Ausschreibungen mithilfe von KI hochwertig beantworten

Illustration: Absmeier

Der Druck auf Unternehmen steigt: Individuelle Kundenansprache, umfangreiche Produktportfolios sowie ausdifferenzierte Preis- und Rabattstaffelungen stellen Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Die richtigen Technologien helfen dabei Ausschreibungsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig das Angebotsmanagement auf die nächste Stufe zu heben.

 

Die effiziente Erstellung und Bearbeitung von Angebots- und Ausschreibungsunterlagen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Die wachsende Preissensibilität sowie das steigende Qualitätsbewusstsein von Interessenten und Kunden erfordert zunehmend mehr Individualität und effizientere Prozesse im Angebotsmanagement. Wird dies unzureichend umgesetzt, gehen unweigerlich potenzielle Kunden und Reputation verloren.

Um dies zu verhindern, kommen heute vermehrt intelligente Wissensmanagementlösungen, sogenannte Insight Engines, zum Einsatz. Sie nutzen Methoden der künstlichen Intelligenz wie Machine und Deep Learning, um den gesamten Prozess des Angebotsmanagement zu beschleunigen und zu automatisieren – von der Vorselektion bis zur konkreten Beantwortung.

Abbildung: Ausschreibungsprozess mit Insight Engine.

 

  1. Vorselektion – Suchen und Finden

Die Teilnahme an Ausschreibungsverfahren ist meist zeitintensiv und erfordert von den Unternehmen im Rahmen ihrer Angebotsabgabe, oft umfangreiche unterschiedliche Nachweise und Angaben.

All diese Unterlagen dienen dem Nachweis, dass das Unternehmen für den Auftrag geeignet ist und müssen bei der Teilnahme am Ausschreibungsverfahren entsprechend zusammengestellt und an die jeweiligen Vergabestellen übermittelt werden.

Daher ist der erste Schritt für die Verantwortlichen zu evaluieren ob die veröffentlichte Ausschreibung zum Unternehmen passt. Aus diesem Grund wird der Gegenstand der Ausschreibung zunächst einer fokussierten Prüfung unterzogen.

Um zu entscheiden, ob das Unternehmen an der Ausschreibung teilnimmt, gibt es einige entsprechende Parameter abzuklären – etwa erfüllt das eigene Unternehmen die notwendigen Anforderungen? Stimmen die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen zusammen?

Mithilfe von Insight Engines lassen sich Fragen wie diese rasch beantworten. Indem sie Verantwortliche dabei unterstützen, intern bereits beantwortete und eingereichte Ausschreibungen zu diesem Thema aufzufinden und zu verknüpfen, können Verantwortliche etwaige Unklarheiten frühzeitig identifizieren. Die Lessons Learned aus anderen Projekten dienen den Bid Managern effektiv bei der Go/ No-Go Entscheidungsfindung.

Gibt es Showstopper wird die Ausschreibung nicht weiterverfolgt. Andernfalls erstellt das Team nun einen Zeitplan und beginnt mit der Bearbeitung/Beantwortung der Unterlagen.

 

  1. Beantwortung der Ausschreibungsdokumente

Die erforderlichen Informationen und Dokumente befinden sich meist verteilt im gesamten Unternehmen – das heißt in den verschiedenen Anwendungen in den unterschiedlichsten Abteilungen und Fachbereichen. Der Koordinations- und Rechercheaufwand für die Verantwortlichen ist dementsprechend hoch.

Insight Engines sind in diesem Zusammenhang in der Lage, Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zu finden, zu analysieren, zu verknüpfen und zu extrahieren. Um diesen raschen Zugriff auf Unternehmensdaten zu realisieren, führen sie alle Informationen aus den unterschiedlichen Unternehmensdatenquellen in eine Wissensbasis (Index) automatisiert zusammen. Wird eine Anfrage gestellt, findet die Lösung die Inhalte, extrahiert Informationen und stellt sie entsprechend aufbereitet dem Anwender zur Verfügung. Erforderliche Unterlagen sind somit rasch gefunden und der Rechercheaufwand für Mitarbeiter wird auf ein Minimum reduziert.

Darüber hinaus lassen sich auch frühere und bereits beantwortete Ausschreibungsdokumente als Basis nutzen um aktuelle Ausschreibungen automatisiert zu beantworten. Bestehende Antworten können so effektiv wiederverwertet und existierende Informationen auf Fragen in Ausschreibungen von Insight Engines perfekt »gematched« werden. Dazu müssen Verantwortliche beispielsweise lediglich einzelne Fragen in das Suchfeld tippen und die Insight Engine durchsucht die Datenbasis nach der dazu passenden Antwort. Eine andere Möglichkeit stellt das völlig automatisierte vorab Ausfüllen der Fragenkatalogen dar. So können Bid Manager gesamte Fragenkataloge hochladen. Das System durchsucht die angebundenen Datenquellen – beispielsweise Fachanwendungen, Intranet, Cloud, Datenbanken sowie Archive – nach Ausschreibungen mit gleichartigen Fragen und befüllt die Kataloge völlig automatisiert.

 

Kommt es vor, dass das ausschreibende Unternehmen seine Unterlagen aktualisiert – beispielsweise zusätzliche Fragen oder Sheets – sind Insight Engines in der Lage die Dokumente effizient zu vergleichen und Aktualisierungen zu identifizieren. Weiterhin gültige Fragen und Dokumente lassen sich rascher übernehmen und der Fokus auf neue komplexe Fragestellungen richten.

 

Mehr Speed und mehr Überblick

Darüber hinaus stellen sie Dashboards zur Verfügung, die übersichtlich die laufenden Ausschreibungen und deren Status darstellen. Insgesamt vereinfacht und beschleunigt sich also nicht nur das gesamte Angebotsmanagement durch den Einsatz von KI-basierten Wissensmanagementlösungen enorm, sondern es steigt auch die Angebotsqualität und die kontinuierliche Wiederverwendung von bestehenden Inhalten für gleiche oder ähnliche Fragen. Unternehmen profitieren davon mehrfach: Zum einen erhöht die verbesserte Qualität in der Beantwortung die Chancen auf mehr Aufträge, zum anderen aber steigert die effiziente Bereitstellung der Antworten auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Gerald Martinetz, Head of Pre-Sales, Mindbreeze

 

244 Artikel zu „Insight Engine“

Insight-Engines-Trends 2020: Transformationsmotor mit »Human Touch«

Die digitale Transformation stellt an jedes Unternehmen – egal welcher Größe oder in welcher Branche – hohe Anforderungen. Vor allem die Geschwindigkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden müssen, hat sich in den letzten Jahren dramatisch erhöht. Damit genießen all jene Organisationen Wettbewerbsvorteile, die es verstehen, ihre Daten so aufzubereiten, dass sie immer und überall als…

ERP flexibel und anpassbar –
»Das Beste, was uns passieren konnte«

Die Wuppertaler HUEHOCO GRUPPE, deren Fokus auf der Bearbeitung sogenannter Metall-Coils liegt, fertigt mit einem sehr hohen Spezialisierungsgrad, wie viele deutsche Mittelständler. Das hat einen großen Einfluss auf die Anforderungen des eingesetzten ERP-Systems, denn Flexibilität und Anpassbarkeit sind gefragt. Bei der Auswahl des passenden ERP-Systems war nur ein Anbieter die entscheidenden Schritte gegangen.

Mit natürlicher Sprache zu tiefergehenden Erkenntnissen

Daten sind für Unternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor, denn sie stellen einen Vermögenswert dar, der den Geschäftserfolg maßgeblich mitbestimmt. Das alleinige Horten von Daten bringt aber noch keinen Mehrwert. Von wahrem Nutzen sind diese erst, wenn die darin verborgenen Informationen aufbereitet und jederzeit verfügbar sind. Nur dann lassen sich Fragen beantworten wie: »Was wissen wir alles…

Wissensmanagement-Systeme: Personalisiertes Wissensmanagement

Wissen, Daten und Fakten haben heute einen hohen Stellenwert. Gleichzeitig existieren durch die Digitalisierung und den fortschrittlichen technologischen Entwicklungen immer mehr Informationen. Diese Fülle und die unüberschaubare Vielzahl an Datenquellen machen Hilfsmittel notwendig, die in der Lage sind, dieses Wissen entsprechend zu erschließen und aufzubereiten.   Wissensmanagement-Systeme helfen Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderung. Intelligente Lösungen…

Mit Datenanalysen zu Weltmeistertiteln

Mercedes-AMG Petronas Formula One Team nutzt Tibco Cost Visualizer Tool, um die Erfolgsgeschichte fortzuschreiben und Kosten zu begrenzen.   Tibco Software hat »Tibco Cost Visualizer Tool« vorgestellt, das mittels Data-Science-Funktionalitäten Analyseergebnisse in Echtzeit liefert und visualisiert. Gleichzeitig hat der Spezialist für Datenvirtualisierung, -management und -analyse die Verlängerung seiner Zusammenarbeit mit dem Formel-1-Team von Mercedes-AMG Petronas…

Vier KI-Trends für das neue Jahrzehnt

In den 90er Jahren kamen Heimcomputer groß raus, in den sogenannten Nullerjahren setzte sich das Internet flächendeckend durch und im letzten Jahrzehnt waren Smart Devices »das Ding«. Verschiedene Dekaden haben prägende Technologien hervorgebracht, die Wirtschaft und Gesellschaft nachhaltig beeinflussen. In den 20er Jahren des aktuellen Jahrhunderts wird künstliche Intelligenz mindestens eine davon sein – vermutlich…

Warum immer mehr Unternehmen in KI investieren (sollten)

Von Industrie 4.0 über Internet of Things bis hin zu Business Process Transformation also die Umgestaltung der Geschäftsprozesse – die Digitalisierung hat viele Facetten. Künstliche Intelligenz spielt dabei in allen Bereichen eine wesentliche Rolle. Sie ist in der Lage, Abläufe effizienter zu gestalten, Abweichungen zu erkennen, bevor sie womöglich Schaden anrichten, oder relevanten Daten für…

2020 viel Dynamik im Storage-Umfeld: Container, Analytics und KI zünden die nächste Stufe

Auch wenn Storage und Data Management sowie die damit verbundene Infrastruktur mittlerweile oft unter »Commodity« eingeordnet wird, so sieht Pure Storage auch in Zukunft hier ein erhebliches Potenzial für Unternehmen und deren Kunden. Für das Jahr 2020 geht Güner Aksoy, Director Central Europe bei Pure Storage von 6 wichtigen Entwicklungen aus, die direkte Auswirklungen auf…

Müssen Call Center sterben? Kundenbeziehungen im Zeitalter der Chatbots

Bei Kunden waren Call Center noch nie recht beliebt. Manch einer erinnert sich wehmütig an Zeiten, in denen man »seinen Sachbearbeiter« einfach direkt anrufen konnte. Das war der Experte, der die jeweiligen Vorgänge kannte und wenn es besonders gut lief, auch noch den Kunden selbst, und der die fachliche Kompetenz hatte, die Sache selbst zu…

Künstliche Intelligenz hängt noch immer in den Startlöchern fest

Viele Unternehmen denken darüber nach, künstliche Intelligenz zu nutzen. Wirklich im Einsatz sind bislang aber nur vereinzelt KI-Anwendungen.   Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des IT-Dienstleisters adesso zum Status quo. adesso wollte wissen, welche Technologien rund um künstliche Intelligenz Unternehmen bereits einsetzen, welche Strategien sie verfolgen und wo sie die größten Herausforderungen sehen.…

Mythos künstliche Intelligenz – eine kritische Betrachtung des Hypes

Übernehmen die Maschinen? Es herrscht große Unsicherheit darüber, wie der Einsatz künstlicher Intelligenz, maschinellen Lernens und Automatisierung unseren Arbeitsalltag beeinflussen wird. Lernexperte Skillsoft sprach mit Datenwissenschaftlern und entmystifiziert den KI-Hype. Was verstehen Experten unter den Begrifflichkeiten, welche Entwicklungen haben den großen Aufschwung rund um den Einsatz von KI und Co bewirkt und warum bleiben gut…

Künstliche Intelligenz kann beim Kampf gegen Antibiotikaresistenzen helfen

Studie am DIW Berlin zeigt: Systematische Analyse umfassender Patientendaten mit einem Algorithmus hilft, Antibiotika bei Harnwegsinfektionen gezielter zu verschreiben. Breiterer Einsatz von künstlicher Intelligenz im deutschen Gesundheitssystem mit Potenzial, wird aber durch dezentrale Struktur erschwert.   Setzt man maschinelles Lernen, ein zentrales Element der künstlichen Intelligenz (KI), bei der Verschreibung von Antibiotika ein, können diese…

Mehrwert durch künstliche Intelligenz – KI kann man nicht kaufen

Künstliche Intelligenz ist eines der meistgenutzten Buzzwords unserer Zeit und viele schwärmen von den Möglichkeiten und Potenzialen, die sich daraus ergeben. Im Alltag vieler Unternehmen weiß man damit aber noch nicht so recht etwas anzufangen. Roland Abele, Geschäftsführer der Max-Con Data Science GmbH, einem Unternehmen der Cosmo Consult Gruppe, klärt auf.

Die positiven Auswirkungen von KI auf das Geschäft müssen erst noch verstanden werden

Aus einer auf der Hannover Messe veröffentlichten Umfrage unter 555 Industrieunternehmen des Verbands Bitkom ergibt sich, dass durchschnittlich jede vierte Maschine mit dem Internet verbunden ist. Auf dieser Grundlage steigt der Einsatz künstlicher Intelligenz und schürt bei der Hälfte der befragten Unternehmen eine positive Erwartungshaltung hinsichtlich Produktivität, Prozessoptimierung und Fehlervermeidung. Die Umfrage ergab auch, dass…

Industrie 4.0: Künstliche Intelligenz rückt in den Fokus smarter Fabriken

Drei von vier Unternehmen sind auf dem Weg in die Industrie 4.0. Mehr als jedes zehnte Industrieunternehmen nutzt bereits künstliche Intelligenz. Drei Viertel der Unternehmen fordern eine neue Industriepolitik.   Künstliche Intelligenz zieht in Fabrikhallen ein. Ob Roboter, die Aufgaben eigenständig erfüllen und ihr Wissen an andere Maschinen weitergeben, oder KI-Systeme, die Techniker bei Reparaturen…

Künstliche Intelligenz: Deutschland hängt bei KI hinterher

Deutschland hängt beim Thema künstliche Intelligenz (KI) hinterher. Das geht aus dem kürzlich veröffentlichten VDE Tec Report 2019 hervor. Demnach ist nur ein Prozent der für die Studie befragten Mitgliedsunternehmen und Hochschulen der Elektro- und Informationstechnik der Meinung, dass Deutschland in puncto KI eine Vorreiterrolle einnimmt. Auch für Europa als Ganzes sehen die Befragten eher…