Illustration: Absmeier, Gadini

Wer ein eigenes Unternehmen führt, oder sich auf eine Gründung vorbereitet, sollte den Aufwand der Buchhaltung nicht unterschätzen. Es gibt Firmen, die zur Buchführung durch das Finanzamt verpflichtet sind. Dies ist in der Regel davon abhängig, wie hoch Umsätze und Gewinne ausfallen. Bei kleineren Firmen ist es meist notwendig, dass lediglich eine Gewinnermittlung vollzogen wird. Das bedeutet, dass meist formlos die Einnahmen und die Ausgaben miteinander verrechnet werden müssen, um den Gewinn zu ermitteln.

Wenn die eigene Firma wächst, wächst meist auch der Aufwand, der betrieben werden muss, um die Anforderungen des Finanzamtes zu erfüllen und um eigenen Überblick über die eigene Firma zu haben. Fakt ist, dass es für die Buchhaltung verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt gibt. Diese können dabei helfen, von Anfang an alles richtig zu machen und den Aufwand nicht zu schnell wachsen zu lassen. Unabhängig davon, ob eine Firma als Kleinunternehmer oder Startup sowie als etablierte GmbH geführt wird, ist es wichtig, zu jederzeit die Buchhaltung im Griff zu haben und zu sehen, welche Einnahmen und Ausgaben vorhanden sind.

Zu wissen ist dabei, dass es durch das Finanzamt Kontrollen geben kann. Allein aus diesem Grund muss die Buchhaltung ordentlich geführt werden, so dass es keine Probleme gibt. Auch kleine Firmen oder mittelständische Unternehmen können durch das Finanzamt kontrolliert werden. Sie sind deshalb in jedem Fall zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Wer hier von Anfang an mit einer richtigen Softwarelösung arbeitet, wird langfristig gesehen alles richtig machen und kann zu jederzeit Auskunft über die wichtigsten Kennzahlen der Firma geben.

Welche Vorteile bieten professionelle Softwarelösungen für die Buchhaltung?

Mit einer professionellen Softwarelösung besteht die Möglichkeit, dass z.B. Rechnungen erstellt werden können und Aufträge von Kunden verwaltet werden. Ferner ist es denkbar, dass eine direkte Schnittstelle zum Finanzamt genutzt werden kann, über welche Daten schnell und effizient ausgetauscht werden können. Fakt ist, dass Umsatzsteuer Voranmeldungen und andere Informationen mit Hilfe der Software binnen Sekunden an das Finanzamt transferiert werden können. Die Erfassung von Belegen und Zahlungsleistungen können in der Regel ebenfalls erstellt werden. Die gesetzlichen Anforderungen an die Buchhaltung können mit Hilfe der Software meist automatisch abgedeckt werden.

Bei modernen Softwarelösungen spielt der Ort keine Rolle mehr. Über das Internet kann der Zugriff über verschiedenste Wege erfolgen. Ebenso ist es denkbar, dass zum Beispiel Gehaltsabrechnungen über die Software abgebildet werden können. Daten aus der eigenen Firma, wie zum Beispiel die Stammdaten können hier verwaltet werden und automatisch in Schriftstücke und Dokumente übernommen werden.

Wer eine Inventur für die eigene Firma machen möchte, kann die entsprechenden Daten ebenfalls mit Hilfe der Software darstellen und nutzen. In der Praxis funktioniert dies ohne großen Aufwand, da eine gute Software in der Regel selbsterklärend ist und keine Probleme macht. Welche Tools sich für die eigene Finanzbuchhaltung am besten eignen, zeigt der folgende Buchhaltungssoftware Vergleich.

Welche Richtwerte gelten für die Buchführung in Deutschland?

Selbstständig arbeitende Personen bzw. Unternehmer mit einem Umsatz von unter 600.000 Euro oder einem Gewinn von weniger als 60.000 Euro dürfen sich darüber freuen, dass sie eine besonders einfache Form der Buchführung wahrnehmen können. Vor allem ist dies dann der Fall, wenn sie nicht in das Handelsregister eingetragen werden. Sollte die Gewinngrenze in Höhe von 60.000 Euro in mehreren aufeinander folgenden Jahren überschritten werden führt dies dazu, dass die Firmen durch das Finanzamt schriftlich aufgefordert werden können, die entsprechende Buchhaltungspflicht zu erfüllen.

Wer unterhalb der Grenzen bleibt, darf eine Gewinnermittlung über die so genannte Einnahmen Überschussrechnung, kurz EÜR vollziehen. Das bedeutet, dass von den Einnahmen alle Ausgaben abgezogen werden müssen und somit sehr schnell der Gewinn ermittelt werden kann.

Doppelte Buchführung: Ohne Software sehr umfangreich!

Sofern die Gewinn- und Umsatzgrenzen erreicht bzw. übertroffen worden sind bedeutet dies automatisch, dass die doppelte Buchführung gemäß Handelsgesetzbuch § 238 zu erfüllen ist. Das bedeutet unter anderem, dass Kontobewegungen erfasst und dokumentiert werden müssen und jeder Geschäftsvorfall doppelt dokumentiert werden soll. Wofür Geld verwendet worden ist, z.B. für Geschäftsreisen, muss ebenfalls in die Bücher mitaufgenommen werden.

Ebenfalls kann die Form der Firma dazu führen, dass eine Verpflichtung zur doppelten Buchführung obligatorisch wird. Wer eine Aktiengesellschaft, eine offene Handelsgesellschaft oder aber auch eine GmbH sowie eine UG führt, ist per se zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Weniger Papieraufwand: Buchhaltung online und cloud-basiert

Die Buchhaltung wird in vielen Betrieben inzwischen in der Cloud digital abgebildet. Das bedeutet, dass kein Papieraufwand mehr besteht und Rechnungen online verwaltet werden können. Durch die Ablage von Daten in der Cloud gibt es zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen. Papier ist geduldig und kann verworfen werden oder es kann zu einem Verlust kommen – in der Cloud werden Daten auf gesicherten Servern gespeichert. Gleichzeitig ist anzumerken, dass die Daten natürlich von überall dort abgerufen werden können, wo ein Zugang zum Internet besteht.

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