
Illustration Absmeier foto freepik ki
Die Bürokratie ist eines der liebsten Lästerthemen der Deutschen. Zu kompliziert, zu langsam, zu analog. Allem Lamentieren zum Trotz gibt es aber auch positive Entwicklungen. Einige davon werden wir im neuen Jahr erleben. d.velop zeigt drei Trends der Digitalisierung im Büroumfeld auf.
- E-Rechnung kann ihre Vorteile in der Praxis beweisen
Seit dem 1. Januar ist es so weit: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist Pflicht. Alle deutschen Unternehmen müssen sie nun empfangen und archivieren können. Dies erfordert den Einsatz einer digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung sowie eines gesetzeskonformen Archivs, denn eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format ausgestellt sein. Ein Standard-PDF reicht nicht aus.
Zunächst gilt die allgemeine Pflicht nur für den Empfang, für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate wie PDF genutzt werden. Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro erhalten sogar eine Fristverlängerung bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 müssen allerdings alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen in einem der vorgegebenen Formate (XRechnung, ZUGFeRD oder EDI) ausstellen.
Für Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung bislang noch hinausgezögert haben, könnte die E-Rechnung nun ein Stein des Anstoßes sein. Sie sollten den neuen Prozess nicht als Last, sondern als Chance sehen. Die E-Rechnung ermöglicht verkürzte Durchlaufzeiten, sodass Forderungen schneller beim Empfänger landen und dadurch wiederum der Zahlungseingang beschleunigt wird. Außerdem können Kosten für Ausdrucke und Briefporto eingespart werden. E-Invoicing kann sogar der Ausgangspunkt für ein vollständig papierloses Büro sein. Neben der Rechnungsstellung existieren noch etliche weitere Prozesse, die durch Digitalisierung und Automatisierung vereinfacht werden können.
Einmal auf den Geschmack gekommen, werden Unternehmen zukünftig weitere Dokumentenmanagementlösungen einführen, um von der Effizienzsteigerung zu profitieren. Rechnungsverarbeitungslösungen, die jetzt eingeführt werden, sollten daher in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) integrierbar sein. So sind alle Informationen zu jeder Zeit zentral zugänglich und verschiedenste Dokumentenarten können GoBD-konform archiviert werden.
- Digitale Akten werden im Alltag präsenter
Zum Jahresbeginn erhalten alle deutschen Krankenversicherten automatisch eine elektronische Patientenakte (ePA), sofern sie nicht aktiv widersprechen. Damit soll es möglich werden, Gesundheitsdaten jederzeit und ortsunabhängig einzusehen. Patienten können ihre medizinischen Dokumente wie Arztbriefe, Laborbefunde, Impfpass und Medikationspläne in der ePA speichern. Sie entscheiden selbst, wer Zugriff auf ihre Akte hat, und können den Zugang für einzelne Dokumente oder ganze Kategorien freigeben oder einschränken. Insgesamt soll die ePA Transparenz und Effizienz im Gesundheitswesen stärken.
Auch die Justiz stellt um, denn ab Januar 2026 müssen alle neuen Akten in elektronischer Form geführt werden. Einige Gerichte arbeiten bereits elektronisch, andere müssen die neuen Formate 2025 implementieren. Hier wird es also einiges zu tun geben, um die Frist einzuhalten.
Auch wenn es einige Herausforderungen geben wird, sind derartige Verpflichtungen ein wichtiger Schritt, um Deutschland endlich digitaler zu machen. Bei den digitalen Akten allein sollte es allerdings nicht bleiben. Unternehmen, Institutionen und medizinische Einrichtungen sollten sich fragen, wie sie noch einen Schritt weiter gehen können um die Workflows rund um elektronische Akten digitalisieren und vereinfachen zu können.
- KI wandelt sich vom Hype-Thema zum alltäglichen Helfer
Künstliche Intelligenz ist inzwischen im Arbeitsalltag vieler Büroangestellten fest verankert. Damit einher geht aber auch eine realistischere Einschätzung der Technologie und es sind auch vermehrt kritische Stimmen zu hören. Zu Beginn wurde KI gerne als ultimative Lösung für alle möglichen Probleme angepriesen. Heute schauen Nutzer differenzierter auf das Thema und erkennen die Grenzen. KI-generierte Inhalte gelten oft als generisch, was meist daher rührt, dass GPTs verwendet werden, die mit riesigen, aber undifferenzierten Datensätzen aus dem Internet trainiert wurden. Dass dabei keine individuellen, auf das Unternehmen angepassten Ergebnisse herauskommen können, erkennen nun immer mehr Verantwortliche und suchen nach Alternativen.
2025 wird daher die Nachfrage nach spezialisierten KI-Lösungen mit konkreten Use-Cases steigen, die nur auf vordefinierte Unternehmensdaten zugreifen. Dadurch können sie wesentlich individuellere Ergebnisse liefern, geben nachvollziehbare Quellen an und sorgen dafür, dass Compliance-Verletzungen durch unautorisierten Datenzugriff unterbleiben. Eine ideale Basis für den Einsatz individualisierter KI-Tools bieten strukturierte Daten, die revisionssicher und unveränderbar innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen oder elektronischen Akten vorliegen.
1044 Artikel zu „Akten Digitalisierung“
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Digitalisierung im Handwerk: Von 90 Aktenordnern sind noch fünf übrig

Ein Spezialist für Wetterschutz und Raumtrennung hat seine Abläufe mit einer Software digitalisiert. Sie kann alle Prozesse vom Erstkontakt, über das Aufmaß bis zur Nachkalkulation abbilden. Der Firma ist es so gelungen, nicht nur die Außendarstellung und Kundenzufriedenheit zu verbessern, sondern auch die eigenen Umsätze in die Höhe zu schrauben. Die Firma Schulz Sonnen-/Wetterschutz…
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Digitalisierung im Baugewerbe: Wo Aktenberge schrumpfen, wächst die Produktivität

Nicht nur städtebauliche Großprojekte dauern in Deutschland mitunter länger als geplant. Auch kleinere Bauvorhaben verzögern sich durch wandelnde Anforderungen im Projektverlauf und das aufwändige Datenhandling. Die Einführung digitaler Prozesse kann die Produktivität deutlich erhöhen: Bewährt haben sich hier moderne Dokumentenmanagementlösungen. »Sie lassen nicht nur Aktenberge auf Taschenformat schrumpfen und erleichtern Projektsteuerung und Dokumentation selbst hochkomplexer…
News | Business | Business Process Management | Digitale Transformation | Digitalisierung | Lösungen | Ausgabe 1-2-2017
Digitalisierung und Scanning-on-Demand durch Aconso Services – Ganze Aktenberge verschwinden lassen

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Das diesjährige TrendRadar des Kundendienst-Verbands Deutschland (Service-Verband KVD) zeigt: Die Servicebranche ist nach wie vor im Wandel [1]. Mit der breit angelegten Befragung zu Trends und Herausforderungen im Service beleuchtete der KVD in Zusammenarbeit mit dem FIR e. V. an der RWTH Aachen dieses Jahr bereits zum vierten Mal die kontinuierlichen Veränderungen der Service-Landschaft und…
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Die Gefahr ist diffus und schwer greifbar: Während sich Unternehmen zunehmend in der komplexen Landschaft von Cyberangriffen zurechtfinden müssen, erweisen sich narrative Angriffe zusätzlich als besonders heimtückische Form, mit der Cyberkriminelle auch Unternehmen in Bedrängnis bringen können. Indem sie Fehlinformation streuen oder die Öffentlichkeit manipulieren und spalten, können diese Angriffe der Reputation und den Finanzen eines Unternehmens erheblichen Schaden zufügen. Mit proaktiven Maßnahmen, Aufklärung und den richtigen Tools können sich Unternehmen jedoch gegen diese Angriffe wehren und ihre Reputation und Glaubwürdigkeit bewahren.
News | Business | Digitalisierung | E-Government | Ausgabe 7-8-2024
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Digitalisierung macht ländlichen Raum attraktiver

Ländliche Gebiete profitieren vor allem hinsichtlich Jobs und Beschäftigung von der Digitalisierung, sagen 28,8 Prozent der Menschen. Attraktivität gewinnt der ländliche Raum insbesondere durch Mobilitäts- und Verkehrsangebote, sagt jeder und jede Fünfte (19,3 Prozent). Die Digitalisierung bietet ländlichen Räumen vielfältige Chancen, gegenüber Ballungsräumen an Attraktivität aufzuholen. Das glauben mit rund 80,4 Prozent rund vier…
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Digitalisierungsumfrage: Die Hälfte der Deutschen möchte vollständig auf digital umsteigen

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News | Digitalisierung | Favoriten der Redaktion | Ausgabe 9-10-2023 | Security Spezial 9-10-2023
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Deutschland ist in den vergangenen zwei Jahren bei digitalen Verwaltungsdiensten entgegen dem globalen Trend weiter zurückgefallen. Nur in zwei von insgesamt 41 Ländern ist die Unzufriedenheit mit digitalen Behördendiensten noch größer. Zu diesem Ergebnis kommt die Boston Consulting Group in der Digital Government Citizen Survey 2022. Außerdem belegt Deutschland bei der Nutzungshäufigkeit von Online-Angeboten der Verwaltung allgemein den drittletzten, bei digitalen Gesundheitsdiensten sogar den letzten Platz. In Deutschland besteht dringender Handlungsbedarf, denn auch die Pandemie hat nicht den erhofften Schub gegeben.
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Gut Ding will keine Weile haben Modernisierung liegt bei vielen Unternehmen in der Warenwirtschaft im Trend. Gerade in den letzten Jahren brachten einige Speditionen ihren Fuhrpark mit der neusten Technik auf Stand und auch Logistik- und Intralogistikunternehmen haben sich der Verbesserung ihres eigenen Fracht-, Lade- und Liefervorgangs verschrieben. »Im Zuge all dieser Neuerungen erfahren jedoch…
News | Business | Strategien
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2022 sind altersbedingt 390.000 Menschen mehr aus dem Arbeitsmarkt ausgeschieden, als junge Menschen nachrückten. Eine Lücke, die es nun zu schließen gilt. Das Recruiting hat damit unlängst einen neuen Stellenwert im Unternehmen angenommen. Doch die Umsetzung einer modernen Recruiting-Strategie steckt in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Durchgängig digitalisierte Prozesse und eine umfassende Automatisierung, geschweige…
News | Digitale Transformation | Digitalisierung
Digitalisierung: Immens viele Chancen und einige Risiken

Die Krise hat so einiges verändert. Insbesondere die Digitalisierung ist stark vorangeschritten und hat viele Bereiche komplett auf den Kopf gestellt. Digitalisierung bedeutet die Verwendung von Daten und Algorithmen für verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle. Wir schauen uns einige Hauptbereiche an, die sich durch den Digitalisierungsschub verändert haben und analysieren die Chancen und Risiken…
News | Digitale Transformation | Digitalisierung
Digitalisierung: Wo sind die effektiven Ansatzpunkte

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News | Digitale Transformation | Digitalisierung | E-Commerce
Digitalisierung: Leitfaden für Händler, die ihre digitale Transformation anpacken möchten

Die digitale Transformation konfrontiert Einzelhändler mit verschiedenen Herausforderungen. Komplexe Rahmenbedingungen, die Betriebsgröße, der aktuelle digitale Reifegrad, die individuellen Kundenwünsche oder Besonderheiten der jeweiligen Branche sind mitbestimmend für das Gelingen der Digitalisierung. Zudem ist von diesen Faktoren abhängig, ob und wann ein externer IT-Dienstleister zur Unterstützung des Projekts herangezogen werden sollte. »Einige Unternehmen sind in der…