Kontinuierliche Kostenkontrolle ist ein zentrales Prinzip des Mittelstands. Stetig steigende Ausgaben – wie etwa bei Microsoft 365 – werden kritisch hinterfragt. Als pragmatische Antwort etabliert sich zunehmend eine hybride IT‑Strategie, die Cloud‑Dienste gezielt mit lokal betriebener Software kombiniert, um Kosten, Datensouveränität und langfristige Planbarkeit besser auszubalancieren.

M365-Pläne werden für mittelständische Unternehmen immer mehr zum unliebsamen Kostenfaktor. Das dürfte sich weiter verstärken, wenn ab Juli 2026 die Lizenzierung von Frontline-Workern, klassischen Wissensarbeitern und Usern des häufigsten Enterprise-Plans (M365 E3) zwischen acht und 20 Prozent teurer wird. Für Björn Orth vom Software-Anbieter VENDOSOFT ist das eine Entwicklung, die er schon lange kritisiert. »Mit jedem zusätzlichen Sicherheitsmodul, KI-Service oder Funktionspaket wächst der Anteil abonnementbasierter Plattformkosten an den gesamten IT-Budgets.« Das widerspricht einem Grundprinzip des Mittelstands: Hier wird noch gerechnet. Und das nicht nur bei der Einführung neuer Dienste, sondern kontinuierlich über Laufzeiten hinweg. Auch deshalb führen die aktuellen Preiserhöhungen in vielen Unternehmen zu einer Neubewertung der Microsoft-Landschaft.

Was tun bei Microsoft-Preissteigerungen? Die Konsequenz ist selten ein kompletter Abschied von der Cloud. Kollaboration, Identitätsmanagement oder Sicherheitsfunktionen lassen sich über Online-Dienste schließlich sehr effizient bereitstellen. Jedoch wächst das Interesse an hybriden IT-Architekturen, in denen M365-Pläne mit lokal betriebenen Servern und Programmen kombiniert werden. Wie pragmatisch solche Entscheidungen ausfallen können, zeigt ein Blick in die Praxis: In produzierenden Betrieben, im Gesundheitswesen, bei Behörden und in vielen anderen Bereichen lassen sich große Teile der IT nach wie vor problemlos aus dem eigenen Rechenzentrum heraus betreiben. Das rechnet sich gegenüber der Cloud spätestens ab dem dritten Jahr – insbesondere dann, wenn Office, Server und CALs gebraucht gekauft werden.

Ein zusätzlicher Kostenvorteil ergibt sich aus den deutlich längeren Nutzungszyklen: Lokal installierte Software und Server laufen bei so manchem VENDOSOFT-Kunden fünf bis acht Jahre, bevor ein Wechsel ansteht. »Die Anwendungen sind häufig historisch gewachsen und mit Spezialprogrammen verwoben. Solange alles zuverlässig arbeitet und durch Firewalls oder andere Schutzmechanismen sicher betrieben werden kann, gibt es auch wirtschaftlich keinen Grund für kürzere Erneuerungszyklen«, erklärt Björn Orth. -Lediglich die Kompatibilität mit neueren Programmen oder Cloud-Diensten kann Herausforderungen mit sich bringen – etwa Migrationsverzögerungen und/oder zusätzliche Kosten. »Dann zeigt sich, wie wichtig eine durchdachte Lizenzstrategie und Erfahrung mit hybriden Microsoft-Umgebungen ist«, weiß Björn Orth.

Warum Datensouveränität eine strategische Rolle spielt. Neben den Kosten liefert auch das Thema Datensouveränität gute Gründe, die Microsoft-Strategie einer Organisation zu hinterfragen. Lange vor allem unter Datenschutzgesichtspunkten diskutiert, rücken derzeit andere Aspekte in den Fokus: die Abhängigkeit von den Cloud-Anbietern und die geopolitische Frage, wer im Ernstfall Zugriff auf zentrale Informationen hat. »Wir überlegen mit unseren Unternehmenskunden heute sehr bewusst, welche Daten, Produktionsinformationen oder Geschäftsprozesse in externe Plattformen gehören und welche besser unter eigener Kontrolle bleiben«, sagt Björn Orth. Auch in diesem Kontext gewinnt das On-Premises-Rechenzentrum wieder an strategischer Bedeutung.

Hybrid wird zur neuen Normalität. Immer mehr IT-Verantwortliche folgen der Empfehlung von VENDOSOFT, Cloud-Dienste nur gezielt einzusetzen und gleichzeitig mit lokal betriebenen Servern und Anwendungen Kontrolle, Planbarkeit und langfristige Kostenstabilität zu sichern. Die Lizenzprofis unterstützen Unternehmen dabei, die optimale Kombinationen aus M365-Services und klassischen Lizenzmodellen zu finden. »Der hybride Ansatz könnte für Microsoft-Strategien zur neuen Normalität werden«, sagt Björn Orth – zumindest, solange in Unternehmen weiter gerechnet werden muss.

www.vendosoft.de/hybride-cloud | info@vendosoft.de

Illustration: © Infadel | Dreamstime.com

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