Usability von ERP-Systemen: Benutzergerechte Bedienkonzepte – Effizient nutzbar

Die Usability spielt bei Neuanschaffung und Akzeptanz eines ERP-Systems eine zentrale Rolle. Intuitive Bedienbarkeit, passende Funktionalität, reibungslose Ausführung des Programms, benutzerfreundliche Oberfläche sowie Handhabbarkeit sind unabdingbar, um effizienter zu arbeiten zu können.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein neues Zelt kaufen, um damit eine kleine Sommerreise durch Deutschland zu unternehmen. Worauf achten Sie beim Kauf? Wahrscheinlich werden Sie das besonders kältebeständige Zelt links liegen lassen und stattdessen beispielsweise auf einen leichten Auf- und Abbau sowie eine sonnen- aber auch regenbeständige Oberfläche achten.

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Die »Usability« ist ein wichtiges Verkaufsargument für Produkte – auch im Softwarebereich. Intuitive Bedienbarkeit, die für den Bedarf passende Funktionalität, eine reibungslose Ausführung des Programmes sowie die Möglichkeit mit wenigen Klicks das entsprechende Ziel zu erreichen, effizienter zu arbeiten und ein größeres Arbeitsspektrum bearbeiten zu können sind hier die entscheidungsrelevanten Faktoren.

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Gerade für ERP-Systeme, deren Ziel es ist, Unternehmensprozesse zu vereinfachen und transparenter zu machen, spielt deshalb im Praxiseinsatz die Usability eine zentrale Rolle für ihre Akzeptanz bei den Nutzern. Studien und Befragungen von Unternehmen belegen: Nach »flexiblen und effizienten Prozessen« und einem »umfassenden Unternehmensüberblick« wird die »Benutzerfreundlichkeit« als eine der wesentlichsten Anforderungen an ERP-Systeme gelistet.

Den Nutzer ins Zentrum stellen. Um ein ERP-System auf seine Nutzerfreundlichkeit zu überprüfen und entsprechend weiterzuentwickeln, kann man besonders vom Wissen der Angestellten profitieren, denn sie wissen am besten, was an ihrem Arbeitsplatz erforderlich ist und was verzichtbar. Eine ERP-Lösung wird als benutzerfreundlich wahrgenommen, wenn Themen wie Effektivität, Effizienz, Steuerbarkeit und Individualisierbarkeit berücksichtigt sind.

Anwender eines ERP-Systems möchten eine individuelle und einfach zu überblickende Benutzerüberfläche sowie intuitive Handhabbarkeit des Systems. Das Tagesgeschäft soll effizient und einfach durchgeführt werden können und dabei soll das System dem Nutzer eine Hilfe sein. Das ist auch Unternehmen bei der Implementierung einer neuen ERP-Software wichtig: Die Mitarbeiter sollen schnell mit dem neuen System arbeiten können und so eine Akzeptanz für das System geschaffen werden. Somit ist das Thema Usability bei der Neuanschaffung eines ERP-Systems ein relevanter Punkt. Eine benutzerfreundliche Oberfläche und Handhabbarkeit sind ein elementarer Vorteil, durch die Zeit und damit Kosten eingespart werden können.

Kriterien für eine benutzerfreundliche ERP-Lösung. Doch welche Kriterien führen ganz konkret zu einer höher wahrgenommenen Usability von ERP-Systemen? Aus Kundenbefragungen lassen sich 12 Hauptansatzpunkte ableiten, die die empfundene Benutzerfreundlichkeit erhöhen:

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Einfache Struktur der Software

Darunter sind vor allem Prüftabellen und die Zusammenhänge der Module zu verstehen. Je transparenter und damit nachvollziehbarer die Struktur der Software wirkt, desto einfacher sind die Prozesse in der Software für den Nutzer zu erlernen und verstehen.

Einfache Erlernbarkeit der Software

Wie im ersten Punkt bereits angesprochen, ist durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und Handhabung ein schnelleres Erlernen der Software möglich. Das ist wichtig, damit der Nutzer sich sicher fühlt und zum Ausprobieren ermutigt wird. Beschreibende Texte für bestimmte Funktionen etwa können dies zudem unterstützen. Fühlt der Nutzer sich gut eingearbeitet, kann er seine eigenen Wünsche und Angewohnheiten besser in das System integrieren.

Die Masken lassen sich individuell anpassen

Durch die individuelle Anpassbarkeit von Masken beziehungsweise der Oberfläche kann jeder Nutzer die für ihn relevanten Daten selbstständig zusammenstellen. Beispielsweise kann der Geschäftsbereich oder die Abteilung eine Maske vordefinieren und der Nutzer diese noch hinsichtlich einer Funktionalität, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben geeignet ist, anpassen. So lässt sich eine effektive Arbeitsweise ermöglichen.

Individuelles Menü

Als positiv wird ebenfalls bewertet, wenn der Nutzer das Menü individuell auf die Aufgabenbereiche anpassen kann. Durch ein selbst definiertes Menü kann jeder Nutzer die Steuerung seines ERP-Systems so selbst regeln und das Tagesgeschäft auf seine Art und Weise steuern. Dies unterstützt die Mitarbeiter dabei, die jeweiligen Aufgaben effizient zu erfüllen – also mit möglichst optimalem Zeiteinsatz.

 

Benutzerspezifische Konfiguration

Benutzerspezifische Konfigurationsmöglichkeiten sind hilfreich, um ein ERP-System effizient zu steuern. Darunter kann zum Beispiel die Belegungsmöglichkeit individueller Kurztasten gemeint sein. So kann jeder Nutzer mit Shortcuts oder Tastenkombinationen in den gewünschten Bereich gelangen.

Arbeitsplatzunabhängige Personalisierung

Bei der arbeitsplatzunabhängigen Personalisierung können die Nutzer des ERP-Systems an jedem Arbeitsplatz mit ihren persönlichen Einstellungen arbeiten. Somit ist ein flexibles und ortsungebundenes Arbeiten möglich.

Selbsterklärendes System

Das ERP-System sollte so aufgebaut sein, dass die Bedienung ohne großen Schulungsaufwand – bestenfalls intuitiv – möglich ist. Positiv wahrgenommen wird etwa, wenn die Bedienung einem einheitlichen Prinzip folgt und sie im besten Falle auch allgemeinen Konventionen genügt, sodass ein bereits erlerntes Verhaltensmuster wiederverwendet werden kann. Zudem sollten die Masken nicht mit zu vielen Informationen befüllt sein. Die visuelle Gestaltung einer Anwendung, wie die Gruppierung von Elementen oder der bewusste Einsatz von Farben, um Zusammenhänge erkennbar zu machen, unterstützen dabei, dass Informationen und Komponenten gut wahrnehmbar und lesbar sind.

Direktbuttons und Quersprünge zwischen einzelnen Teilbereichen

Besonders um ganze Prozesse effizient zu gestalten, ist es wichtig, Quersprünge zwischen den Modulen zu ermöglichen und via Direktbutton zum relevanten Bereich springen zu können. Das Springen zwischen den Geschäftsbereichen wird durch die Integration aller Module ermöglicht. Somit kann ein durchgängiger Prozess abgebildet werden.

Suchfunktionen

Gerade bei einer großen Informationsdichte innerhalb des Systems kann eine gute Suchfunktion eine große Erleichterung für die Arbeit sein. Als besonders positiv wird die Suchfunktion empfunden, wenn sie über das ganze System, also modulübergreifend, genutzt werden kann und eine hohe Treffsicherheit der Suchergebnisse gegeben ist.

Kopierfunktionen (Copy/Paste)

Wie bereits in Punkt 7 angeklungen, erhöht die Nutzbarkeit gängiger Methoden die Arbeitseffizienz und steigert die Usability. Ein konkretes Beispiel ist hier die Copy/Paste-Funktion. Mit der gängigen Kopierfunktion können Daten einfach und schnell – etwa mit strg+c und strg+v – dupliziert werden und Daten müssen nicht manuell übertragen werden.

Kurze Klickwege

Im optimalsten Fall können die notwendigen Arbeitsschritte mit möglichst wenig Klicks ausgeführt werden, um vor allem wiederkehrende Aufgaben des Tagesgeschäfts so schnell und einfach wie möglich durchführen. Es ist daher vorteilhaft, wenn die für den Nutzer relevanten Objekte, Funktionen und Optionen gut sichtbar in der Oberfläche hinterlegt sind, sodass das Ziel schnell erreichbar ist.

Gleichzeitiges Öffnen verschiedener Masken

Oftmals ist das Arbeiten in verschiedenen Masken notwendig. Dies sollte in einer übersichtlichen und strukturierteren Oberfläche möglich sein. Ebenfalls sollte eine Maske mehrfach geöffnet werden können, damit sich Daten zum Beispiel abgleichen oder kopieren lassen.

Wie lässt sich die empfundene Usability langfristig aufrechterhalten? Vermittelt das verwendete ERP-System Sicherheit und Zuverlässigkeit, wird es gern genutzt und ist zweckdienlich. Aus einem guten Nutzungsgefühl resultiert eine positive User Experience. Die oben genannten Punkte können als eine Art Checkliste verstanden werden, sind allerdings nicht abschließend. Denn auch die empfundene Usability unterliegt einem ständigen Wandel und muss mit aktuellen Nutzerbedürfnissen regelmäßig abgeglichen werden. Dies kann etwa durch Nutzertests erfolgen.

Themenfelder, die hier besonders berücksichtigt werden sollten, lassen sich aus durch Befragungen bekannte typische Usability-Probleme in ERP-Systemen ableiten. Dazu gehören etwa folgende Punkte:

  • Komplexität, ohne Möglichkeiten zur Vereinfachung oder Individualisierung
  •  mangelnde Transparenz bei der Präsentation von Daten und von (Zwischen-) Ergebnissen
  •  fehlende Verfügbarkeit relevanter Daten
  •  Routinehandlungen sind nicht als solche abgebildet
  •  geringe Anpassbarkeit und wenig flexible Hilfestellungen
  •  fehlende oder nicht erkennbare Routinen und undurchsichtige Arbeitsabläufe
  •  fehlende Hilfestellung

 

Usability und ein Blick in die Zukunft. Ein Trend, der zukünftig im Bereich der Usability immer stärker in den Fokus rücken wird, ist das Thema Cloud-ERP. Das kommt dem Wunsch nach Mobilität und Vernetzung sehr entgegen. Tablet und Smartphone werden dann vermehrt zum Einsatz kommen, um die gewünschte Flexibilität zu ermöglichen. Soll die Eingabe von Daten auf diesen Geräten mit vergleichsweise kleinen Displays mühelos erfolgen, sind Anpassungen der Oberfläche erforderlich. Erste Lösungsansätze sind hier schon heute zu sehen, wenn Webseiten am Desktop und am Smartphone eine gleich gute Usability aufweisen.

Mit einem ERP-Anbieter an Ihrer Seite, der für das Thema Usability sensibel ist und einem System, das eine dynamische Anpassung der Anforderungen zulässt, haben Sie beste Voraussetzungen dafür, dass Sie bei Ihren Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz für die eingesetzte Software und damit den gewünschten Effizienzgewinn erreichen.


Christian Geißler, Sales Representative
Stefanie Meyer, PR-Redakteurin
Industrial Application Software GmbH (IAS)
www.caniaserp.de

 

 

 

Bilder: © IAS, Volyk Nataliia /shutterstock.com

 

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