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Bürokratieberater Dr. Bodo Antonić: »Viele Unternehmen ersticken an internen bürokratischen Abläufen und Regelungen, die häufig mehr Schaden anrichten als die gesetzlichen Auflagen.«

»In vielen Unternehmen behindert die firmeninterne Bürokratie den Geschäftserfolg mehr als gesetzliche Regelungen, die zu befolgen sind«, erklärt der Interim Manager Dr. Bodo Antonić. Er beruft sich dabei auf eine neue Studie, wonach 62 Prozent der Führungskräfte aus der deutschen Wirtschaft die Ansicht vertreten, dass die firmeninterne Bürokratie einen deutlich stärkeren Einfluss auf die Produktivität im Betrieb hat als die vom Gesetzgeber vorgeschriebene externe Bürokratie. Für die »Studie zur betrieblichen Bürokratie (intern) und zur gesetzlich vorgegebenen (externen) Bürokratie« wurden 100 Vorstände, Geschäftsführer und Mitglieder der Geschäftsleitung im Mittelstand (ab 50 Beschäftigte) und in Großunternehmen befragt. Weit über die Hälfte (57 Prozent) schätzt, dass sich umständliche und langatmige Betriebsabläufe negativ auf die »Überlebensfähigkeit der Unternehmen« auswirken. »Oftmals sind die Folgen der internen Bürokratie verheerender als die Auswirkungen der gesetzlichen Vorgaben«, sagt Dr. Bodo Antonić.

Satte 69 Prozent der befragten Führungskräfte sind fest davon überzeugt, dass sich die Innovationszyklen durch den gezielten Abbau der internen Betriebsbürokratie verkürzen lassen, neue Produkte oder Dienstleistungen also schneller beim Kunden sein könnten. Hingegen ist nicht einmal ein Viertel (23 Prozent) der Meinung, dass Vereinfachungen bei den gesetzlichen Verwaltungsvorschriften die Innovationskraft der Wirtschaft stärken würde.

Betriebsinterner bürokratischer Wildwuchs

Dr. Bodo Antonić interpretiert die Ergebnisse: »Das allgegenwärtige Gejammere über den Dschungel der staatlichen Vorschriften täuscht darüber hinweg, dass in vielen Unternehmen betriebsintern ein ähnlicher bürokratischer Wildwuchs vorzufinden ist. Während der Abbau der öffentlichen Bürokratie der Langatmigkeit der Politik unterworfen ist, lässt sich eine innerbetriebliche Entschlackungskur binnen weniger Monate durchführen. Der Wille dazu muss allerdings von ganz oben kommen und die Umsetzung konsequent durchgeführt werden.«

In seiner Berufspraxis als Interim Manager hat er festgestellt: »An der Spitze herrscht häufig ein diffuses Gefühl, dass sich Betriebsabläufe optimieren lassen, aber es ist unklar, wie und wo. Hinzu kommt das Beharrungsvermögen jeder Organisation gegenüber Veränderungen jedweder Art. Beides zusammen führt häufig dazu, dass alles so bleibt, wie es ist – bis es zum großen Knall kommt und die wirtschaftliche Schieflage unübersehbar ist.«

Als Interim Manager wird Dr. Bodo Antonić eigenen Angaben zufolge »für solche Feuerwehrjobs geholt, um das Schlimmste zu verhindern«. Er rät: »Viel besser für alle Beteiligten ist es, wenn Unternehmen ohne wirtschaftliche Not regelmäßig ihre internen Abläufe auf Überbürokratismus durchforsten und nicht wertschöpfende Betriebsabläufe abschaffen.«

Interne Entbürokratisierung stärkt die Innovationskraft

Laut Studie sind drei Viertel der Führungskräfte fest davon überzeugt, dass sich die Innovationszyklen durch die Reduzierung der internen Bürokratie stärker verkürzen lassen als durch den Wegfall gesetzlicher Auflagen. »Aber nur etwa ein Viertel bringt den Mut auf, dem betrieblichen Vorschriftendschungel tatsächlich den Garaus zu machen«, weiß Dr. Bodo Antonić aus seiner Praxis als Interim Manager. Häufigste Ausrede sei der Verweis auf die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen bürokratischen Notwendigkeiten. Die Umfrage hat indes zutage gefördert: Zwei Dritteln der Führungskräfte ist durchaus bewusst, dass eine interne Entschlackung von unnötigen Vorschriften und Verfahrensweisen selbst dann sinnvoll ist, wenn die gesetzlichen Anforderungen ausgeprägt und komplex sind.

Über die Hälfte der befragten Vorstände, Geschäftsführer und Mitglieder der Geschäftsleitung (54 Prozent) gehen davon aus, dass mehr als 30 Prozent der Arbeitszeit der Beschäftigten auf im Grunde überflüssige Tätigkeiten entfällt. Gut drei Viertel (76 Prozent) versteht darunter Arbeiten ohne Wertschöpfung, von denen also weder das Unternehmen noch die Kunden profitieren. »Die Differenzierung zwischen überflüssig und wertschöpfend ist zwar theoretisch glasklar, aber in der Praxis äußerst schwierig«, sagt Dr. Bodo Antonić, »denn es gibt in jeder Firma einen erklecklichen Anteil von Bürokratieverfechtern, die stets zahlreiche scheinbar unumstößliche Gründe vorbringen, warum es keine Veränderungen geben darf. In dieser Hinsicht funktionieren betriebliche Organisationen nicht viel anders als der Politikbetrieb. Doch im Unterschied zur Politik kann die Firmenleitung Veränderungen letztendlich durchsetzen – wenn sie den Mut dazu aufbringt und die Umsetzung konsequent durchzieht.« Laut einer Studie des ifo-Instituts entgehen Deutschland bis zu 146 Milliarden Euro pro Jahr an Wirtschaftsleistung durch eine überbordende gesetzliche Bürokratie [1]. »Das Einsparpotenzial durch den Abbau interner Bürokratie dürfte in einer ähnlichen Größenordnung liegen«, schätzt Dr. Bodo Antonić.

Elon Musk hat Recht und Unrecht beim Bürokratieabbau

»Elon Musk hat insofern Recht, als der Abbau von Bürokratie in der Regel ein disruptives Vorgehen erfordert«, sagt der Interim Manager Dr. Bodo Antonić, der regelmäßig von Unternehmen ins Haus geholt wird, um die firmeninterne Verwaltung zu entschlacken. »Man muss da schon mit der Axt statt mit dem Buttermesser drangehen, um merkliche Veränderungen in Organisationen zu bewirken«, weiß er aus der Betriebspraxis. Aber die martialische Sprache des Milliardärs und neuen Co-Chef des US-amerikanischen Department of Government Efficency (Doge) hält der Bürokratieexperte für »grundfalsch«. Musk hatte angekündigt, »Schockwellen durch das System« zu senden.

»Bei aller Entschlossenheit zu starken Einschnitten muss man die Menschen auf dem Kurs der Veränderung mitnehmen«, sagt er, und stellt klar: »Man darf nicht nur die Entlastung von Bürokratie durch diejenigen sehen, die freigestellt werden, sondern muss auch die Motivation derjenigen Belegschaft im Auge behalten, die an Bord bleibt. Am Ende will man nicht nur weniger, sondern auch eine effizientere Bürokratie erreichen. Denn ganz ohne Verwaltung geht es natürlich auch nicht.«

Elon Musk hat angekündigt den Staatshaushalt um zwei Billionen Dollar zu entlasten, das wäre etwa ein Drittel der US-Staatsausgaben. »Das ist unrealistisch«, urteilt Dr. Bodo Antonić, bei bürokratischen Entschlackungskuren in größeren Unternehmen käme man auf höchstens ein Viertel. Er verweist auf die aktuelle »Studie zur betrieblichen Bürokratie (intern) und zur gesetzlich vorgegebenen (externen) Bürokratie«. Demnach schätzt mehr als die Hälfte (57 Prozent) der Führungskräfte, dass der Anteil überflüssiger firmeninterner Bürokratie in den Unternehmen bei über 30 Prozent liegt.

Dr. Bodo Antonić ordnet ein: »Dabei geht es aber nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern vor allem auch darum, die Organisation beweglicher zu machen und stärker auf die Bedürfnisse der Kunden bzw. der Bürger auszurichten. Kosten senken ist einfach, aber Kosten senken und gleichzeitig den Service zu verbessern, das ist die hohe Kunst des Bürokratieabbaus. Der Cost Cut wird Elon Musk vermutlich gelingen, aber ob er das wahre Ziel erreicht, bleibt abzuwarten.«

[1] https://www.ifo.de/publikationen/2024/monographie-autorenschaft/entgangene-wirtschaftsleistung-durch-buerokratie

Dr. Bodo Antonić ist Interim Manager mit dem Schwerpunkt Krisen- und Turnaround-Management, Business Continuity Advisor und Keynote Speaker. Er wurde 2024 von United Interim und der Steinbeis Augsburg Business School zum »Expert of the Year« in der Kategorie Interim Management gekürt und erhielt 2023 die Auszeichnung »Interim Manager des Jahres« von der Dachorganisation Öster¬reichisches Interim Management (DÖIM). Sein Credo: Fokussierung auf das Wesentliche und Konsequenz in der Umsetzung sind die Schlüsselfaktoren für unternehmerischen Erfolg. Unternehmen und Verbände engagieren ihn häufig als Keynote Speaker für das Thema »Abbau interner Bürokratie«.

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Bürokratie in Deutschland kostet Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung

16. November 2024

Durch die überbordende Bürokratie entgehen Deutschland bis zu 146 Milliarden Euro pro Jahr an Wirtschaftsleistung. Das zeigt eine Studie des ifo Instituts im Auftrag der IHK für München und Oberbayern. »Das große Ausmaß der Kosten durch die Bürokratie verdeutlicht die Dringlichkeit des Reformbedarfs. Die Kosten von Nichtstun sind riesig, gemessen am Wachstumspotenzial, das im Bürokratieabbau…