Illustration: Absmeier

Der Druck auf Unternehmen steigt: Individuelle Kundenansprache, umfangreiche Produktportfolios sowie ausdifferenzierte Preis- und Rabattstaffelungen stellen Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Die richtigen Technologien helfen dabei Ausschreibungsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig das Angebotsmanagement auf die nächste Stufe zu heben.

Die effiziente Erstellung und Bearbeitung von Angebots- und Ausschreibungsunterlagen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Die wachsende Preissensibilität sowie das steigende Qualitätsbewusstsein von Interessenten und Kunden erfordert zunehmend mehr Individualität und effizientere Prozesse im Angebotsmanagement. Wird dies unzureichend umgesetzt, gehen unweigerlich potenzielle Kunden und Reputation verloren.

Um dies zu verhindern, kommen heute vermehrt intelligente Wissensmanagementlösungen, sogenannte Insight Engines, zum Einsatz. Sie nutzen Methoden der künstlichen Intelligenz wie Machine und Deep Learning, um den gesamten Prozess des Angebotsmanagement zu beschleunigen und zu automatisieren – von der Vorselektion bis zur konkreten Beantwortung.

Abbildung: Ausschreibungsprozess mit Insight Engine.

Vorselektion – Suchen und Finden

Die Teilnahme an Ausschreibungsverfahren ist meist zeitintensiv und erfordert von den Unternehmen im Rahmen ihrer Angebotsabgabe, oft umfangreiche unterschiedliche Nachweise und Angaben.

All diese Unterlagen dienen dem Nachweis, dass das Unternehmen für den Auftrag geeignet ist und müssen bei der Teilnahme am Ausschreibungsverfahren entsprechend zusammengestellt und an die jeweiligen Vergabestellen übermittelt werden.

Daher ist der erste Schritt für die Verantwortlichen zu evaluieren ob die veröffentlichte Ausschreibung zum Unternehmen passt. Aus diesem Grund wird der Gegenstand der Ausschreibung zunächst einer fokussierten Prüfung unterzogen.

Um zu entscheiden, ob das Unternehmen an der Ausschreibung teilnimmt, gibt es einige entsprechende Parameter abzuklären – etwa erfüllt das eigene Unternehmen die notwendigen Anforderungen? Stimmen die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen zusammen?

Mithilfe von Insight Engines lassen sich Fragen wie diese rasch beantworten. Indem sie Verantwortliche dabei unterstützen, intern bereits beantwortete und eingereichte Ausschreibungen zu diesem Thema aufzufinden und zu verknüpfen, können Verantwortliche etwaige Unklarheiten frühzeitig identifizieren. Die Lessons Learned aus anderen Projekten dienen den Bid Managern effektiv bei der Go/ No-Go Entscheidungsfindung.

Gibt es Showstopper wird die Ausschreibung nicht weiterverfolgt. Andernfalls erstellt das Team nun einen Zeitplan und beginnt mit der Bearbeitung/Beantwortung der Unterlagen.

Beantwortung der Ausschreibungsdokumente

Die erforderlichen Informationen und Dokumente befinden sich meist verteilt im gesamten Unternehmen – das heißt in den verschiedenen Anwendungen in den unterschiedlichsten Abteilungen und Fachbereichen. Der Koordinations- und Rechercheaufwand für die Verantwortlichen ist dementsprechend hoch.

Insight Engines sind in diesem Zusammenhang in der Lage, Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zu finden, zu analysieren, zu verknüpfen und zu extrahieren. Um diesen raschen Zugriff auf Unternehmensdaten zu realisieren, führen sie alle Informationen aus den unterschiedlichen Unternehmensdatenquellen in eine Wissensbasis (Index) automatisiert zusammen. Wird eine Anfrage gestellt, findet die Lösung die Inhalte, extrahiert Informationen und stellt sie entsprechend aufbereitet dem Anwender zur Verfügung. Erforderliche Unterlagen sind somit rasch gefunden und der Rechercheaufwand für Mitarbeiter wird auf ein Minimum reduziert.

Darüber hinaus lassen sich auch frühere und bereits beantwortete Ausschreibungsdokumente als Basis nutzen um aktuelle Ausschreibungen automatisiert zu beantworten. Bestehende Antworten können so effektiv wiederverwertet und existierende Informationen auf Fragen in Ausschreibungen von Insight Engines perfekt »gematched« werden. Dazu müssen Verantwortliche beispielsweise lediglich einzelne Fragen in das Suchfeld tippen und die Insight Engine durchsucht die Datenbasis nach der dazu passenden Antwort. Eine andere Möglichkeit stellt das völlig automatisierte vorab Ausfüllen der Fragenkatalogen dar. So können Bid Manager gesamte Fragenkataloge hochladen. Das System durchsucht die angebundenen Datenquellen – beispielsweise Fachanwendungen, Intranet, Cloud, Datenbanken sowie Archive – nach Ausschreibungen mit gleichartigen Fragen und befüllt die Kataloge völlig automatisiert.

Kommt es vor, dass das ausschreibende Unternehmen seine Unterlagen aktualisiert – beispielsweise zusätzliche Fragen oder Sheets – sind Insight Engines in der Lage die Dokumente effizient zu vergleichen und Aktualisierungen zu identifizieren. Weiterhin gültige Fragen und Dokumente lassen sich rascher übernehmen und der Fokus auf neue komplexe Fragestellungen richten.

Mehr Speed und mehr Überblick

Darüber hinaus stellen sie Dashboards zur Verfügung, die übersichtlich die laufenden Ausschreibungen und deren Status darstellen. Insgesamt vereinfacht und beschleunigt sich also nicht nur das gesamte Angebotsmanagement durch den Einsatz von KI-basierten Wissensmanagementlösungen enorm, sondern es steigt auch die Angebotsqualität und die kontinuierliche Wiederverwendung von bestehenden Inhalten für gleiche oder ähnliche Fragen. Unternehmen profitieren davon mehrfach: Zum einen erhöht die verbesserte Qualität in der Beantwortung die Chancen auf mehr Aufträge, zum anderen aber steigert die effiziente Bereitstellung der Antworten auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Gerald Martinetz, Head of Pre-Sales, Mindbreeze

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