Microsoft Teams richtig geplant und aufgesetzt – Stark im Team

Lösungen wie Teams von Microsoft kommen in Unternehmen aller Branchen immer besser an. Die Corona-Pandemie und das Ausweichen auf das Home Office haben den kollaborativen Werkzeugen einen zusätzlichen Pusch verliehen. Dabei geht es für die Mitarbeiter um weit mehr als nur die Integration von Chat, Video, Konferenzen und Telefonie. »manage it« hat sich mit Andreas Martin, Vorstand und CEO der FirstAttribute AG, darüber unterhalten, inwieweit kollaborative Lösungen wie Microsoft Teams das Zusammenarbeiten in und außerhalb von Unternehmen revolutionieren werden und welche Voraussetzungen dafür Unternehmen schaffen müssen.

 

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Was sind die Grundsäulen kollaborativer Lösungen wie Microsoft Teams?

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Microsoft Teams baut auf Digitalisierung, Teamarbeit, Konnektivität, Mobilität und Wissensmanagement auf. Damit bringt diese kollaborative Lösung diese Megatrends integrativ zusammen, damit so ein Mehrwert für Unternehmen entsteht. 

 


Andreas Martin, Vorstand und CEO der FirstAttribute AG


Können Sie näher auf die Grundfunktionalitäten von Microsoft Teams eingehen?

Teamarbeit heißt, Teams für Projekte, Abteilungen und Gruppen einfacher zusammenzubringen. Dafür müssen alle erforderlichen Kommunikationskanäle, Anwendungen, Daten und Prozesse integriert werden. Die Konnektivität in Microsoft Teams ist besonders gut ausgeprägt und integriert. Dies gilt auch für den Baustein »Mobilität«. So eröffnet Microsoft Teams den Mitarbeitern, an allen gängigen Endgeräten wie PC, Laptop, Notebook, Tablet oder Mobiltelefon in Interaktion zu treten – von wo aus auch immer. Damit sind beste Voraussetzungen dafür geschaffen, auf Informations- und Wissensbestände eines Unternehmens gezielt und schnell zurückzugreifen.

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Alles funktional zusammenzubringen, ist dies nicht auch gleichbedeutet mit einer Menge an organisatorischer Arbeit?

Durchaus. Einerseits geht es darum, Microsoft Teams innerhalb der Organisation zu strukturieren und aufzusetzen. Andererseits müssen die einzelnen Teams und Personen organisiert werden. In diesem Zusammenhang muss nicht nur geklärt werden, welche Aufgaben die einzelnen Teammitglieder haben, sondern auch, wie diese unternehmensübergreifend interagieren sollen. Also: Sollen zusätzlich Partner, Lieferanten und/oder Kunden in den Interaktionsradius einbezogen werden? Im nächsten Schritt geht es darum herauszufinden, welche Teams ähnliche Aufgaben haben, um sich insgesamt die organisatorische Arbeit und in der Folge die technische Umsetzung zu erleichtern. Dies geschieht über eine sogenannte Kategorisierung von Teams.


Die Interaktionen, ob in den Teams oder zwischen den Teams, werden nur dann reibungslos und angriffssicher ablaufen, wenn die Konzepte, Regeln und Prozesse dazu passen – oder?

Sie sprechen damit ganz wichtige Punkte an. Ohne geeignete Konzepte, Regeln und Prozesse kann eine flächendeckende Nutzung von Microsoft Teams für das Unternehmen schnell kritisch werden. Andererseits sollte den einzelnen Mitarbeitern innerhalb ihres Aufgabenbereichs so viel Freiheit eingeräumt werden, damit Microsoft Teams im Alltagsgeschäft seine Stärken ausspielen kann. Die Kunst besteht darin, dass die Nutzer gefühlt völlig frei, schnell und agil agieren können und dies alles gleichzeitig geregelt und sicher abläuft. Die Liste dessen, was für einen erfolgreichen Werdegang von Microsoft Teams bedacht und umgesetzt werden muss, ist lang. Dazu sollte im Einzelnen folgende Fragen beantwortet werden:

  • Was ist der Sinn und Zweck einzelner Teams und der Teams im Zusammenspiel?
  • Welche Teams sind ähnlich im Aufbau und hinsichtlich ihres Aufgabenbereichs (Kategorisierung)?
  • Welche Namen sollen die Teams erhalten?
  • Welche Lebenszyklus sollen einzelne Teams haben?
  • Welche Anwendungen und Inhalte sind für einzelne Teams bereitzustellen?
  • Über welche Kommunikationskanäle müssen einzelne Teams verfügen?
  • Wie soll das Berechtigungsmanagement zwischen welchen Fachverantwortlichen ablaufen?
  • Welche Autorisierungen sollen die Mitglieder einzelner Teams über Rollen für Zugriffe auf Anwendungen und Datenbestände erhalten?
  • Wann sollen die Teams veröffentlicht und im Unternehmen bekanntgemacht werden?
  • Wie sollte das Unternehmen speziell das Berechtigungsmanagement und in der Folge das Autorisierungsmanagement lösen?

Die Teams im Unternehmen haben teils ähnliche, teils unterschiedliche Aufgabenfelder, verwenden unterschiedliche Anwendungen und Datenbestände und binden gegebenenfalls Mitarbeiter aus anderen Organisationen ein. Entsprechend komplex kann sowohl das Berechtigungsmanagement als auch das Autorisierungsmanagement ausfallen. Eine zu hohe Komplexität von beidem kann wiederum schnell zu einer Überforderung der Mitarbeiter und der Administratoren führen. Auch hier gilt grundsätzlich, den Nutzern es so einfach wie möglich zu machen. Hier nur eine Auswahl an Kriterien, die für das Berechtigungs- und Autorisierungsmanagement zu bedenken sind:

  • Wer darf alles Teams für welche Kategorie anlegen?
  • Welche Richtlinien und Basisberechtigungen sollen die einzelnen Team-Kategorien haben?
  • Wer ist der Team-Owner und welche Eingriffsmöglichkeiten soll dieser Team-Owner für welche Kategorie innerhalb der Organisation haben?
  • Welche Team-Mitglieder dürfen in das jeweilige Team aufgenommen werden?
  • Welche Kommunikationskanäle werden genutzt und wer verwaltet die dazugehörigen Berechtigungen?
  • Welche Inhalte dürfen die einzelnen Teams verwenden?
  • Wer soll und wie sollen die Berechtigungen in den eingebundenen Anwendungen verwaltet werden?
  • Wie sollen das Berechtigungs- und das Autorisierungsmanagement zusammenspielen, damit die Mitarbeiter nach kurzer Einrichtzeit davon profitieren?
  • Wie soll die Auditierung der Berechtigungen gelöst werden?
  • Wie können die Autorisierungsprozesse optimal unterstützt werden?

In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass die Anzahl der Identitäten- und Autorisierungs-Provider gering ausfällt. In der Regel werden die in Microsoft Teams eingebundenen Anwendungen Azure Active Directory (AAD) nutzen.


Wie sollte das Unternehmen bei der Komplexität des Vorhabens sein Projekt »Microsoft Teams« starten?

Unsere Empfehlung ist, sich zunächst auf Quick Wins und Best-Practice-Ansätze zu konzentrieren. Zusätzliche neuartige Cloud-Services für Teams Governance und Compliance erleichtern die Einführung und die Nutzung von Teams in geregelten und sicheren Bahnen. Viele Unternehmen nutzen Microsoft Teams bereits, wenn auch hauptsächlich als Kommunikations- und Konnektivitäts-Werkzeug. Ein erster Schritt darauf aufbauend könnte so aussehen, dass die Lösung in einer bestimmten Abteilung eingeführt wird. Über kleine Einführungen lernt die IT und die Organisation, wo und wie Microsoft Teams die Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Für den Fall, dass die Erfahrungen im Unternehmen mit Microsoft Teams eher gering sind, empfiehlt sich ein Prototyp, um die kollaborative Lösung vorab besser kennenzulernen.


Das Interview führte Hadi Stiel, freier Journalist
und IT-Sachverständiger in Bad Camberg.
Illustration: © ilolab /shutterstock.com

 

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