ein Stück komplizierter, denn oftmals kommen direkt aus den Führungsetagen der Unternehmen klare Vorgaben zur Standardisierung der Prozesse, um eine einheitliche Struktur für alle Mitarbeiter festzulegen. Unternehmen sollten hier weiter dazulernen: Neben der logisch begründbaren Standardisierung macht es Sinn auch einer gewissen Flexibilität Raum zu geben. Mitarbeiter sollten nach wie vor aktiv an der Prozessgestaltung teilnehmen können und nicht wie ein Zug einfach auf Schienen fahren. In der Wissenschaft zum Beispiel wird das Komplexitätsmanagement nicht einzig durch die Anzahl von Prozessen und ihrer Vielfalt beschrieben. Auch die Dynamik und Veränderbarkeit spielen eine wichtige Rolle bei der Messung solcher Komplexität. Genau hier können Unternehmen anfangen: Es geht eben nicht darum, einen Faktor so weit herunterzufahren, bis die Bilanz wieder stimmt. Notwendige Prozesse sollten beibehalten und gestärkt werden, während man gleichzeitig für eine Dynamik sorgt, durch die das Unternehmen seine Beweglichkeit behält. All diese Überlegungen gehen aber von einer bereits bestehenden Transparenz der jeweiligen Prozessabläufe aus. Die Herausforderung ist, diese Transparenz erst einmal zu schaffen.

Businessprozessmanagement als erster Schritt zur Kostenreduktion. Doch wie soll man auch nur ansatzweise einen Überblick bei einem vorhandenen Prozessknäuel bekommen? Dieser Vorgang hat in der Organisationsgestaltung des Unternehmens stattzufinden. Die Abläufe müssen hier optimiert und richtig ausgerichtet werden. Für eine richtige Herangehensweise kommt dabei möglichst ein geeignetes Businessprozessmanagement (BPM) ins Spiel. Damit lassen sich Workflows identifizieren, verändern oder anpassen, sodass ein gesamtheitlicher Überblick über die Strukturen entsteht. 

Ein solches BPM-Modell zur Übersicht über Datensätze bietet die intellior AG an. Mit dem Prozessmanagement-Tool, genannt Aeneis, bekommen Unternehmen ein Werkzeug an die Hand, um wieder den Überblick über ihre Prozesse zurückzugewinnen. Intellior unterstützt dabei die Kunden von der Beratung bis zur Inbetriebnahme des Tools. Dadurch werden die Kunden wieder autark in ihrer Prozessgestaltung. Gemeinsam mit dem Lösungsanbieter können sie sich der Komplexitätsreduktion widmen und entstandene Kostenblöcke deutlich reduzieren. Der Vorteil von Aeneis ist seine intuitive Handhabung und die flexiblen und schnellen Einsatzmöglichkeiten. Alle weiteren Maßnahmen lassen sich daraufhin mit Aeneis angehen und durchführen. So lässt es sich verhindern, dass intransparente Prozesse zu hohen Komplexitätskosten und wiederkehrenden wirtschaftlichen Schäden im Unternehmen führen.

Dr. Klaus Neugebauer ( l.) unter Verwendung eines Pressegesprächs
mit Prof. Dr. Frank Morelli, stellvertretendem Aufsichtsratsvorsitzenden der intellior AG

Illustration: © MJgraphics/shutterstock.com

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