Mitarbeiter machen Urlaub, absolvieren Sabbaticals, werden krank, nehmen sich Elternzeit oder arbeiten von zuhause aus. All die genannten Aspekte führen dazu, dass der Angestellte nicht vor Ort zur Verfügung steht. Verfolgt der Betrieb ein effektives Abwesenheitsmanagement, werden Personalengpässe und eine Störung der Prozesse von vornherein vermieden.
Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement gehört dabei zu den zentralen Aufgabenbereichen eines HR-Managers in einem Unternehmen. Dieser ist Teil der Personalverwaltung (Human Resources, kurz HR). Heutzutage greifen HR-Manager auf eine praktische Software zurück, um die Abwesenheiten des Personals digital zu verwalten, die Daten für alle Zuständigen zugänglich zu machen und das Fehlerpotenzial durch Papiere zu vermeiden.
Doch was ist das Abwesenheitsmanagement? Welche Arten von Abwesenheiten sind zu benennen und welche gesetzlichen Regelungen sind zu beachten?
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Was ist das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement?
Schon wieder fragt ein Mitarbeiter nach Urlaubstagen? Oder beschwert sich ein Angestellter, weil versäumt wurde, den Urlaubsantrag zu genehmigen? Diese und viele weitere Probleme treiben HR-Manager um. Doch dank neuer Technologien können diese das Fehlerpotenzial senken und die Prozesse effizienter und schlanker gestalten.
Um ein effizientes Abwesenheitsmanagement organisieren zu können, können diverse Softwares oder All-in-One-Lösungen zum Einsatz kommen. Wichtig ist, dass diese sich schnell und einfach in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen.
Im Rahmen des Abwesenheitsmanagements beschäftigt sich der HR-Manager mit berufsbedingten Abwesenheiten der Belegschaft. So erfasst dieser zum Beispiel die verschiedenen Arten der Abwesenheiten. Dann dokumentiert und bewertet er diese. Unterschieden wird in diesem Kontext zwischen der planbaren Abwesenheit und der Ad-hoc-Abwesenheit durch Krankheiten und Co.
Das Abwesenheitsmanagement ist als eine der Kernaufgaben im Bereich “HR” zu betrachten. Digitale und automatisierte Prozesse erleichtern es, die Abwesenheiten einzutragen und verwalten. Dies gilt sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen.
Geregelt werden sämtliche Formen der Abwesenheiten, wobei HR-Manager heute auf die aufwändigen händisch geführten Urlaubslisten und Krankmeldungen auf Papier verzichten. Auch die Personalakte kann dank der richtigen Software digital geführt werden, verwaltet und mit Zugriffsrechten für Mitarbeiter versehen werden. Dies spart Zeit und Geld und die HR-Manager können sich auf wichtigere strategische Aufgaben fokussieren.
Das Abwesenheitsmanagement führt dazu, dass Unternehmen die Prozesse reibungslos realisieren können, die Zusammenarbeit trotz Ausfallzeiten nicht beeinträchtigt wird und Kollegen stets darüber informiert sind, wer sich nicht vor Ort befindet.
Arten von Urlaub und Abwesenheiten
- bezahlter und unbezahlter Urlaub,
- Betriebsferien,
- Krankheit,
- Mutterschutz,
- Elternzeit,
- Remote Work,
- Sonderurlaub,
- Bildungsurlaub,
- Sabbatical.
Gesetzliche Regelungen zum Urlaub
HR-Manager müssen die gesetzlichen Regelungen bezüglich der Abwesenheiten der Mitarbeiter kennen. Der Grund: In Deutschland ist die Inanspruchnahme von Abwesenheiten und Urlauben strikt geregelt. Neben den gesetzlich festgelegten Urlaubstagen pro Jahr können Unternehmen übrigens frei entscheiden, wie viele weitere Urlaubstage sie ihren Mitarbeitern einräumen, wie der Urlaub vergütet wird und welche Begründung für eine Abwesenheit akzeptiert wird.
Per Definition handelt es sich bei dem Urlaub um eine bezahlte Freistellung von Arbeitnehmern. In dieser Zeit soll sich der Mitarbeiter erholen, um seine Arbeitskraft langfristig zu erhalten. Geregelt ist dies im Bundesurlaubsgesetz, kurz BUrlG. Im Urlaub dürfen Mitarbeiter keiner anderen Erwerbstätigkeit nachgehen. Schließlich sollen diese sich erholen.
Erkranken Mitarbeiter während ihres Urlaubs, werden die Urlaubstage nicht berechnet. Die Voraussetzung bildet ein ärztliches Attest. Neben dem herkömmlichen Urlaub können Mitarbeiter auch Sonderurlaub in Anspruch nehmen. Dies ist zum Beispiel möglich, wenn ein Umzug aus beruflichen Gründen erfolgt.
Wurde der Urlaub für das Jahr nicht komplett genommen, können Mitarbeiter einen Teil der Urlaubstage im Folgejahr geltend machen. In besonderen Fällen können Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch auf andere Kollegen übertragen.
Betriebe können Urlaubssperren verhängen. Dabei handelt es sich um einen festen Zeitraum, in dem kein Mitarbeiter Urlaub nehmen darf (§ 7 Bundesurlaubsgesetz). In diesem Kontext muss eine plausible Begründung seitens des Unternehmens erfolgen.
Das Fazit – digitales Abwesenheits- und Urlaubsmanagement in Human Resources
Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen fehlen aus den unterschiedlichsten Gründen. Um die Abwesenheiten zu genehmigen, sich einen Überblick über die Anwesenden und Abwesenden zu verschaffen und Daten auswerten zu können, greifen HR-Manager aus der Personalabteilung auf praktische Softwares zurück. Diese erleichtern die Prozesse, reduzieren den Arbeitsaufwand und minimieren die Kosten.
Bei den Abwesenheiten kann es sich zum Beispiel um Urlaube, Sabbaticals, Bildungsurlaube, Elternzeit oder Remote Work handeln. Dabei sind die gesetzlichen Regelungen zu beachten.
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