In der Finanzbranche ist der Telefonmitschnitt längst Pflicht: Die Abwicklung von Wertpapier- oder Aktiengeschäften via Telefon muss zum Schutz des Anlegers nachweisbar sein. Das Aufzeichnen von Telefongesprächen kann auch für andere Branchen sinnvoll sein, um telefonisch getroffene Vereinbarungen nachvollziehen zu können oder den Kunden-Service zu optimieren – vorausgesetzt, die Zustimmung des Kunden liegt vor.

Der Markt für Mitschnittlösungen ist in Bewegung. Die MiFID-II-Richtlinie hat hier für einen regelrechten Schub gesorgt. Doch während einige Systeme die technischen Anforderungen an das sogenannte Taping erfüllen, werden sie nicht zwangsläufig den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen gerecht. Für Unternehmen dürfte auch die Aussicht auf die schnelle und unkomplizierte Umsetzung einer entsprechenden Lösung ein wichtiges Entscheidungskriterium sein.

Im Einklang mit den technischen und rechtlichen Vorgaben. Mit OfficeMaster Call Recording hat der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic eine modulare Lösung entwickelt, die sich flexibel in vorhandene ITK-Infrastrukturen integrieren lässt. Nach der Installation können Telefonate in den eigenen Räumlichkeiten problemlos mitgeschnitten und über mehrere Jahre verwaltet werden. Die Hard- und Software-basierte Lösung »made in Germany« wird dabei allen technischen und rechtlichen Vorgaben der EU-Finanzmarktrichtlinie MiFID II gerecht. Damit ist sie auch für andere Branchen, die diese strengen Auflagen nicht erfüllen müssen und dennoch auf Nummer sicher gehen wollen, erste Wahl.

Intuitive Bedienung mit Echtzeit-Funktionen. Einmal eingerichtet, lässt sich OfficeMaster Call Recording intuitiv bedienen und zeigt anhand vielfältiger Echtzeitfunktionen den aktuellen Status und die belegten Leitungen an. Es ist möglich, sowohl automatisiert als auch manuell mitzuschneiden; wahlweise wird nur der Anrufer oder der Angerufene aufgenommen. Anhand des Mitschnitt-Finders können gespeicherte Mitschnitte gesucht, angehört, versendet, archiviert und vom Administrator gelöscht werden.

Am Telefon auf Nummer sicher gehen. Sicherheit ist eine der wesentlichen Anforderungen an eine Telefonmittschnittlösung. Aufgezeichnet werden darf nur, was der Gesetzgeber erlaubt und wofür der Kunde sein Einverständnis gibt. Bei Zuwiderhandlungen drohen rechtliche Konsequenzen. Ein Taping-System muss deshalb in der Lage sein, zwischen Telefonaten zu unterscheiden. Bei OfficeMaster Call Recording übernehmen systematische Voreinstellungen, so genannte Prefilter, diese Aufgabe. Sie sorgen dafür, dass nur Gespräche an vorher definierten Anschlüssen aufgezeichnet werden und einzelne Nummern oder feste Zeiträume vom Mitschnitt ausgeschlossen werden.

Die Sicherheit beim Telefonmitschnitt geht aber noch weiter: Aufnahmen sind vor unbefugtem oder missbräuchlichem Zugriff und vor Manipulationen zu schützen. Die Nutzerverwaltung ermöglicht die Authentifizierung von Usern und Usergruppen und ein zentrales Rechte- und Sicherheitsmanagement für alle angebundenen Clients. Weitere Sicherheitsmaßnahmen trifft Ferrari electronic mit einem Passwortschutz, der verschlüsselten Speicherung und einer rollen-basierten Anwenderoberfläche. Eine Fingerprint-Funktion weist auf die nachträgliche Veränderung von Mitschnitten hin.

Damit ist die Lösung auch für die Verlagerung der Arbeit in das Home Office bestens geeignet. Home Office kann nur gelingen, wenn es eine gleichwertige Alternative zum Unternehmensbüro darstellt, Arbeitsprozesse uneingeschränkt fortgeführt werden und bestehende Sicherheitsstandards weiterhin erfüllt werden. OfficeMaster Call Recording ist auf dem Unternehmensnetzwerk abgelegt. Die Mitarbeiter haben die Anwendung auf ihren Laptops oder PCs installiert, der Zugriff auf das Netzwerk erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Damit wird die Lösung auch den im Home Office verpflichtenden Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien gerecht.

www.ferrari-electronic.de

Illustration: © Alexander Baidin/shutterstock.com

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Kostenersparnis mit Business Process Management (BPM) – Durchdachte Prozesskoordinierung

8. Oktober 2021

Silodenken und Status-quo-Bewahrung lassen sich nicht einfach durch ein neues ERP-System beseitigen – es braucht Mut für ein übergreifendes BPM, welches alte Strukturen aufbricht und durch ein gesamtheitliches Bild ersetzt. Nachhaltige Prozessumstellung findet tiefgreifend und schonungslos statt – mit der damit gewonnenen Effizienz
lassen sich deutliche Kosteneinsparungen erzielen.